Miras tu lista de cosas por hacer y tu corazón comienza a acelerarse. ¿Porque? Te acabas de dar cuenta de que no hay posibilidad de hacer todo.

Incluso si cierra la puerta de su oficina, deja de lado la hora feliz, no se duerma y pone su mejor lista de reproducción de inspiración para ser más productivo , continuará con las tareas sin terminar en su lista molesta.

En pocas palabras, se ha comprometido más allá de lo que podía: significa que está ocupado y sobrecargado.

¿Y ahora? ¿Qué puedes hacer realmente además de poner la cabeza debajo de la mesa y resentir silenciosamente tu carga de trabajo?

Si bien no existe una fórmula mágica que pueda hacer desaparecer instantáneamente la mitad de tu lista de tareas pendientes (te gustaría, ¿no?), Hay algunas cosas que puedes hacer para organizar tu tiempo en el trabajo y salir con tu cordura intacta.

¿Por qué nos hacemos esto?

Antes de comenzar a corregir el problema, es importante que lo comprenda primero.

Lo sé, lo sé, tienes muchas cosas y no tienes tiempo para una lección de psicología detallada sobre lo que impulsa tu necesidad compulsiva de decir «sí» a todo. Pero, dedique un minuto a la ciencia para comprender por qué no puede organizar su tiempo en el trabajo.

La trampa de la falacia de la planificación

Primero, nos encontramos con cargas de trabajo poco realistas debido a algo que llamamos la falacia de la planificación (a veces también llamado plan optimista).

En pocas palabras, somos muy malos para comprender cuánto tiempo nos consumirán las tareas. A todos nos gusta ser superhéroes de la productividad en el trabajo y por ello subestimamos por completo el tiempo que llevará el proyecto.

Hay muchos estudios sobre este hecho. Los investigadores querían ver la falacia de la planificación en acción, por lo que llevaron a cabo un experimento en el que preguntaban a los estudiantes qué tiempo estimado creían que sería posible para completar un proyecto académico. Básicamente, los estudiantes tenían que asignar un intervalo de confianza del 50%, 75% y 99% al tiempo que pensaban que podrían completar la tarea.

En el tiempo que los estudiantes dijeron que estaban 99% seguros de haber terminado el proyecto, ¿qué pasó? En realidad, solo el 45% de ellos había terminado.

En otra encuesta de estudiantes, los investigadores encontraron que los estudiantes eran demasiado optimistas, estimando un promedio de 30 días menos de lo necesario para completar una tarea.

Estas estimaciones están muy lejos. ¿Qué pasa si sigues estimando tu tiempo equivocado varias veces? Bueno, ya sabes lo que pasa: tienes mucho por hacer y muy poco tiempo para ejecutar.

La psicología de decir «sí»

Dejando de lado nuestra mala gestión del tiempo , hay otra razón por la que apilamos demasiados platos: porque se siente muy bien decir «sí» a la gente.

«Muchos de los ‘sí’ que decimos se deben a que decimos ‘sí’ a otra persona», explica el Dr. Robert Bilder, profesor de psiquiatría y bioconducta en UCLA, «al enterarse de que está comenzando un plan junto con otra persona, estás fortaleciendo o creando un vínculo con esa persona «.

Unirse a un grupo inicia circuitos neuronales (¡lo mismo que cuando estamos enamorados!) Que aumentan el nivel de oxitocina. Este aumento te hace sentir bien, lo que hará que repitas esta acción una y otra vez. Después de todo, esta sensación es mucho mejor que las reacciones negativas del cerebro , como escuchar la palabra «no».

Y ahora, ¿cómo organizo mi tiempo en el trabajo?

Ahora que sabes que tu gran carga de trabajo es el resultado de que tu cerebro hace una broma, ¿qué haces? No puede retroceder en el tiempo y decir «no» en lugar de «sí», porque ya ha aceptado la tarea. ¿Cómo puede realmente manejar este montón de tareas y organizar su tiempo en el trabajo?

1. Separe la paja del trigo.

Primero, necesitas organizar las cosas que realmente importan. ¿Qué hay en su lista de tareas pendientes que realmente necesita hacerse hoy y qué hay en la lista de tareas pendientes que no tiene una fecha límite establecida?

Tome un marcador y prepárese para hacer una gran destrucción en su lista. Simplemente resalte (sí, solo) las cosas que realmente necesita terminar al final del día. Esto le permitirá centrar su atención solo en los elementos de vida o muerte que deberían estar en la parte superior de su lista de prioridades. La matriz de eisenhower puede ayudarlo con este proceso.

Sí, sería realmente bueno poder finalmente limpiar su bandeja de entrada de correo electrónico o darle a Marcia de marketing una respuesta rápida sobre la invitación de cumpleaños que acaba de enviar. Pero ahora está en modo de gestión de crisis. Todo lo que pueda esperar mañana quedará realmente para mañana (estuvo mal, Márcia).

Esta acción de eliminación no solo le dará un enfoque más claro sobre dónde debe canalizar su energía y atención, sino que también eliminará el riesgo de que sabotee su propia productividad.

Nuestro cerebro tiende a confundir el trabajo real y productivo con esas otras tareas sencillas, pequeñas y sin sentido. ¿Alguna vez has oído hablar de la procrastinación ?

Al eliminar por completo estas tareas innecesarias de su mente (y de su lista de tareas pendientes), no tendrá la tentación de codificar con colores los correos electrónicos de su bandeja de entrada, en lugar de terminar la presentación. que es de dos horas a partir de ahora.

2. Delega lo que puedas

Ahora tiene una lista de tareas simplificada. Ayuda, pero si todavía se está dando cuenta de que todavía se siente presionado con las tareas, todavía no está en el camino correcto.

Entonces, eche un vistazo a lo que podría delegar en otra persona. ¿Necesita hacer un informe que pueda hacerlo otra persona? Si no es gerente, es posible que pueda hablar con su compañero de trabajo para que lo ayude (prometiéndole que le devolverá este favor cuando lo necesite).

Al delegar tareas, asegúrese de transmitir cualquier información, notas o solicitudes importantes que se aseguren de que el trabajo se realizará de la manera que le gustaría.

Si trabaja de forma independiente o si no tiene a nadie en su oficina que sienta pena por usted, no se considere todavía fuera de este consejo de delegación. ¿Ha considerado utilizar la automatización de tareas como una forma de delegar?

La automatización generalmente funciona mejor para tareas aburridas y repetitivas que requieren mucho tiempo (piense en cosas como almacenar automáticamente archivos y archivos adjuntos de correo electrónico directamente en Google Drive o programar publicaciones en redes sociales, por ejemplo).

Si bien necesita invertir un poco más de tiempo para configurar la automatización , a largo plazo, puede ahorrarle mucho la sensación de «necesito más tiempo». El setenta y cinco por ciento de los especialistas en marketing , por ejemplo, dice que ahorrar tiempo es el mayor beneficio para mejorar la comunicación con las automatizaciones.

3. Cambiar el tiempo de entrega

Estás apretado Lo sé, eso es todo lo que querías evitar. Pero cuando haya acortado su lista y haya terminado con todas las demás opciones, es hora de enfrentar la necesidad de extender algunos plazos y frustrar a algunas personas para poder organizar su tiempo en el trabajo.

El consejo para cambiar una fecha límite es hacerlo lo antes posible. Es mucho más profesional proponer un cambio en la fecha límite antes de que se complete la tarea, en lugar de pedir horas (oa veces días) después de que finaliza la fecha límite original.

Ciertamente hay una manera de hacer esto de una manera educada y profesional. Esto implica tragarse su orgullo y admitir que en realidad mordió mucho más de lo que podía masticar.

Aquí hay un mensaje simple, que muestra una forma educada de cambiar la fecha límite:

Hola Pedro,

Me comunico con usted porque me gustaría que supiera que estoy muy ocupado con el trabajo. Estoy haciendo todo lo posible para ponerme al día, pero desafortunadamente no podré terminar el resumen del cliente para el final de la semana como acordamos.

Espero que seamos capaces de alargar un poco el plazo, siempre agradezco un trabajo de excelente calidad y un poco atrasado que un trabajo de mala calidad, pero a tiempo. ¿Sería un problema si cambiamos la fecha al miércoles de la próxima semana para entregar el resumen del cliente?

Dime si este nuevo término te funciona.

Gracias,

Alex

Hay dos cosas importantes que debe recordar al crear un correo electrónico similar. Primero, resista la tentación de disculparse. Debe estar avergonzado de admitir el error, pero continuar presionando esa tecla solo lo hará más culpable y no lo ayudará en absoluto. Sea directo y conciso, y omita los discursos de disculpa de Oscar.

En segundo lugar, y esto es muy importante, asegúrese de que cambiar la fecha límite sea una sugerencia a la que pueda ceñirse (¡sea conservador si es necesario!). Cambiar la fecha de entrega es una cosa, hacerlo una y otra vez demuestra que no sabes cómo organizar tu tiempo en el trabajo.

Continuando: no cometas el mismo error dos veces

La tendencia natural a llenarse de trabajo puede ser difícil de combatir. Una vez que haya atravesado el período turbulento de trabajo duro, intente dar algunos pasos hacia adelante para asegurarse de que su carga de trabajo siga siendo alcanzable (al menos la mayor parte del tiempo) y siga adelante.

Para los principiantes, es aconsejable comenzar a controlar las tareas y su tiempo para tener una idea más realista de cuánto tiempo toma en proyectos específicos. Esto anulará su sesgo optimista y mantendrá sus expectativas de productividad actualizadas.

Si a menudo llena su calendario con varios eventos y citas sociales, considere usar este consejo de calendario que implica la creación de una categoría «opcional» dentro de su calendario. Las cosas que no son obligatorias, ya sea una reunión de networking o un seminario educativo al que desee asistir, deben estar en esa categoría.

En los días en que te sientes muy ocupado, con un solo clic puedes reorganizar todo en tu agenda y dejar solo las cosas que realmente deberías estar haciendo. Es una forma eficaz de optimizar instantáneamente su lista de tareas pendientes cuando apenas puede realizar un seguimiento de su cordura

Nuestra vida siempre está ocupada y todos terminamos siendo víctimas de los momentos muy ocupados de vez en cuando. Siga estos pasos y podrá organizar mejor su tiempo en el trabajo y terminar esta larga lista de tareas, posiblemente con un poco de dedicación y lágrimas.