¿Cómo pasas de una hoja de cálculo a una tabla? ¡Para un simple y eficiente seguimiento del proyecto!
¿Alguna vez se ha perdido en un hilo de correo electrónico porque uno de los destinatarios olvidó «responder a todos»?
Aunque hay muchos instrumentos de seguimiento de proyectos disponibles en la web, muchos proyectos se siguen llevando a cabo utilizando documentos y hojas de cálculo, y la comunicación se realiza por correo electrónico de manera totalmente desorganizada.
Muchas de estas herramientas comunes forman parte del software proporcionado por las empresas. Por consiguiente, la mayoría de los usuarios están familiarizados con su uso. Así pues, ofrecer una nueva alternativa como herramienta de seguimiento de proyectos a los equipos que «siempre han utilizado» las mismas herramientas puede ser una importante perturbación de su flujo de trabajo diario.
Lo sé porque he estado allí. Por suerte, he podido, de forma lenta pero segura, conseguir que mis equipos añadan a Trello a su proceso. Aquí hay algunos consejos que aprendí en el camino:
Hojas de cálculo, documentos e hilos de correo electrónico… ¡eso es todo!
El seguimiento de los proyectos requiere más flexibilidad de la que puede ofrecer un documento u hoja de cálculo. Por ejemplo, puede ser difícil actualizar el estado del proyecto en un documento de Word o una hoja de Excel. Las actualizaciones suelen ser responsabilidad del director del proyecto (y su tiempo de gestión disponible). Esto lleva a una serie de otros problemas:
- Si los miembros del equipo no tienen los derechos de acceso necesarios para actualizar el documento o la hoja de cálculo principal del proyecto y el director del proyecto no puede compartir las actualizaciones, el equipo ya no está al tanto de los progresos del proyecto.
- La mayoría de las actualizaciones se realizan añadiendo un comentario o creando una página o pestaña separada para las notas. Esto crea una separación entre las actualizaciones de los proyectos y los propios elementos del proyecto. Además, estas actualizaciones no siempre generan notificaciones para los afectados por el cambio.
- Por lo tanto, las conversaciones sobre el proyecto se realizan a menudo por correo electrónico y es casi imposible asociarlas con el documento o la hoja de cálculo. Como resultado, la información más reciente sobre el proyecto suele estar dispersa en varias cadenas de correo electrónico.
Como ya puedes ver, este proceso se convierte rápidamente en un desastre y todos se pierden en él.
Dada la dificultad de utilizar estas herramientas para lograr un buen seguimiento de los proyectos, una de las primeras cosas que hago cuando asumo un proyecto es organizarlo en Trello. Trello proporciona una forma visual de entender todos los aspectos de un proyecto, desde las tareas y sus respectivos líderes, hasta el estado y el progreso de cada elemento de trabajo.
Para los miembros de tu equipo que son fans de las hojas de cálculo, puedes explicarles que Trello parece una tabla de seguimiento de proyectos tan fácil y cómoda de usar como una hoja de cálculo, pero con más eficiencia y posibilidades. Además, las hojas de cálculo y los documentos pueden adjuntarse fácilmente a los mapas de Trello, lo que facilita el seguimiento de los progresos del proyecto.
Adjunte fácilmente a los mapas de Trello carpetas enteras que contengan los documentos y hojas de cálculo de Word tan apreciados por su equipo, para obtener información aún más relevante.
Quien quiera viajar lejos, perdona su montura
Suena bien, ¿no? Pero no tan rápido.
Es importante recordar que no se entrena a todo un equipo para usar Trello como si fuera un paseo dominical. Aunque llevo años usando Trello, he dejado de sorprenderme con aquellos que nunca han oído hablar de él.
«¿Por qué no intentamos con Trello?»
«¿Bicicleta?»
«No, Trello».
«¿Espaldera?»
«Eso es casi correcto… pero no. Trello. No importa ahora. ¿Puede explicarme este documento?
Es importante no actuar con demasiada rapidez cuando se quiere introducir un nuevo instrumento de vigilancia para un proyecto existente. Ejecute el proyecto con el sistema actual durante unas semanas. Esto muestra al equipo del proyecto que se está ciñendo al sistema que ya tienen en marcha. También le permite al equipo saber que puede utilizar el sistema existente de manera competente y que no está utilizando simplemente una nueva herramienta de seguimiento sólo porque no sabe cómo utilizar la herramienta actual.
Querer cambiarlo todo sin entender cómo funcionan las cosas es la clave para alienar a todo el mundo. Tendrás que cantar sus alabanzas primero e integrarlo poco a poco, para que en el momento adecuado se convierta en la herramienta clave de supervisión del proyecto para todo el equipo.
Cómo hacer un ritual de integración exitoso
Cuando se supervisa un proyecto utilizando el sistema existente, se señalan objetivamente las desventajas. ¡Pero hagas lo que hagas, no vilipendies la herramienta! Sólo señalen que es difícil para los miembros del equipo proporcionar actualizaciones sin que el sistema se desordene. También puede mostrar que la discusión se divide a menudo entre la herramienta y varios hilos de correo electrónico, lo que lleva a que los miembros esenciales del equipo (incluidos usted y yo) no obtengan las actualizaciones cruciales.
«¿Cuándo decidimos cambiar las especificaciones?»
«¿No recibiste ese correo electrónico?»
Es difícil hacer un buen seguimiento del proyecto por correo electrónico y es aún más difícil hacerlo a través de varios hilos.
Al participar en varias reuniones de supervisión de proyectos organizadas a través de una hoja de cálculo u otro documento, se dará cuenta de que la información suele estar desactualizada porque las tareas se han asignado a otras personas sin que nadie informe al resto del equipo.
Cuando actualice el documento, indique (en otro correo al equipo) que es importante actualizar la información. Mientras tanto, registre una cuenta Trello para su propia organización.
La magia de Trello
Después de unas semanas de usar la herramienta existente, sugiero que el equipo intente con Trello. A menudo he encontrado útil presentar Trello como un experimento en el que es posible establecer fechas específicas de inicio y fin.
Luego transporto todo desde el sistema actual hasta Trello. Normalmente hago esta conversión un viernes por la tarde, lo que me da toda la tranquilidad que necesito. Me resulta más fácil entusiasmar a un equipo y hacer que quieran probar un nuevo enfoque con un espíritu zen, con una taza de café en la mano.
¡Deja que Trello haga el resto!
Cuando empieces a usar a Trello con el equipo, deja que su magia ocurra. El resultado final ideal es que el equipo mantenga a Trello al día, pero tendrás que hacer la mayor parte del trabajo al principio. Aquí hay algunos consejos:
- Mostrar lo sencillo que es mostrar todos los elementos de trabajo y su estado actual de acuerdo con la posición de cada mapa en las listas de la tabla.
- A medida que avance el trabajo, asigne las tarjetas a los miembros del equipo involucrados para que cada uno pueda identificar fácilmente sus responsabilidades o las de los demás. Demuestra que eres un ninja de atajo pasando el cursor sobre los mapas y usando una tecla del teclado numérico para asignar rápidamente una etiqueta o pulsando la tecla «m» para asignar a los miembros del equipo a los mapas.
- El entrenamiento en el uso de Trello es crucial en esta etapa para asegurar que todo el equipo se reúna detrás de él. Comparte esta guía con tu equipo para que aprendan a configurar y personalizar sus tablas y notificaciones de Trello.
Puedes mostrarles gradualmente algunos aspectos avanzados de Trello:
- Muéstrales que cada tarjeta tiene una dirección de correo electrónico. La función de correo electrónico permite a los usuarios transferir mensajes a los mapas cuando se reanudan los debates del proyecto por correo electrónico. Estos hilos de mensajes forman parte de la historia del mapa y proporcionan una imagen precisa de las discusiones en curso sobre un proyecto.
- Aunque la mayoría de los proyectos se centran en los resultados, un proyecto es en realidad una discusión continua entre las diferentes personas del equipo. Centralizar la conversación en un mapa de Trello mantiene a todos informados.
Finalmente llegarás al punto en el que podrás revelar el ingrediente secreto de la salsa Trello: los potenciadores. Trello se integra con las aplicaciones utilizadas por la mayoría de las empresas. Así que probablemente encontrará un Power-Up apropiado para su empresa (documentación, seguimiento de entradas, ventas, mensajería, etc.). Active los Power-Ups correspondientes y Trello se convertirá pronto en la única fuente legítima de información y herramienta de organización para sus proyectos y equipos. ¡No más tediosa tarea de cambiar de una aplicación a otra!
La hierba es realmente más verde en Trello
«Hace unas semanas, sugerí que hicieras una prueba con Trello. Ahora que está más familiarizado con esta herramienta, ¿alguien se arrepiente de la forma en que se organizaron las cosas antes?
«¡En absoluto!»
Después de convertir un proyecto en Trello, siempre doy a mis equipos la oportunidad de volver al viejo método. Mi estilo de gestión es comprobar regularmente que mis equipos aceptan las herramientas de seguimiento de proyectos que utilizamos para hacer nuestro trabajo.
El hecho es que nunca he visto a un equipo querer dejar Trello después de descubrir todo su potencial.
Cariñosamente traducido y adaptado por Claire Laribe.
