Levante la mano si cree que pasa más tiempo en las reuniones hablando de trabajo que trabajando en realidad:

Todos tenemos un estilo de trabajo.

Sin embargo, en la mayoría de los días laborables, nuestro estilo se puede clasificar en dos categorías distintas: director y gerente.

Estas dos formas de trabajar dicen mucho sobre cómo organizamos el día, qué tipo de ambiente de trabajo necesitamos y sobre todo cómo estructuramos nuestras reuniones.

¿Cuál es la diferencia entre directores y gerentes?

El concepto de directores y gerentes fue popularizado por el informático Paul Graham (texto en inglés), quien consideró oportuno distinguir la estructura necesaria para las personas que ocupan puestos de dirección en contraste con las personas que son principalmente colaboradores individuales:

• La agenda de un director tiene mucho tiempo ininterrumpido para crear e involucrarse profundamente en el trabajo, lo que llamamos “ trabajo profundo ”. Las profesiones comunes de los directores incluyen programadores, escritores y diseñadores, por ejemplo. Los directores se sienten frustrados cuando su agenda diaria está llena de reuniones, presentaciones y videoconferencias, porque estas reuniones siempre son ajenas a los resultados que deben entregar como parte de su trabajo.

• La agenda del gerente, sin embargo, implica mucha comunicación y coordinación entre las personas: organizar las prioridades laborales con otros gerentes y empleados, comprender las limitaciones presupuestarias y asegurarse de que los horarios y la carga de trabajo sean adecuados. Los gerentes aceptan las reuniones porque es su trabajo idear la estrategia y sintetizar la información y las decisiones para los directores de equipo.

Con tantas diferencias en un día laboral normal, es fácil para los directores y gerentes sacudir la cabeza cuando se trata de reuniones y comunicación.

El significado de las reuniones

Es importante que los gerentes sepan cuál es el estilo de trabajo de los directores de sus equipos.

Es común que los gerentes, que están acostumbrados a tener una reunión tras otra, llenen los horarios de sus empleados directos con reuniones de planificación, alineación y estrategia una y otra vez.

Antes de darse cuenta, los directores se involucran en reuniones diarias que interrumpen su flujo y los distraen de los tan necesarios períodos ininterrumpidos de trabajo.

Por otro lado, los directivos necesitan seguimiento, sugerencias y retroalimentación sobre el trabajo que se está realizando para saber cómo organizar la jornada laboral adecuada.

Sin adoptar una actitud proactiva a través de reuniones para obtener esta información, se corre el riesgo de que falle la comunicación en el equipo.

Para brindarle una descripción general de una agenda problemática, detallemos cómo las reuniones pequeñas y constantes pueden llevar a una semana sin un trabajo profundo:

Lunes

• 10 am: Supongamos que un director tiene una reunión rápida con su gerente y su equipo el lunes por la mañana, y todos hablan sobre cómo organizar las tareas en el trabajo para la semana. Parece razonable.
• 1 pm: Posteriormente, el director tiene otra reunión para hablar sobre la planificación trimestral a largo plazo, en la que recibe tareas específicas que debe realizar para que la gerencia planifique el próximo trimestre.
• 2:30 pm – 3:30 pm: Este tiempo se dedica a realizar las tareas específicas mencionadas anteriormente.
• 16h: Reunión rápida individual entre director y gerente.

Martes

El martes, el director espera trabajar en lo que prometió hacer en la reunión rápida del lunes por la mañana.

• 10:30 am – 11:30 am: Espere un minuto, de repente se da cuenta de que tiene una reunión de 1 hora con otro colega que quiere discutir los procesos actuales del equipo.
• 13h: Entonces se da cuenta de que tiene una reunión por la tarde para iniciar una campaña. Cabe mencionar que el director no es un actor clave en la realización de la campaña; solo está ahí porque es parte del equipo y su opinión es valiosa.
• 3:05 pm: Posteriormente, el gerente del director envía un mensaje con algunas preguntas aclaratorias sobre la planificación trimestral que hicieron el lunes, lo que resulta en una pequeña reunión para resolver estos puntos y organizar el trabajo.
• 16h: Reunión mensual con todos los empleados de la empresa para finalizar la jornada.

Miércoles

• 10 am: es hora de otra reunión rápida del equipo, y el director se da cuenta de que no ha hecho nada en la lista de verificación del lunes. Dios.

¿Ves el patrón?

Dispuestos a contribuir a la planificación del equipo, pero sin el control de su agenda, los directores corren el riesgo de quedar atrapados en la agenda de un gerente con una agenda de tareas diarias para el director.

Que hacer

No desesperes: el círculo vicioso no tiene por qué continuar.

Existen algunas mejores prácticas sobre cómo organizar la jornada laboral que los gerentes y directores pueden utilizar para combatir la fatiga de las reuniones y la falta de productividad.

Consejos para gerentes

Aquí hay un consejo organizacional en el trabajo: como gerente, imagínese como el cronometrador de su equipo.

Para los directores de su equipo, usted es el protector de los valiosos períodos de tiempo ininterrumpido que necesitan para inclinar la cabeza y terminar sus tareas.

Suponiendo que caiga una lluvia de basura, usted es el paraguas que protege a sus cineastas de la suciedad goteando por todo el lugar. ☂️

Esto significa que si hay reuniones en las que puede hablar en su nombre, debe ir en su lugar.

También debe pensar detenidamente en la cantidad de reuniones rápidas que tiene con el equipo cada semana y asegurarse de que las actas sean objetivas y relevantes.

Esto ayuda a garantizar que su tiempo también se utilice de manera más eficiente.

Estas son algunas de las mejores prácticas para ayudar a los gerentes a dominar la administración del tiempo y vigilar el tiempo de los directores:

• Seguimiento del equipo: mantenga una reunión semanal con todo el equipo. Esta reunión debe ser general y relevante para todos.
• Check-in individual : Tener una reunión de seguimiento individual con cada director del equipo. Aproveche este tiempo para comprender cómo van a organizar las tareas en el trabajo de la semana y averiguar si hay algún obstáculo. Por ejemplo, si dicen que están consiguiendo citas para reuniones aleatorias de otros equipos, considere ir a esas reuniones en lugar del director. Incluso puedes alentar al director a rechazar algunos de ellos.

• Grupo: Trate de organizar las tareas en el trabajo para que ambas reuniones se programen el mismo día, dándole al director días más exclusivos de «trabajo profundo» para sumergirse profundamente en el trabajo sin ninguna reunión. Además, en lugar de programar reuniones específicas para diferentes puntos del acta, incluya estos debates en las reuniones rápidas (lea la sección de «estructura» a continuación).

• Permitir autonomía: Al requerir que el director asista solo a dos reuniones semanales, una individual y una de equipo, le das más tiempo para decidir cómo organizar el día, analizando si acepta o no algunas de las invitaciones a reuniones no planificadas que esta recibiendo.
• Estructura: Establecer una estructura y un acta de cada reunión es fundamental para organizar eficazmente el tiempo de trabajo. Abrir la estructura y las actas para sugerencias del equipo hace que el tiempo de la reunión sea más relevante y productivo. Proporcione un lugar donde los participantes de la reunión puedan acceder a las actas en cualquier momento y agregar elementos para que el proceso sea democrático; además, ¡nadie se olvide de lo que iban a decir!

Una excelente manera de organizar las minutas y hacerlas accesibles para el equipo es con un tablero de trello para reuniones .

Junta Directiva

Para los cineastas, es importante adoptar una postura activa en la organización del tiempo.

Nadie mejor que tú para comunicar tu forma de trabajar a tu jefe.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo organizarse en el trabajo con enfoque:

• Sea proactivo: reserve días enteros para ser simplemente un «director». Marque estos períodos claramente en su calendario para cualquier persona que quiera programar una cita con usted. Si alguien propone una reunión en el día de su director, tenga la confianza de rechazar y solicitar otra hora en un día diferente. Toma el control de tu horario.
• Adopte una mentalidad de gerente: es importante recordar que los directores y gerentes también tienen cosas en común. A veces, su lista de tareas pendientes requerirá que asuma la agenda de un gerente. ¿Cómo organizar el día en este caso? Intente reasignar esas responsabilidades de gestión a un solo día de la semana. Saber de antemano que al menos un día no será exclusivo para realizar tareas puede ayudarte a organizarte mejor.
• Acepte reuniones (cuando sea necesario): las largas conversaciones en el chat o al lado de la mesa también absorben nuestro tiempo. Elimine las distracciones no planificadas participando por completo y vistiendo la camiseta del gerente en las reuniones a las que asiste. Tome notas y preguntas detalladas que planea mencionar en las reuniones de seguimiento.
• Organizar «horas de servicio». Reserve momentos específicos en su calendario en los que su equipo sepa que puede llamarlo para conversar o programar una reunión abierta para hacer preguntas o solicitudes, en lugar de plantear estos problemas en el chat o conversaciones informales.

Independientemente de que sea director o gerente, una cosa es cierta: su tiempo es importante.

Tienes expectativas y plazos que cumplir, y es importante que sepas organizar tu día para hacer todo lo pactado.

Empatizar y comprender las exigencias de la jornada laboral de sus compañeros de equipo son los primeros pasos hacia un enfoque alegre, saludable y decidido de la productividad y la satisfacción laboral.