¿Cómo organizar tu día dominando la reunión?
Levanta la mano si sientes que pasas demasiado tiempo en las reuniones, hablando de trabajo en lugar de hacerlo: laccomplir
Todos aportamos un toque personal a nuestra forma de trabajar. Pero podemos identificar dos categorías distintas de trabajadores: los que dirigen/organizan y los que ejecutan. Estos dos «tipos de organización del trabajo» dicen mucho sobre cómo se organiza un día, qué tipo de ambiente de trabajo necesita la persona y, lo más importante, cómo deben estructurarse las reuniones.
¿Cuál es la diferencia entre los ejecutores y los gerentes?
El concepto de ejecutante x directivos fue popularizado por primera vez por el informático Paul Graham, quien consideró útil recordar la diferencia necesaria en la organización entre los que ocupan puestos directivos y los que contribuyen principalmente a título individual:
- La organización de una jornada de trabajo de un artista intérprete o ejecutante se compone de un largo e ininterrumpido tiempo de creación y ejecución de tareas en modo de trabajo profundo. Las ocupaciones más comunes de los «artistas» incluyen codificadores, escritores y diseñadores. Los ejecutivos se sienten frustrados cuando sus agendas están llenas de reuniones de sincronización, stand-ups y llamadas telefónicas, ya que estos momentos no suelen estar directamente relacionados con los resultados que necesitan para realizar su trabajo.
- Por otra parte, el horario del gerente implica mucha coordinación y comunicación entre las personas: establecer prioridades con otros gerentes e interesados, comprender las limitaciones presupuestarias y asegurarse de que los plazos y el volumen de trabajo sean adecuados. A los gerentes les gustan las reuniones porque son responsables de desarrollar estrategias y sintetizar información y decisiones para los ejecutores de su equipo.
Con tales diferencias en el enfoque de las reuniones, la comunicación y las tareas, es muy probable que surjan diferencias en la organización de una jornada de trabajo.
El significado de las reuniones
Es importante que los gerentes sean conscientes de los estilos de ejecución del trabajo de su equipo. Es común que los directivos, acostumbrados a participar en reuniones consecutivas, programen reuniones de planificación, sesiones de sincronización y reuniones de estrategia con sus informes directos. Antes de que se den cuenta, se encuentran todos los días en reuniones innecesarias que interrumpen su flujo de trabajo y les impiden tener sus largos y muy necesarios turnos de trabajo ininterrumpidos.
Por otro lado, para hacer bien su trabajo, los gerentes necesitan conocer el estado, la aportación y la retroalimentación del trabajo realizado. Y sin el lado proactivo de las reuniones, existe el riesgo de que se rompa la comunicación.
Para hacer más explícito lo problemático que es la organización de un día de trabajo, veamos cómo unas pocas reuniones aquí y allá pueden llevar a una semana completa sin trabajo profundo:
Lunes
- 10 horas . Supongamos que un «artista» tiene una reunión de pie con su manager y el resto del equipo, durante la cual todos hablan de lo que está trabajando esta semana. Suena razonable.
- 1:00 p.m. . Pero más tarde por la tarde, el ejecutante tiene otra reunión para discutir la planificación trimestral a largo plazo, durante la cual se le asignan tareas urgentes para realizar, de modo que la dirección pueda planificar para el siguiente trimestre.
- 2:30 – 3:30 pm. Este tiempo se dedica a las tareas urgentes mencionadas anteriormente.
- 16 horas. Reunión individual semanal entre el artista y el gerente/director.
Martes
El martes sigue su tren y el ejecutante cumple las tareas que se le asignan durante la reunión del lunes.
- 10:30 – 11:30 . Pero espera, de repente se dan cuenta de que tienen una reunión de una hora por la mañana con otro colega que quiere «iniciarse» en los procesos del equipo.
- 1pm. Luego se enteran de que hay una reunión por la tarde para lanzar una nueva campaña. Tenga en cuenta que el ejecutor no es un actor principal en esta campaña; sólo participa porque ha sido parte del equipo durante mucho tiempo y la gente valora su opinión.
- 3:05pm. Luego el jefe del artista le envía un mensaje con algunas preguntas para aclarar su trabajo de planificación trimestral, hecho el lunes, que requiere una rápida reunión para resolver el problema.
- 16 horas . La reunión mensual del personal de toda la compañía cierra el día.
Miércoles
- 10:00 a.m. . Vamos a otra reunión, y allí el artista se da cuenta de que no ha hecho absolutamente nada con su lista de los lunes. Maldita sea.
¿Ves el patrón repetitivo aquí? Deseosos de participar en la planificación del equipo pero sin tomar el control de su propio horario, los ejecutantes corren el riesgo de ser sorprendidos por un calendario de gestión cuando tienen una lista de tareas que completar.
¿Qué puede hacer para organizar mejor sus días de trabajo?
No te asustes: el círculo vicioso puede romperse. Hay algunas prácticas que tanto los gerentes como los artistas pueden utilizar para combatir la fatiga de las reuniones y la consiguiente pérdida de productividad.
Consejos para gerentes
Como manager, eres el garante del tiempo de tu equipo. Para los artistas de su equipo, usted es el protector de los preciosos espacios de tiempo que necesitan para ir de cabeza y hacer el trabajo. Imagine una tormenta de preocupación y preocupación, y usted es el paraguas que protege a sus artistas del tormento innecesario que cae sobre sus cabezas. ⛈ ☂️
Esto significa que si hay reuniones en las que puedes hablar en su nombre, debes ir en su lugar. También debe pensar en cuántas reuniones fijas tiene con su equipo por semana y asegurarse de que la agenda es oportuna y relevante. Esto también ayuda a asegurar que su tiempo se utilice de manera más efectiva.
Aquí hay algunos hábitos que pueden ayudar a los gerentes a tener en cuenta el tiempo del ejecutante:
- Equipo synchro : organizar una reunión semanal con todo el equipo. Esta reunión debe ser de alto nivel y relevante para todos los presentes.
- Revisión : lleva a cabo una revisión semanal individual con cada artista de tu equipo. Aprovechen este tiempo para entender en qué planean trabajar esta semana y si hay algún obstáculo potencial. Por ejemplo, si le dicen que están recibiendo solicitudes de reuniones ad hoc de otros equipos, pregúnteles si son reuniones que usted puede manejar para ellos. Para algunos de ellos, incluso puede ser capaz de conseguir que el ejecutor simplemente los rechace.
- Tiro de grupo : trata de hacer caer dos reuniones en el mismo día, dándole al ejecutante más días de trabajo profundo sin reuniones. Además, en lugar de programar reuniones puntuales para cada tema del programa, prepárese para incluir esos debates en reuniones de pie (véase la sección sobre la estructura que figura más adelante).
- Autonomía : al pedir al ejecutante sólo el tiempo estrictamente necesario para dos reuniones por semana, una individual y otra de equipo, tendrá más tiempo para decidir si quiere o no aceptar ciertas invitaciones a reuniones puntuales.
- Estructura : Utiliza tu tiempo y el de tu equipo de manera eficiente organizando las reuniones adecuadamente y teniendo sólo una agenda por reunión. La apertura de esta estructura y agenda a la contribución de todo el equipo hace que este momento sea relevante y valioso. Proporcionar un lugar que sea accesible en todo momento para los participantes y añadir temas de la agenda para hacer el proceso democrático – ¡además, de esa manera nadie olvida lo que quiere hablar! Una reunión de la junta de Trello es una gran manera de mantener las agendas de las reuniones organizadas y abiertas a todo el equipo.
Consejos para los artistas
Es importante que los gerentes jueguen un papel activo en la administración de su tiempo. Tú eres el que conoce los entresijos de la mejor manera de trabajar, y es tu responsabilidad comunicarlo a tu gerente.
Aquí hay algunos consejos para recuperar la concentración:
- Ser proactivo : bloquear días enteramente dedicados a la ejecución de tareas. Marque claramente estas horas en su calendario para cualquiera que intente programar una reunión con usted. Si alguien le ofrece una reunión en un día dedicado a la ejecución, considere su derecho a negarse y pida que se reprograme en un día que no esté dedicado a la ejecución de la tarea. Toma el control de tu agenda.
- Adoptar una mentalidad de gestión : es importante recordar que los ejecutivos y los directivos no siempre son términos opuestos. ¡A veces, tu lista de tareas también requiere que tomes un horario de tipo gerencial! Si este es el caso, trata de agrupar estas responsabilidades de gestión en un día de la semana. Saber de antemano que al menos un día no se dedicará a un trabajo profundo puede ayudarte a planear mejor tu semana.
- Abrazar las reuniones (si es necesario): las largas conversaciones a través de mensajes o las visitas ininterrumpidas a su oficina también son una gran pérdida de tiempo. Elimina estas distracciones inesperadas involucrándote completamente y «manejando» las reuniones a las que asistes. Guarda notas detalladas y preguntas que piensas hacer a los demás durante estos preciosos momentos de sincronización.
- Disponibilidad unas horas . Planifique franjas horarias específicas en su calendario cuando el equipo sepa que puede hacerle una señal o cuando pueda solicitar una reunión abierta para hacer preguntas o solicitudes no urgentes en lugar de dispersarlas aquí y allá en un chat o en conversaciones informales.
Ya sea que seas un artista o un gerente, una cosa es segura: tu tiempo es importante. Tienes expectativas y plazos que cumplir, y es importante que administres tu tiempo para que puedas hacer todo. Tener empatía y comprender las demandas de tus compañeros durante el día de trabajo es el primer paso para una productividad armoniosa y saludable y para la satisfacción en el trabajo.
