No es ningún secreto que todo el mundo busca el secreto para tener días, semanas y vidas más productivas.

Sin embargo, maximizar su tiempo y aumentar su productividad organizándose en el trabajo es siempre un desafío.

Por mucho que intente organizar su horario, es difícil escapar de reuniones inesperadas, plazos urgentes y mañanas de mal humor.

¿Cuántas veces a la semana te ahogas en café esperando que te traiga el milagro de la concentración?

La buena noticia es que no tiene que depender de la adicción a la cafeína para aumentar su productividad y definitivamente aprender a organizarse en el trabajo.

Desde el método de «tragar ranas» hasta la Técnica Pomodoro, hay seis trucos de productividad comunes que todos, desde los que trabajan de forma remota hasta los atletas olímpicos, utilizan para lograr el éxito.

En este texto profundizaremos un poco más para adaptar estos trucos y así darle más gas a tu jornada laboral.

Trague la rana derecha

Mark Twain creó uno de los trucos de productividad más famosos de todos los tiempos al decir:

«Traga una rana» por la mañana, y no te sucederá nada peor durante el resto del día «.

Bueno, ya entiendes que Twain no te anima a desayunar ancas de rana, ¿verdad? 🙂

De hecho, se refiere a la tarea más importante de su lista de tareas pendientes.

Brian Tracy exploró este concepto en su libro Start with the Hardest .

La idea es que hagas tu tarea más pesada de inmediato todos los días.

Esta suele ser la tarea que pospondría a menos que la priorice.

Entonces, cuando lo termine primero todas las mañanas, sentirá una sensación de logro y productividad antes de terminar de tomar su café.

Solo ventajas, ¿no?

Este truco es genial, pero a veces tu tarea más importante puede tardar más de una o dos horas en completarse.

¿Ya comenzaste un gran proyecto antes de tu primera reunión por la mañana y te diste cuenta de que no tenías suficiente tiempo?

Y cuando interrumpe la actividad que está haciendo, le toma casi 30 minutos concentrarse nuevamente.

Entonces, la próxima vez que «trague la rana», trate de tragar la rana correcta.

Para decidir qué «rana» tragar primero, mida el tamaño de cada rana.

Cuando encuentre el tamaño de rana adecuado, colóquelo en la primera hora disponible de su día.

Cuando vea su lista de tareas pendientes todos los días, identifique (a) sus tareas más importantes y (b) cuánto tiempo tomará completarlas.

Luego, revise su horario y distribuya sus tareas en los bloques de tiempo disponibles.

Por ejemplo, si sabe que la investigación de clientes tomará tres horas, programe esta tarea durante la mañana o la tarde cuando no tenga reuniones una tras otra.

Al tragar las ranas adecuadas de acuerdo con sus tiempos disponibles, tendrá tiempo para … decir, limpiar el plato. 😉

¡Buen provecho!

No agrupe reuniones, prográmelas en secuencia

Un truco de productividad popular es agrupar tareas similares para manejar más iniciativas y hacerlas.

Muchas personas, incluido el profesional que es un referente en productividad, tim ferriss , agrupan sus correos electrónicos para contestar varios durante la mañana o la tarde.

Este método de agrupación ayuda a evitar el cambio de contexto , el hábito de turnarse entre varias tareas no relacionadas, que dificulta la productividad.

Esta práctica también se aplica a las reuniones cuando las planifica durante un período de tiempo en su calendario.

Sin embargo, con este sistema, es bastante común calcular una ventana de 15 a 30 minutos entre reuniones para hacer cosas que son totalmente simples (como responder a más correos electrónicos).

¿Pero son todas estas reuniones necesarias?

Según una encuesta de Atlassian , los empleados informaron que pasaban 31 horas al mes en reuniones que no eran productivas.

Además de estas horas no productivas, también está desperdiciando hasta el 25% de su día en estos intervalos de 30 minutos.

En lugar de agrupar sus reuniones y agregar un espacio entre ellas, ¿qué tal ajustar esa estrategia programando sus reuniones en secuencia, es decir, una tras otra?

Esto significa que programará sus reuniones sin interrupciones.

Esto también le ayudará a usted y a su equipo a tener más estrategias para no quedarse sin tiempo en las reuniones.

Otro gran ajuste en este truco de productividad es identificar sus horas más productivas y luego programar sus reuniones durante la mañana o el día de su elección para intercambiar ideas, hablar sobre estrategia y socializar.

¡Las otras horas del día se pueden reservar para hacer todo lo que discutieron en las reuniones!

Identifique las horas del director X gerente en la agenda en lugar de los días del director X gerente

Cuando identifica las horas más productivas de su día, puede comenzar a estructurarlas para que sean hiperproductivas.

Un truco de productividad común es organizar su semana con días de ejecución y días de administración.

El método Director X Manager le permite reservar ciertos días de la semana para concentrarse en las tareas de su gerente (coordinar proyectos, reunirse con el equipo o informar sobre metas trimestrales) y sus tareas de director (escribir publicaciones en el blog, diseñar nuevas funciones de productos o programar una nueva página de destino).

Un ejemplo de esta agenda podría ser, por ejemplo: martes y jueves son días de director y lunes, miércoles y viernes son días de director.

Esto permite que todos alineen sus horarios con el tipo de trabajo en el que necesitan concentrarse.

Al establecer límites, sabe que tiene al menos dos días a la semana para dedicar al “Trabajo profundo” .

Por supuesto, agrupar días enteros es muy común en un mundo ideal, pero en realidad es normal que los días se mezclen con entregas prioritarias y reuniones imprevistas.

Entonces, por mucho que intentes ser disciplinado, puede ser que las reuniones comiencen a invadir tus días de director y que comiences a romper esta regla cada vez más.

Entonces, otro consejo sobre cómo organizarse en el trabajo es crear su horario con horas, en lugar de días de Director X Manager.

Con este truco, no tiene días exclusivos en los que necesita concentrarse en aspectos específicos de su función.

En cambio, reserva algunas horas cada día para acomodar las tareas de su director y las tareas del gerente.

Por ejemplo, puede reservar algunas horas cada mañana o tarde para mantener la puerta abierta.

Este período es para que cualquiera pueda concertar una cita contigo, pasar por tu habitación o llamarte en el chat para charlar, hablar de estrategias o hacer preguntas.

Las otras horas del día, especialmente cuando se sienta más concentrado en esa sesión de “trabajo profundo”, puede dedicarlas a sus tareas de director.

Hacer tiempo en su calendario para hacer tareas todos los días le mostrará a su equipo que está en «modo concentrado» y que no debe ser interrumpido.

La identificación de las horas de gestión en su día laboral también es valiosa cuando necesita un tiempo social no estructurado, especialmente si es un empleado remoto .

Si sabe que le gusta salir a caminar, tomar un café o charlar con un compañero de trabajo a las 3 pm todos los días, reserve este tiempo en su horario para maximizar este precioso intervalo.

Poner ese tiempo en tu agenda intencionalmente mejorará tu productividad y te hará sentir más conectado con tu equipo.

Usa pomodoro para sprints más largos

Otro truco de productividad muy respetado es la Técnica Pomodoro .

Es muy simple y altamente efectivo: elija una tarea y dedique 25 minutos a concentrarse en ella y luego tome un breve descanso.

Esta técnica fue iniciada por Francesco Cirillo y se inspiró en su reloj de cocina que tenía forma de tomate.

Se ha demostrado que trabajar con un límite de tiempo claro aumenta la productividad y libera tiempo en su día, lo que lo ayuda a organizarse en el trabajo.

Al igual que el tamaño de sus ranas, algunas tareas de su lista de tareas pueden tardar más de 25 minutos en completarse.

Dado esto, puede ajustar la Técnica Pomodoro para adaptarse al tiempo que llevará terminarlos.

En lugar de configurar el temporizador en 25 minutos, dedique una hora o hasta 90 minutos a concentrarse en el trabajo.

Y no olvide que su cerebro no es fanático de los cambios de contexto , así que trate de concentrarse únicamente en la tarea actual durante su pomodoro extendido.

Recuerda : silencia las notificaciones de tu teléfono celular, cambia tu estado de Slack a “no molestar” y cierra todas las pestañas del navegador para aplicar la Técnica Pomodoro y tener una jornada laboral productiva.

Levantarse temprano o dormir tarde, depende del día

Lo has escuchado antes: Dios ayuda a los madrugadores.

A través de este proverbio, podemos identificar dos grupos de personas con preferencias y hábitos opuestos.

A un grupo le gusta levantarse temprano, ir al gimnasio e incluso restablecer la bandeja de entrada antes de comenzar la jornada laboral.

El otro grupo siente un pico de energía productiva a las 10 de la noche y trabaja feliz hasta las primeras horas de la mañana sin ni siquiera un bostezo.

Ahora, no tienes la obligación de pertenecer a un grupo u otro.

En realidad, el grupo con el que te identificas puede depender del día.

Por ejemplo, hay días en los que puedes levantarte temprano, tener una mañana súper productiva y terminar todo antes de que se ponga el sol.

Pero en otros, es posible que deba presionar el botón de «repetición» de la alarma, dormir unas horas más y luego desplazarse rápidamente por su lista de tareas pendientes al final de la tarde o temprano en la noche.

Conclusión: el alto rendimiento y la productividad están directamente relacionados con una buena noche de sueño.

Por lo tanto, no importa cuándo descansa y trabaja, siempre que duerma al menos seis horas al día.

Por lo tanto, priorice un mínimo de seis horas de sueño como parte de su rutina diaria.

Cuando lo necesite, verá que sigue siendo la persona más productiva del grupo, ¡sin importar la hora del día!

Comienza tu rutina matutina la noche anterior

Dominar las rutinas matutinas productivas se ha convertido en un arte en los últimos años.

Medallistas de oro en los Juegos Olímpicos, estrellas de cine y millonarios comparten sus estrategias sobre cómo organizarse en el trabajo y maximizar las primeras horas del día para tener un día productivo.

Es cierto que las personas que se despiertan más temprano suelen ser más productivas, pero puedes hacer avanzar las cosas la noche anterior.

En lugar de despertarte y apresurarte con la rutina matutina, puedes organizar tu día el día antes de preparar tus comidas , organizar tu horario y lista de tareas, e incluso elegir la ropa que usarás.

Este truco también te ayudará a disminuir la cantidad de decisiones que debes tomar durante el día.

En el momento en que se abruma con las decisiones , su cerebro crea atajos y le impide tomar buenas decisiones.

Entonces, comenzar su rutina matutina la noche anterior ayudará a su cerebro a comenzar el día en piloto automático yendo directamente a su primera reunión en el trabajo.

Al mismo tiempo, habrá situaciones durante su semana laboral en las que estos trucos de productividad comunes no funcionarán.

En lugar de descartarlos, practique estos ajustes y adáptelos a su ritmo.

Con algunos ajustes, sabrá exactamente cómo organizarse mejor en el trabajo y aumentar su productividad.