Cómo organizar tus tareas en el trabajo con Trello

organiser-ses-taches-au-travailSi nunca has oído hablar de él, el «diario de balas» es una forma divertida de organizar tus tareas de trabajo o proyectos personales. Primero ganaron importancia entre los hiperorganizados que tomaban notas, pero lo creas o no, probablemente sean más beneficiosos para los más aturdidos de entre nosotros.

A medio camino entre un sistema de organización y una pizarra, el diario de viñetas se ha convertido en un elemento básico para cualquiera que haga malabares con una miríada de tareas y proyectos (es decir, todos, ¿no?). El Bullet Journal está diseñado para ser un planificador sofisticado pero versátil, ayudando a sus usuarios con fechas, listas y buenos buzones de sugerencias a la antigua. A menudo es detallado y lleno de garabatos. Por lo tanto, es una herramienta ideal para organizar sus tareas de trabajo.

Aunque este concepto surgió como un «sistema analógico alternativo en la era digital», hoy en día el intercambio de notas y bocetos con otros colaboradores se ha convertido en una necesidad importante entre los usuarios de las revistas de bala (Bujoteurs).

Aquí hay un ejemplo de un diario digital creado con Trello que puede inspirarte a organizar tus tareas en el trabajo.

Creando el diario de la bala

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Hay varias maneras de estructurar las fechas y los períodos, pero en este ejemplo los meses se dividen por tabla y las semanas por lista. Para evitar el barajado numérico (después de todo, nuestro objetivo es organizar mejor las tareas de uno en el trabajo, ¡no al revés!), cada mesa sólo contendrá un máximo de cuatro listas.

Nombra cada lista «Semana de [fecha]». Cada tarjeta contendrá sus notas y pensamientos del día, desde notas básicas para usted mismo hasta listas de cosas para comprobar para ese día, e incluso, como nuestro diario de balas es digital, adjunte los enlaces que quiera leer más tarde.

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Un pequeño consejo de un profesional : en lugar de crear un mapa individual para cada día de la semana, copie/pegue la lista de días de la semana en un mapa y Trello le propondrá inmediatamente crear 7 mapas.

Cada tarjeta puede representar un día de la semana. También puedes añadir cada semana una tarjeta de «Prioridades» que contendrá una lista de las tareas que debes hacer esta semana, independientemente del día. Para organizar mejor sus tareas profesionales y personales, cree listas de control separadas. Añade emoticonos para hacerlo más divertido!

También puede adjuntar otros mapas de Trello a sus listas de control para un acceso rápido en cualquier momento.

Otra forma de organizar tus tareas en el trabajo es crear una tarjeta en tu lista de la «Semana de [X]» cada vez que se te ocurra algo, en lugar de hacer una para cada día de la semana. Para este flujo de trabajo es mejor añadir fechas de vencimiento para cada tarjeta, de modo que se pueda utilizar la vista de calendario para ver las tareas y sus fechas de vencimiento de una manera fácil de usar.

Crea un equipo Trello para tus tablas de balas para un fácil acceso: organiser-ses-taches-au-travail-3

Las extensiones

Si ya tiene una solicitud de toma de notas, no hay problema. Por ejemplo, supongamos que ya usas Evernote para tus garabatos digitales, esto hará que tu matriz de balas sea aún más interesante. organiser-ses-taches-au-travail-4

Puedes configurar un Zap de Zapier para asegurarte de que cada vez que crees un nuevo mapa en tu tabla de Bullet, se adjunte un nuevo Evernote a tu mapa. Si prefieres que Evernote garabatee rápidamente tus ideas, puedes seguir usándolo. Pero cuando quiera acceder a esta nota, encontrará fácilmente su ubicación en Trello porque estará localizada en una fecha específica – mes, semana, día correspondiente a una tabla, lista y mapa. El Evernote será uno de los elementos que han puntuado su día y que habrá adjuntado a su mapa.

Para aquellos que les gusta añadir bocetos a su diario de viñetas – aquellos cuyas mentes trabajan visualmente por ejemplo, puede activar el potenciador «Tablero en tiempo real» para dibujar y hacer mapas mentales. La pizarra en tiempo real es gratuita y te permite dibujar diagramas, bocetos, notas post-it e imágenes. Todo esto prueba que el garabato no es un arte perdido en la era digital. organiser-ses-taches-au-travail-5

Por último, una última característica que mejorará la organización de las tareas en el trabajo son las etiquetas. El uso de etiquetas de diferentes colores para categorizar y organizar mejor las tareas no sólo las filtra, sino que también las hace más atractivas. Puede filtrar sólo las tareas relacionadas con la organización de sus próximas vacaciones en las Islas Canarias, por ejemplo, para poder concentrarse en esta tarea de importancia fundamental.

Las ventajas de organizar sus tareas con un Diario de Bala

organiser-ses-taches-au-travail-6Aquí hay algunas razones por las que deberías crear un diario digital con viñetas:

  • Accesibilidad : nos gustan los cuadernos porque son fáciles de llevar, y todo lo que se necesita es un simple lápiz y papel para usarlos. Esto es indudablemente cierto, pero los cuadernos pueden ser engorrosos si sólo tienes un bolsillo o una pequeña bolsa. ¡Con Trello, las balas de tu diario están contigo todo el tiempo y en todas partes en tu teléfono! La tecnología ha evolucionado tanto que las herramientas digitales como Trello y Evernote están disponibles fuera de línea. Así que aunque no puedas conectarte a Internet, puedes acceder a tu diario e incluso añadirle nuevas notas.
  • Más rápido : Simplemente es más rápido y más fácil escribir en la bala de tu diario digital. Si necesita transcribir notas escritas en otro lugar, no hay nada más fácil que copiar y pegar las notas (en lugar de copiar a mano las páginas escritas).
  • No hay razón para que no puedas cuidar tu apariencia ! Y esto gracias a una plétora de características. Entre los fondos de los tableros, las etiquetas, las pegatinas y las cubiertas de las tarjetas, no faltan posibilidades de embellecer su tablero de balas. Esto facilita la organización de las tareas de trabajo o proyectos personales de una manera fácil de usar. Y todavía puedes garabatear garabatos a la antigua y tomarte una foto con tu teléfono desde una tarjeta de trello. Se adjuntará automáticamente a la tarjeta.

Hay algo para todos: garabateros, mapas mentales, creadores de listas de control y tomadores de notas. El tablero de viñetas ofrece una nueva y divertida forma de poner sus ideas y notas en «papel digital». Aquí hay un ejemplo de un gráfico de balas:

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¡Copiarlo y cambiarlo!

¿Utilizas el trello para tus tableros de bala, para organizar tus tareas de trabajo y proyectos personales? ¡Cuéntanoslo todo!

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