Las 24 horas del día son cada vez más cortas. Todo el mundo quiere saber cómo optimizar el tiempo de trabajo y utilizar herramientas de productividad para ahorrar 60 minutos adicionales en la agenda, incluso con el sacrificio.

¿Es necesario dormir solo 4 horas al día para adecuar la práctica del yoga y el tiempo de lectura antes del trabajo? «Eso es, cuchillo en el cráneo». ¿Tomar un batido en lugar de las comidas para preparar el almuerzo o hacer cola en el restaurante? «Tamujunto» .

Estas y otras son estrategias de » tapar a un santo y descubrir al otro» . Ahorras tiempo, pero perjudica tu salud. De hecho, no tiene sentido que dejes de dormir para sentir que tienes tiempo para las cosas. Eso es porque haymomentos productivos en su día que podría disfrutar más.

En lugar de hacer experimentos radicales, pruebe 4 ajustes simples a su rutina para encontrar el tiempo oculto en su horario y aprender a ahorrar tiempo en el trabajo. Puede que solo ahorre 10 minutos aquí y allá, pero desde el maíz hasta el maíz, el pollo llena la cosecha.

Cómo optimizar el tiempo en el trabajo

Todos conocemos a los sospechosos de robar tiempo en el trabajo: reuniones y correos electrónicos . También hay otras pérdidas de tiempo como la fatiga por tomar decisiones y realizar la misma tarea una y otra vez.Si bien es difícil deshacerse de estos malos hábitos de una vez (hola, automatización de tareas), puede cambiar su enfoque para obtener más tiempo: 

Aprenda ahora a optimizar el tiempo en el trabajo al lidiar con estas pérdidas de tiempo:

1. Programe una reunión para hablar sobre el mismo tema … ¡otra vez!

Si cree que asistir a las reuniones se ha convertido en su trabajo de tiempo completo, ¡sepa que no es solo usted!

Las reuniones se han vuelto más largas y frecuentes en los últimos 50 años, ocupando un promedio de 23 horas semanales de tiempo del director (en la década de 1960, eran menos de 10 horas). nbsp

Además, la mayoría de estas reuniones ni siquiera son útiles. Según el informe State of Meetings de 2019 , el 71% de los profesionales dijeron, a través de la aplicación Doodle, que perdían el tiempo cada semana debido a reuniones innecesarias o canceladas. Cuando se realizan las reuniones, para el 43% las acciones generan confusión, el 38% dice que la mala organización de las reuniones lleva a una pérdida de enfoque en los proyectos y el 31% cree que los participantes de poca relevancia retrasan el trabajo.

¿Y cómo optimizar el tiempo de trabajo?

La próxima vez que reciba una invitación a una reunión que no sea relevante o que un simple correo electrónico resuelva … simplemente … diga que no . Aunque las reuniones están arraigadas en la cultura corporativa, recuerda esto: es una invitación hecha por algún motivo . Alguien está pidiendo tener una reunión contigo. Si no es el mejor momento o el mejor uso del tiempo para ambos, es razonable negarlo.

La Harvard Business Review ofrece grandes ejemplos de cómo se puede declinar cortésmente una invitación a una reunión:

1. «Este tema es muy interesante. Basado en nuestras prioridades de este año, no estoy seguro si este es el mejor momento para una conversación productiva. ¿Podemos posponer esta reunión y esperar a que el grupo de trabajo avance un poco más antes de hablar?
2. “Necesito tomar algunas decisiones relacionadas con este asunto. Desde la invitación a la reunión, me parece que Producción no está involucrada. Me gustaría esperar hasta que alguien de Producción participe. De lo contrario, no puedo tomar esas decisiones.
3. “Por lo que vi en la invitación, parece que esta reunión se trata más de transmitir información, ¿no? ¿Sería posible recibir un resumen en lugar de participar?

Oye, ¿todavía te falta el coraje para decir no a una invitación a una reunión?

No se preocupe : aprenda a optimizar el tiempo en el trabajo y ahorre valiosos minutos incluso cuando tenga que asistir a una reunión.

Primero, pruebe la regla 20/50 . La mayoría de las reuniones de 30 o 60 minutos se pueden limitar a 20 o 50 minutos. Los últimos 10 minutos de una reunión suelen ser los menos productivos. El personal comienza a relajarse y charlar. Al excluir estos diez minutos, agiliza el proceso de toma de decisiones. 

En segundo lugar, cambie el entorno de la reunión . Es fácil prolongar una reunión cuando se siente cómodo alrededor de una mesa de conferencias en una sala pequeña. En su lugar, mantenga la reunión de pie o caminando para cambiar el ritmo y la dinámica. 

2. Correos electrónicos

En general, los profesionales dedican el 28% de la jornada laboral a leer y responder correos electrónicos, según un análisis del McKinsey Global Institute . Esto corresponde a unas impresionantes 2,6 horas y 126 mensajes recibidos por día.

Pasamos tanto tiempo pensando en los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada que nos olvidamos de optimizar los salientes. Puede dominar las etiquetas, las carpetas y el archivo, pero el proceso de redacción del correo electrónico es la mayor pérdida de tiempo. Pero, curiosamente, es algo que rara vez pensamos en cómo optimizar en el trabajo. 

Puedo creer. No hay reglas de automatización o archivo en Gmail o Outlook que compensen hacer clic en «responder», escribir el mensaje y luego hacer clic en «enviar».

¿Y cómo optimizar el tiempo de trabajo?

Una de las formas más fáciles de optimizar el tiempo con su bandeja de entrada es evitar responder a correos electrónicos innecesarios . Por ejemplo, supongamos que está intercambiando mensajes para resolver un problema con un compañero de trabajo. Responde a la mayoría de sus correos electrónicos recientes que dicen «Genial, gracias por la información. Les daré comentarios sobre esto después de la reunión del equipo». 

La etiqueta social puede influir en que responda con otro correo electrónico que diga solo «Gracias» o «Gracias por sus comentarios». Este es un caso clásico de respuesta por correo electrónico innecesaria. Tu respuesta no agrega ningún valor ni avanza la conversación. En su lugar, simplemente debe eliminar el correo electrónico o archivarlo. 

Si cree que * realmente * necesita * responder a los correos electrónicos con «Gracias», «Nos vemos allí» o «Es bueno saberlo», cree plantillas de correo electrónico y respuestas listas para que no tenga que escribir las respuestas todo el tiempo.

3. Demasiadas decisiones … demasiadas decisiones 

Tomamos cientos de pequeñas decisiones todos los días, desde la elección de la ropa que usaremos hasta la decisión entre una galleta de chocolate o un brownie de postre. 

En el trabajo, las decisiones inocuas también se acumulan, lo que requiere que elija entre qué tareas hacer, cómo obtener la aprobación de un correo electrónico o cómo responder la pregunta de un compañero de trabajo. ¡Al dormir, la persona promedio tomó 35,000 decisiones!

Cuantas más decisiones tome a lo largo del día, más difícil será para su cerebro.

Este fenómeno, llamado fatiga de decisiones , fue acuñado por el psicólogo social Roy F. Baumeister y surge de su cerebro en busca de atajos. O descuidas y actúas impulsivamente, o no haces absolutamente nada. Ambos atajos agregan tiempo no deseado a su día, lo que lo obliga a retroceder y corregir una decisión descuidada o dedicar minutos innecesarios a evaluar opciones para una decisión que finalmente no tomará.

¿Y cómo optimizar el tiempo de trabajo?

Hay 2 formas de combatir la fatiga de las decisiones: reducir la cantidad de tiempo que toma decisiones o limitar sus opciones. 

La estrategia más sencilla es limitar la cantidad de opciones que evalúa. Por ejemplo, supongamos que usted fue responsable de encontrar una nueva agencia para apoyar al equipo de marketing. Es muy fácil perderse comparando todas las agencias que existen en un radio de 50 kilómetros en tu ciudad.

Este enfoque genera ansiedad y estrés, e incluso si es bueno para tomar decisiones, es poco probable que esté satisfecho con el resultado.

«Terminamos estando menos satisfechos con el resultado de la elección de lo que estaríamos si tuviéramos menos opciones», dice el psicólogo y profesor de teoría social Barry Schwartz, en un artículo para The Guardian. 

En su lugar, pida recomendaciones a sus colegas de confianza y compare solo las 3 principales agencias. Así que, tan pronto como tome una decisión, apéguese a ella. 

Tomar hasta 20 segundos de cada elección marca la diferencia cuando toma cientos de decisiones todos los días. La clave para poner en práctica este enfoque es comenzar con pequeñas decisiones y pasar gradualmente a decisiones con más consecuencias.

En un artículo para The Muse , la asesora de decisiones, Nell Wulfhart dice: 

“Si sufre de» indecisión crónica «, desarrolle el músculo para tomar decisiones comenzando con algo pequeño. Tómate 30 segundos para decidir qué vas a cenar, qué película vas a ver o si quieres o no salir por la noche. Y sigue esa decisión. Luego repita. Y luego comience a tomar decisiones más importantes … Con el tiempo, tomar decisiones ayudará a entrenar su cerebro para pensar más rápidamente sobre estos problemas «. 

4. Manual de tareas en modo de repetición (Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + C, Ctrl + V)

Gran parte del trabajo de muchos profesionales implica lidiar con herramientas y sistemas, realizando tareas como recopilar datos, aprobar y compartir actualizaciones. Aunque algunas personas han descubierto los atajos de teclado, los atajos de Trello y otros trucos para ahorrar tiempo, esto no es suficiente. 

Según un informe sobre Automatización en el lugar de trabajo , a través del software de gestión del trabajo, Smartsheet, más del 40% de los encuestados pasó 1/4 de la semana laboral en tareas repetitivas como correos electrónicos, recopilación e inserción de datos. datos que ocuparon la mayor parte del tiempo. 

No solo afecta a los empleados. Un informe de Service Now encontró que, para casi el 70% de los gerentes, los procesos manuales les dejan menos tiempo para iniciativas estratégicas. Más de 1/3 de los gerentes dijeron que utilizan procesos manuales en el lugar de trabajo. 

¿Y cómo optimizar el tiempo de trabajo?

En el mismo estudio de Smartsheet, alrededor del 60% de los profesionales estiman que podrían ahorrar 6 horas o más a la semana si las partes repetitivas de su actividad fueran automatizadas (¡casi un día completo de trabajo!). 

En el pasado, la automatización del trabajo era intimidante: o tenía que aprender a programar o tenía que dominar por completo un programa de computadora para crear reglas y soluciones complejas. Hoy en día, existen varias aplicaciones potentes e intuitivas que permiten a cualquier persona automatizar tareas manuales. 

Éstos son algunos de ellos:

• Trello ha creado, junto con Butler, una forma de automatizar tareas que puede ahorrarle tiempo en las actividades rutinarias de gestión de proyectos.¡Butler incluso ofrece recomendaciones o sugerencias basadas en acciones recurrentes para optimizar el tiempo de forma automática!
• El Zapier le permite conectarse a las aplicaciones que usa todos los días. Puede buscar sus aplicaciones favoritas (como Trello) y elegir de una lista de «Zaps» (integraciones) o crear su propio flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear tarjetas Trello automáticamente a partir de nuevas líneas en una hoja de cálculo de Google Sheets o de mensajes favoritos en Slack.
• El IFTTT también le permite buscar integraciones fuera de la caja, llamadas applets, o crear las suyas propias. Puede elegir integraciones específicas para Trello o conectar aplicaciones como Instagram, Twitter, Salesforce, entre otras.
• Para automatizar tareas en su Mac, pruebe Automator . No es necesario aprender ningún código de programación. En su lugar, puede elegir de una lista de acciones para crear flujos de trabajo, como cambiar el tamaño de las imágenes, cerrar todas las aplicaciones a la vez o combinar varios archivos PDF.
• Para los usuarios de Windows, existe el Programador de tareas de Windows . Te permite crear una tarea, establecer la frecuencia de la misma (diaria, semanal, mensual, etc.) y configurar un disparador. Por ejemplo, puede automatizar las copias de seguridad en la nube o incluso abrir los mismos programas cada vez que inicie su computadora.

¿Cómo tener más tiempo libre (y disfrutarlo)?

¡Felicidades! Gracias a estos pequeños ajustes pudiste ahorrar algunas horas a la semana. Lo que vas a hacer con el tiempo extra es crucial.

El propósito de aprender a ahorrar tiempo en el trabajo es tener minutos adicionales para realizar actividades más estratégicas o perseguir sus intereses y pasatiempos. Sin embargo, tan importante como esto es tomarse el tiempo para no hacer absolutamente nada .

Sí, leíste correctamente. Comprar tiempo para tener un espacio en blanco ”en su horario le permite reducir la velocidad, recargar y revitalizarse. El secreto es evitar la tentación de mirar su teléfono, charlar con un colega o navegar por Internet. En cambio, deja que tu mente divague. Siéntese en una habitación tranquila y sueñe despierto, o salga a caminar sin rumbo fijo. 

“No hago nada con un propósito. Sé que sin descansos no soy eficaz ”, dice Manfred Kets de Vries, profesor de liderazgo y gestión del cambio en Insead en París, en un artículo para el New York Time .

Se sorprenderá cuando se dé cuenta de lo mucho que puede lograr si se toma unos minutos de sus tareas habituales para simplemente no hacer nada .