¿Cómo puede organizar mejor sus reuniones de negocios? Empuja el acelerador
Son las tres en punto. El café que acabas de tomar funciona, pero no puedes quitarte la aprensión mientras te diriges vacilante a tu reunión semanal de equipo. Sabes que va a durar para siempre pero nada se logrará allí de todos modos. Y luego te preguntas: «¿Tiene que ser así?»
Bueno, la respuesta es no, no es un requisito. Las reuniones tienen una mala reputación últimamente. Las declaraciones generales como «todas las reuniones son inútiles» sirven al mismo propósito que esos titulares de los tabloides que prometen «el mejor régimen posible» mientras se niegan a reconocer que cualquier régimen es sólo una moda pasajera. Lo que tienen en común es que ambos no son intrínsecamente dañinos: el problema radica en la forma en que se hacen.
Al coordinar un equipo disperso en Trello, sé que organizar reuniones de equipo es esencial para asegurar la sincronización y ejecución de los proyectos. Encontrar la estructura adecuada ha sido un largo camino. Y te contaré algunos de mis secretos:
Paso 1: Suelta
TIC TAC. TIC TAC. Ahí tienes, mirando el reloj otra vez. Si quieres evitar el desastre de una reunión interminable, asegúrate de que esté bien estructurada.
Esto puede parecer obvio, pero un estudio reciente demostró que sorprendentemente, más del 63% de las reuniones no tenían agenda. ¡Esto es increíble! Cuando la gente va a una reunión, necesita saber que hay un principio, un medio y un final. No es una reunión sin fin, y todo el mundo entiende lo que hay que hacer a tiempo.
Mi equipo y yo tenemos una lista especial en una pizarra de Trello llamada «Para ser discutida». En cada reunión, revisamos las tarjetas de esta lista y las movemos apropiadamente, ya sea a la lista de «En progreso» o a la lista de «Para después» para proyectos que queremos completar más tarde, o simplemente archivamos la tarjeta si el tema ha sido discutido y no se requiere ninguna otra acción.
A veces esta reunión dura diez minutos y a veces todo el tiempo que se suponía que debía. De cualquier manera, no hay problema. Tenemos el tiempo reservado para esta actividad y si terminamos antes, todos estarán contentos de tener más tiempo para volver al trabajo.
Todos los miembros del equipo entienden que esta es la estructura misma de la reunión y por lo tanto están bien preparados. ¡La eficiencia está en su mejor momento!
Paso 2: Seguir la guía (alternando) 
Estás en una reunión y… silencio. Mira a tu alrededor. Nadie sabe qué hacer o cómo avanzar. Todos están esperando que alguien tome la delantera. Es un fracaso.
No me malinterprete: cada reunión debe tener un líder. El trabajo de esa persona es mantener las cosas en movimiento y eventualmente hacer una broma para hacer las transiciones suaves (la mía usualmente hace que los ojos se levanten hacia el cielo).
No tener un líder designado resulta en una gran confusión de responsabilidad, con gente esperando silenciosamente que alguien más se haga cargo de la reunión. ¿Te suena familiar?
El proceso que mi equipo ha desarrollado implica la designación de un líder de la reunión con antelación en un mapa. La tarjeta está marcada como «Meeting Manager» con una foto de la persona designada. De nuevo, no es ciencia de cohetes.
Cambiamos a las personas para facilitar la reunión, porque seamos honestos, nadie quiere escuchar a la misma persona hablar todo el tiempo. También le da a todos los miembros del equipo un sentido de propiedad de la reunión.
Para evitar cualquier confusión, la persona responsable de dirigir la reunión actual designa al responsable de la próxima reunión al final cambiando las fotos en el mapa.
Paso 3: Adoptar un enfoque democrático pero no obstante darwiniano 
Al entrar en una reunión, mi equipo ya sabe que el orden del día está en la lista de «Para ser discutido» (tratado en el paso 1). Pero, ¿cómo se meten en esa lista?
La regla es que cualquier miembro del equipo puede descargar trello y añadir una tarjeta a la lista de «Para ser discutido» en nuestra junta directiva en cualquier momento. A menudo, las tarjetas se añaden con una breve descripción, y cualquier asunto a discutir se resuelve con comentarios directamente en la tarjeta antes de que nos reunamos.
Los beneficios son muchos: los miembros del equipo se sienten involucrados porque sus problemas se expresan y se discuten, y el equipo se beneficia porque este enfoque garantiza que sólo las cuestiones importantes lleguen a una reunión. Esto es verdaderamente darwinista: los problemas que pueden ser resueltos fuera de la reunión se resuelven, y sólo los más fuertes, es decir, los más importantes, se discuten.
Paso 4: nombrar un escriba
Acabas de volver de vacaciones y han pasado cosas importantes mientras estabas fuera. ¡El horror! ¿Cómo vas a compensarlo?
Por supuesto que las reuniones deben tener lugar aunque alguien esté enfermo o de vacaciones. Esto no significa que estos encantadores veraneantes (o pobres enfermos) tengan que perderse nada.
Para combatir este problema, a mi equipo se le ocurrió la idea de un escribano (normalmente la persona encargada de la reunión). Toma notas directamente en las tarjetas. De esta manera, si alguien tiene que faltar a una reunión, puede averiguar exactamente lo que pasó sin tener que molestar a nadie.
También estamos poniendo nuestra junta directiva a disposición de toda la empresa, para que todos puedan ver lo que el equipo de marketing ha estado discutiendo esta semana y hacer su contribución, sin reservas. La promoción de la transparencia es siempre una buena cosa!
Bono
¡Boom, bada boom! Hay un flujo de trabajo infalible para hacer reuniones de información. No más husmear, poner los ojos en blanco o perder el tiempo. Por un pequeño bonus, optimiza este flujo de trabajo para gestionar tu equipo. Tenga en cuenta que tales procesos nunca deben ser estáticos; estamos mejorando constantemente nuestro proceso de reunión al intentar diferentes cosas. Algunos trabajan y otros no.
Lo más importante que hay que recordar es que los miembros del equipo se sienten involucrados y motivados, apoyados y que su tiempo se utiliza de manera eficiente. Y en un momento en el que a todos les gustaría tener un poco más de tiempo, es una situación en la que todos ganan.
