Un tutorial sobre cómo adaptar la metodología de David Allen, GTD (Get Things Done) – en portugués «The Art of Making It Happen» usando una placa Trello, por el CEO de Greenhouse.

De vez en cuando te encuentras pensando en una combinación de cosas que funcionan perfectamente juntas y te preguntas cómo has vivido tanto tiempo teniendo una y no teniendo la otra, como arroz y frijoles. Lo mismo ocurre con Trello y GTD. Dos grandes ideas que se complementan perfectamente entre sí.

Aprenda cómo puede usar Trello para implementar el arte de hacerlo realidad y aclare y con procesos definidos todas las «cosas» que está tratando de lograr en su trabajo y vida personal.

¿Qué es el método GTD?

«El arte de hacerlo realidad» es un método muy popular y eficaz para administrar el tiempo y las tareas.

Lanzado por el consultor de productividad David Allen en 2001, GTD se convirtió en un éxito de ventas y desarrolló una legión de seguidores y seguidores. Como procrastinador habitual (que siempre ha tenido problemas con el enfoque y la priorización), encontré en GTD una metodología extremadamente atractiva y relevante para mi forma de trabajar.

Si aún no está familiarizado con El arte de hacerlo realidad, le recomiendo que lea el libro de Allen . El punto clave que quería implementar de GTD era tener un método claro sobre cómo sacar todo lo que necesitaba de mi cabeza y organizarlo en un lugar donde pudiera evitar distracciones y concentrarme en la ejecución. En la terminología de la metodología GTD , estos pasos son «recopilar», «procesar» y «organizar».

Implementando GTD en Trello

GTD en sí es un conjunto simple de ideas organizadas en un libro. No es software ni algo tangible. Hace varios años que no encuentro un buen software para implementarlo. Intenté usar el Bloc de notas, Microsoft OneNote y varias otras herramientas, pero ninguna de ellas me ayudó a trabajar correctamente de acuerdo con la metodología GTD.

Luego, en un día, apareció Trello.

Descubrí cómo hacer que Trello funcione perfectamente para maximizar mi flujo de trabajo con GTD y ha sido adictivo desde entonces. Creo que Trello es especialmente común para las fases de «Colección», «Procesamiento» y «Organización». Entonces, entraré en más detalles sobre cada una de estas fases y cómo uso Trello para realizarlas.

Mi cuadro GTD en Trello

Recopilar información y ponerla en la «bandeja de entrada»

Este paso va directo al grano: es para estar seguro de que mantendré todas las ideas que me vienen a la mente durante el día. Ya sea una pregunta que surgió durante mi viaje al trabajo, una conversación que tuve con un empleado o un correo electrónico de un cliente, tengo que asegurarme de documentar todo esto lo antes posible para que no se pierda nada. Siempre que todas estas ideas se me escapen de la cabeza y las pongan en la bandeja de entrada, sé que no las echaré de menos, por lo que podré revisarlas en detalle más adelante cuando tenga tiempo para procesarlas y organizarlas.

La forma en que hago esto es con una columna «bandeja de entrada» en Trello, como se muestra a continuación:

La funcionalidad de correo electrónico al marco de Trello le permite crear direcciones de correo electrónico personalizadas para cualquier marco, por lo que cuando se envía un correo electrónico a esta dirección, Trello crea una tarjeta automática en el tablero y la lista que ha elegido. Aún puede agregar cualquier información o imágenes que desee.

Cuando estoy en el metro o esperando en la fila para almorzar y surge una buena idea, simplemente envío un correo electrónico a mi tablero de trello y se crea automáticamente una tarjeta en mi bandeja de entrada, esperando a ser procesada.

Muchas de estas ideas se crean a partir de la aplicación Trello. Si tengo unos minutos libres, pero estoy lejos de mi escritorio, todavía puedo mirar mi tablero y crear fácilmente una tarjeta, tomar notas, mover tareas, etc.

Procesando informacion

Agrupar ideas, como mencioné en la parte anterior, se trata de tener eficiencia en cualquier lugar. Quiero capturar toda la esencia del problema o asunto, así tendré suficiente información para reflejar cuando esté en la etapa de «procesamiento».

Durante la etapa de procesamiento, como indica la metodología GTD, la idea es revisar todos los elementos de la Bandeja de entrada y averiguar si es necesario hacer algo y, de ser así, qué, cuándo y quién. El objetivo es revisar todas las «cosas» en la Bandeja de entrada y dejar solo las acciones (para mí o para otros) que puedo realizar durante mi tiempo de «acción».

El paso de procesamiento se puede representar de acuerdo con el siguiente diagrama de flujo :

¿Es procesable?

Algunas cosas en su bandeja de entrada serán procesables (como «enviar un correo electrónico al equipo anunciando promociones del cuarto trimestre»). Otros no lo harán (como una recomendación de libro, un recibo de compra, etc.). En tales casos, no hay nada que «hacer».

Entonces, en primer lugar, si algo «no es procesable», puedo tirarlo a la papelera (esto es bastante sencillo) o puedo agregarlo a mi lista de «materiales de referencia». En Trello uso el botón «archivar» para poner una tarjeta que ya no necesita seguimiento en la papelera. Y una columna llamada «Materiales de referencia» para cualquier cosa a la que quiera acceder en el futuro. Con un simple comando, la lista de recomendaciones de libros se guarda en una ubicación de fácil acceso.

Algún día, cuando esté de viaje o limpiando mi casa, podré mirar mi lista de Materiales de Referencia y encontrar algo interesante en lo que profundizar. Sin embargo, la mayoría de las veces, esto no es parte de mi vida diaria, y es bueno tener estas listas en un lugar seguro para no contaminar mi mente y distraerme de mi enfoque.

Por otro lado, si es procesable, entonces es el momento de averiguar qué tipo de acción, quién debe lidiar con ella y cuándo.

¿Solo un paso para completar?

A veces, los elementos procesables se pueden lograr en un solo paso. Pueden ser más largos o más cortos (lo haremos a continuación), pero fundamentalmente solo hay una cosa por hacer, que no requiere planificación o coordinación con otras personas. Un buen ejemplo de esto podría ser «enviar un correo electrónico al cliente X agradeciéndole el contrato».

Si un elemento procesable no se puede completar en un solo paso, la metodología GTD considera que se trata de un «proyecto». Los proyectos pueden ser grandes («cómo reorganizar el departamento de ventas») o pequeños («planificar mis vacaciones»).

Creé una tarjeta que representa cada proyecto por separado y en el título de la tarjeta puse el objetivo del proyecto describiendo lo que estoy tratando de lograr. Aquí hay un ejemplo:

Mis tarjetas de proyecto están todas en su propia lista de «proyectos». Me gusta usar otras tarjetas con etiquetas de colores, que representan un código, para crear subtítulos dentro de una columna, ayudándome a categorizar Proyectos por área (esto me ayuda, ya que tengo diferentes áreas que superviso, cada una con diferentes proyectos al mismo tiempo ). A continuación se muestra mi lista de proyectos:

Una vez a la semana voy a cada proyecto y los reviso. Los principales puntos que reviso son:

• ¿Todavía necesito este proyecto? Si ya se ha hecho, puedo presentar la tarjeta.
• ¿Hay algún elemento de acción? Si no es así, averigüe qué debe suceder a continuación y cree la tarjeta de acción correcta (en la columna «elementos de acción»). O si estoy esperando a alguien (a continuación verá cómo escribo esto), puedo consultar directamente con la persona y ver cómo está progresando y ayudarla a seguir adelante con el proyecto.

¿Más de dos minutos para completar?

Al desplazarme hacia abajo en la lista, ahora puedo acceder a elementos que son procesables y que solo necesitan un paso para completarse. La siguiente pregunta es, «¿se tarda más de dos minutos en completar?»

Si la respuesta es «no», utilizando la metodología GTD, lo hago de inmediato. Luego, puede presentar la tarjeta y continuar con las tareas del día. Se siente increíble terminar pequeñas tareas como esa y no tener que volver a pensar en ellas nunca más. Esto funciona muy bien para cosas como responder un correo electrónico, pagar una factura en línea, etc.

Si la respuesta es «sí», entonces es el momento de asignar tiempo y personas para completar la tarea.

¿Es este artículo para mí?

Algunos elementos llegan a tu bandeja de entrada, pero no son para ti. Por ejemplo: puedo tener un ítem para «revisar las finanzas del trimestre», que es algo que solo sucederá cuando el equipo de finanzas termine su análisis y envíe los resultados. Entonces, en ese caso, la siguiente acción es para el equipo de finanzas y no para mí.

Si alguien más tiene que hacer algo, creo una tarjeta de «esperando» y la pongo en una lista de «esperando». En cualquier tarjeta de «esperando» coloco a quien estoy esperando. Cuando reviso las tarjetas semanalmente, sé de quién depende ese artículo y, si es necesario, puedo hacer un seguimiento con la persona para ver si necesita algo.

¿Día y hora específicos?

Ahora, por fin, estamos en los ítems que son accionables, tienen un solo paso, no superan los dos minutos y me son asignados. Lo último que necesito saber es: ¿esta tarea debe realizarse en un momento específico o no?

Un ejemplo de algo que debe hacerse en una fecha determinada puede ser: «asistir a la reunión de la junta el 17 de junio». Nota: algo como «preparar la presentación para la reunión de la junta» no tiene que hacerse en una fecha específica. Es posible que deba hacerse en una fecha específica (específicamente antes de la reunión de la junta), pero con sus prioridades organizadas y su tiempo libre del trabajo, la tarea se puede hacer cuando lo desee.

Si es necesario hacer algo en una fecha específica, el lugar para esa tarea no está en mi Trello sino en mi calendario. Para mi día laboral, uso mi calendario para ayudarme a estar en el lugar correcto en el momento correcto.

Por otro lado, si un ítem no necesita ser realizado en un día específico, pertenece al ítem de Acción. En la metodología GTD esto significa que este ítem está listo para ser terminado cuando termines tu «Planificación», entonces, estarás en el momento derecho a «hacer» el trabajo.

Para estas tareas utilizo la lista «Elementos de acción», que tiene elementos preplanificados en los que puedo trabajar de manera eficiente sin distraerme con la necesidad de realizar ninguna recopilación o procesamiento.

Cuando creo elementos de acción, para una máxima eficiencia, doy tanto contexto como sea necesario en la descripción de la tarjeta. De esa manera, cuando tenga una hora o dos libres, puedo trabajar en estos elementos sin tener que perder el tiempo tratando de encontrar documentos para recordar todos los detalles esenciales de esa tarea. Por ejemplo: un elemento de acción con todo lo que necesito saber se parece a esta imagen a continuación:

Poniéndolo en práctica

Cuando leí El arte de hacerlo realidad, me impulsaban las ideas. Antes de Trello, sin embargo, estaba atrapado con muchos sistemas y software que no funcionaban para mí.

Si está interesado en la metodología GTD, pero ha tenido dificultades para hacerla funcionar, le animo a que la pruebe. La implementación de GTD en Trello me ayuda a mantenerme organizado y evitar distracciones. La forma exacta en que lo hice puede que no sea la forma perfecta para ti. Es posible que deba realizar algunos ajustes para que el método funcione mejor con su estilo o flujos de trabajo.