¿Cómo preparar una reunión de trabajo efectiva? ¡Acaba con esas reuniones interminables!

Team-Meetings-final

Las reuniones consumen tiempo. El tiempo es dinero. En realidad, el tiempo es más importante que el dinero. Es tu preciosa energía la que, una vez agotada, no vuelve.

No nos malinterprete. Soñar despierto, escribir poesía, meditar, recordar la letra de una canción, o garabatear un personaje de cómic… todo vale la pena. Pero no una reunión, a menos que de eso se trate (¡por favor, envíenos una invitación!).

Imagina salir de una reunión sintiéndote liberado, entregado. Tiene una visión global y clara del lugar y la importancia de su trabajo. Ya sabes cuál es el siguiente paso. Y también lo hace el resto del equipo.

¿Imposible? No, en absoluto. Muchos de nosotros estamos predispuestos a creer que las reuniones de negocios son un mal necesario, pero no hacemos mucho esfuerzo para hacerlas más efectivas.

meeting-gif

Según un estudio de Atlassian, el 50% de las reuniones se consideran ineficientes. Incluso si el tiempo que pasan juntos se percibe como de colaboración y eficacia, no es tiempo de producción. El mismo estudio encontró que las compañías estadounidenses gastan 37 mil millones de dólares en salarios en reuniones innecesarias. El dinero está literalmente volando por la ventana de la oficina.

Así que, si te enfrentas a una agenda llena de reuniones, tal vez sea hora de tomar el toro por los cuernos y hacerlo más atractivo – sin tomar un curso o asistir a otro seminario para mejorar tus habilidades en reuniones efectivas.

¡Así que dejemos de quejarnos, porque la solución está aquí! (y fácil de montar)

merci

Reencaminando una reunión efectiva

Hemos desarrollado algunas recomendaciones a prueba de tontos para ahorrarle tiempo y una pizarra Trello gratis que puede copiar para disfrutar de un futuro feliz donde sus colegas participarán en las reuniones del equipo sin ninguna frustración.

Tableau Trello de Réunions hebdomadaire déquipe

Exploremos en detalle cómo transformar sus reuniones semanales de equipo de una vez por todas.

Descubre tu nuevo cuadro favorito

Antes de sentarse en la mesa de reuniones, eche un vistazo a la Tabla de Reuniones Semanales del Equipo, pero primero lo primero: ¿ve esta lista llamada «Plantilla de Reuniones»? ⬇️ Utilice esta lista para ayudarle a preparar su próxima reunión de negocios.

Comment copier une liste Trello

Si tiende a preparar sus reuniones de negocios con unos minutos de antelación, esto tendrá que cambiar. Aquí en Trello, tenemos reuniones de equipo semanales y quincenales y nos gustaría recordar a todos los involucrados que empiecen a añadir tarjetas que se discutirán 4-5 días laborables antes de la reunión.

En general, comunicamos esto por chat o enviando recordatorios a todo el mundo. Una vez que la lista de reuniones se ha compartido, cualquiera es libre de añadir tarjetas a la lista siempre que sea de interés para al menos un cuarto de nuestro equipo.

comment ajouter des cartes sur une liste

Coloque las tarjetas bajo el espacio «A ser discutido en la próxima reunión» para los temas que serán tratados la próxima vez. Cuando un miembro del equipo crea un mapa, pídele que añada su nombre para establecer una asociación visual entre los elementos propuestos y la persona que desea hablar de ellos.

Entonces, ¿cuáles son los mejores tipos de mapas para preparar una reunión de equipo?

Tal vez desee informar que ha presentado un nuevo proyecto. ¿Por qué no proporcionar un resumen de las principales experiencias y aprendizajes a otros miembros del equipo y asegurarse de incluir también los errores que se cometieron?

comment mettre des pièces-jointes sur une carte

Añade imágenes, archivos y listas de control a tus tarjetas de reunión para proporcionar la mayor cantidad de información posible y aumentar la participación.

¿Necesitas las ideas de tus compañeros de equipo en un trabajo que estás haciendo? Incluso si se pide retroalimentación o ideas de forma asincrónica, usar la reunión como una excusa puede ser extremadamente útil.

¿Aprendió algo nuevo en una conferencia a la que asistió? La transferencia de conocimientos es la clave de la innovación y es apreciada por todos.

Los compañeros de equipo pueden añadir comentarios, preguntas o sugerencias a las tarjetas de la reunión antes de que ésta se celebre para que el propietario de la tarjeta pueda prepararse.

commentaires sur carte Trello

Si tiene rituales o procedimientos que se repiten semanalmente, asegúrese de dejarlos en la lista de conducta de la reunión de muestra para que permanezcan en la lista todas las semanas. Por ejemplo, pueden ser actualizaciones generales para el equipo o incluso el reconocimiento de los esfuerzos del equipo! (Aquí en Trello los llamamos «Equipo Bravos»)

checklist sur une carte Trello

Todo el mundo tiene un papel que desempeñar en la preparación de una reunión

Vale, quizás no TODOS tengan un papel activo en TODAS las reuniones. Pero, ¿por qué no nombrar a un facilitador para dirigir la reunión o a un secretario para tomar notas y llevar un registro de lo que se dice? Así es como funciona:

Facilitador de la reunión

En cada reunión, podría haber un nuevo jefe en la tarjeta de «facilitador de la reunión». Se encargan de informar a los participantes a última hora (enviándoles un mensaje si están ausentes), de dirigir la reunión, de asegurarse de que cada tarjeta se trate sin desviarse del tema y de reservar parte del debate para reuniones de seguimiento o de seguimiento si es necesario.

La persona encargada de dirigir la reunión debe ser una persona diferente cada vez para mantener la dinámica de la reunión.

⭐️ Consejo profesional: Sigue el orden alfabético. El primer responsable designa al siguiente y así sucesivamente.

Secretario

El secretario de la reunión es una persona que toma notas durante la reunión. Añade las notas a la sección de comentarios del mapa para que tu equipo pueda revisar las ideas, decisiones o resultados después.

También habrá la cara de alguien en la tarjeta de «secretaria». Un voluntario o incluso la última persona en llegar puede ser la secretaria y tomar notas (esto animará a todos a llegar a tiempo ). Asegúrate de que esto esté claramente definido antes de que empiece la reunión. A medida que las conversaciones tengan lugar en las tarjetas de esta lista, la secretaria añadirá comentarios resumiendo la conversación.

Animateur et secrétaire de réunion

Preparar una reunión de trabajo eficiente a la perfección

¡Es hora de empezar la reunión! <

Si el tema es largo (y todo el mundo está perdiendo el tiempo), córtelo cortésmente y sugiera que se trate fuera de la reunión. Al terminar a tiempo, te aseguras de que la energía de los miembros del equipo no se agote.

Recuerde que lo ideal es que pueda completar su reunión efectiva en 45 a 60 minutos como máximo. Uno de los mayores escollos de la celebración de una reunión es tener participantes poco entusiastas o distraídos, y cuanto más tiempo dure la reunión, más probabilidades hay de que esto ocurra.

Después de la reunión, arrastre la lista completa de reuniones a la sección de Reuniones Previas de su tablero de trello. Esto le ayudará a mantener un historial de todas las reuniones y facilitará a los miembros que no pudieron asistir a la reunión el acceso a los temas tratados.

déplacer une liste dans "Terminé" sur Trello

No tengas miedo de cambiar el modelo de tu estructura de reuniones sobre la marcha. Alrededor de una vez cada tres meses, pide a los miembros de tu equipo que comenten la estructura de la reunión sobre lo que funciona y lo que no funciona. Su aportación será una fuente inestimable de mejora con el tiempo. Con un gráfico que hace referencia a las reuniones anteriores, se puede ver en un instante cómo han evolucionado.

¿Sabe cómo preparar una reunión de negocios efectiva? ¡Prueba nuestro flujo de trabajo y dinos cómo fue!

Para obtener una copia de nuestra tabla de conducta de reuniones y otras tablas para ayudar a su equipo a trabajar más eficientemente, vea nuestro nuevo (y gratuito) Kit de herramientas para el equipo Trello

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Lo más reciente en TodoTrello: