¿Cómo manejar a distancia? Las herramientas correctas hacen que los gerentes correctos

équipe remote

El trabajo remoto está en todas partes, literal y figuradamente. Lo más probable es que su empresa ya haya experimentado con alguna faceta del teletrabajo, ya sea a través de empleados remotos a tiempo completo, autónomos, consultores, o simplemente porque ofrece a los empleados la oportunidad de trabajar desde casa de vez en cuando.

La gestión de un equipo a distancia requiere no sólo el uso de una variedad de herramientas digitales, sino también la comprensión de cómo funcionan los individuos de su equipo. Esto puede ser difícil, pero también puede ser extremadamente efectivo ya que los miembros de su equipo ya no se distraen en su entorno de trabajo como suele ser el caso cuando está en la oficina, facilitando la concentración de todos.

En Trello, estoy a cargo del equipo de marketing, y todos trabajamos a distancia. Nos llevó algún tiempo ajustar nuestro ritmo, especialmente desde el punto de vista de la gestión del equipo. Tenía muchas preguntas. Por ejemplo, ¿con qué frecuencia deberíamos tener reuniones? ¿Con qué frecuencia deberíamos tener reuniones de Facetime? ¿Cómo pueden las herramientas ayudar (no entorpecer) el proceso creativo? ¿Cómo podemos identificar los signos de que algo va mal basándonos en el comportamiento de alguien cuando todos estamos teletrabajando?

La gestión a distancia consiste sobre todo en asegurar que los miembros del equipo no se sientan aislados y logren trabajar de manera eficiente. Sólo porque los empleados trabajen en sus propios rincones no significa que tengan que sentirse como supervivientes en una isla desierta.

Aquí hay algunos consejos y herramientas que le ayudarán a gestionar de forma remota y evitar las llamadas de «ayuda».

Nuestro mantra: primero el teletrabajador

Si tienes un equipo en el que algunas personas están en la oficina y otras trabajan a distancia, o una persona está teletrabajando durante un día, es importante adoptar una actitud inclusiva con la(s) persona(s) que trabaja(n) a distancia.

La mentalidad de «el teletrabajador primero» significa que aunque un miembro del equipo esté teletrabajando y los demás estén en la oficina, todos se pondrán por defecto en modo de videoconferencia. Esta es una práctica esencial para nosotros en Trello. De esta manera, los trabajadores remotos no se sienten excluidos. También es importante desde el punto de vista de un gerente asegurarse de que la información crucial no se pierda en las conversaciones de los pasillos.

Encuentra lo más destacado de este artículo y muchos otros consejos y trucos sobre el teletrabajo en nuestra guía (gratuita). Más información aquí.

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Al dirigir un equipo remoto, siempre habrá una sensación de FOMO (Miedo a perderse). Y he descubierto que es más eficaz comunicar demasiado que demasiado poco, y asumir que los miembros del equipo encontrarán la información que necesitan telepáticamente (o en una botella por la borda).

Hola Facetime!

réunions à distance

Sólo una reunión a distancia del equipo de marketing de Trello. Muévete, no hay nada que ver.

Las reuniones pueden consumir mucho tiempo, pero son esenciales para mantener a su equipo conectado. Cuando se gestiona de forma remota, estas reuniones tienen un doble propósito: discutir los proyectos actuales y reunir a los miembros del equipo. Es una forma de recordarnos que todos estamos en el mismo barco, y no todos en su propia isla desierta gritando «Ayuda» para ser escuchados. Y aunque las reuniones son extremadamente cortas, siempre ayudan a los trabajadores remotos a luchar contra la sensación de aislamiento.

Nuestro equipo se reúne tres veces a la semana. Esta es una gran manera de mantenernos en contacto regularmente con lo que está pasando y ofrecer más actividades creativas de lluvia de ideas antes de que nos encontremos. Este tiempo compartido refuerza nuestros lazos como equipo, de la misma manera que se refuerzan las interacciones diarias en una oficina, por ejemplo.

Compartir información

En los equipos de teletrabajo, no se puede entrar en una oficina y resumir brevemente lo que se acaba de decidir en otra reunión. Esta desventaja puede dar lugar a una falta de transparencia y a la pérdida de información para quienes no participen en una reunión. Como gerente, es importante que la información relevante para la empresa, el equipo y los individuos sea accesible a todos. En Trello, hacemos esto a través de diferentes mesas.

Tenemos una junta de marketing principal que proporciona una visibilidad total de nuestros proyectos actuales a toda la empresa, y nos permite recoger cualquier solicitud o pregunta. Actualizamos rápidamente la información y el estado de los proyectos actuales después de una actualización o reunión. Incluso si se trata de un simple seminario web al que alguien ha asistido, o de una conversación entre dos miembros del equipo, compartimos inmediatamente lo que hemos aprendido en un mapa.

Tableau exemple de travail à distance en équipe

Es importante mantener una mesa Trello colaborativa para que toda la información relevante sea compartida con todos, independientemente de su ubicación.

Las mejores herramientas para la gestión de la comunicación a distancia

La gestión de proyectos requiere un uso eficiente de las herramientas digitales para gestionar un equipo a distancia. Cada herramienta puede resolver necesidades específicas, pero es importante que todos los miembros del equipo sepan cómo utilizar la herramienta correcta en el momento adecuado. Aquí están los que usamos:

    • La comunicación diaria es floja.
    • Trello para seguir el progreso de los proyectos.
    • Google Docs para información más detallada y borradores.
    • Slack para videollamadas ( imagen de arriba ).
    • Google Calendar para la planificación.

les outils du travail à distanceEs esencial normalizar el lugar y la forma en que se almacenan los documentos y se comunica la información, de modo que todos sepan dónde encontrar lo que necesitan.

Ah, y por cierto, todas estas herramientas se integran directamente en las tarjetas Trello si usas Trello Business Class.

Cada uno tiene su propia manera de trabajar

Como manager, necesitas estar en sintonía con cada individuo de tu equipo. Pero eso es más difícil de hacer que cuando trabajas en la misma oficina. Es importante mantener a su equipo motivado, conectado y avanzando hacia objetivos comunes, sin caer en la microgestión de los individuos. Si bien la comunicación es esencial, también lo son las necesidades individuales, que el administrador debe ser capaz de identificar.

Por ejemplo, hablo de Slack todo el tiempo. A J'tico le encanta confrontar puntos de vista y discutir estrategias. Esto puede distraer a otros miembros del equipo que están trabajando en otro proyecto con la cabeza en el manillar. Así que, después de identificar este problema, introdujimos momentos de silencio en Slack. De esa manera, no nos sentimos obligados a controlar a Slack constantemente.

Algunas personas en Trello empiezan a trabajar más tarde de lo normal debido a sus responsabilidades como padres, y algunos trabajan mejor por la noche. Saber lo que motiva a cada individuo ayudará a mantener al equipo unido, satisfecho y efectivo.

Conclusión: todos a bordo (¡virtualmente!)

Una buena gestión a distancia de d'un equipo permite a d'tener buenos resultados, un equipo eficiente y empleados plenamente satisfechos. Esto significa nuevos desafíos, un nuevo tipo de gestión a distancia que debe aplicarse, así como una consideración informada de las ventajas y desventajas del trabajo a distancia.

Gracias a la comunicación continua, a los cuestionamientos, a los intentos (no siempre) exitosos y al buen uso de las herramientas digitales a nuestra disposición, logramos trabajar eficiente y cohesivamente como un equipo remoto… y ni siquiera tuvimos que agitar banderas blancas o lanzar bengalas de auxilio.

También lee : ¿Te gusta trabajar a distancia? Sigue la guía (gratis)!

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