¿Cómo puedo ser eficaz en el trabajo mediante la multitarea? ¡Puedes hacerlo!
Multitarea: ¿ayuda o dificulta la eficiencia del trabajo? Los estudios científicos demuestran que hay formas de gestionar eficazmente múltiples tareas.
Te sientas en el ordenador para hacer un trabajo, que a menudo implica ir y venir constantemente entre tu bandeja de entrada y tu proyecto actual. Te desplazas por tus líneas de tiempo en las redes sociales cuando estás en una reunión sin convicción. Participas en una teleconferencia de camino al trabajo. Te lavas los dientes mientras lees el último correo electrónico de tu jefe.
¿Significa eso algo para ti? Para la mayoría de nosotros, el día laboral promedio implica muchas tareas múltiples.
A menos que haya estado ignorando deliberadamente todos los consejos de productividad de los últimos años, es probable que ya sea consciente de que su inclinación a hacer varias cosas a la vez puede reducir drásticamente su eficacia personal en el trabajo. Estudios recientes afirman que la multitarea puede reducir su productividad hasta en un 40%.
Pero aquí está: todos seguimos haciéndolo. Por ejemplo, mientras escribo este artículo, también escucho un podcast y regularmente le recuerdo a mi perro este tipo de juguete que lanza horribles «Pweeeet» con cada mordisco.
Entonces, aún sabiendo todo esto, ¿por qué todos sucumbimos al canto de sirena de la multitarea? Y si todos los demás lo hacen, ¿es tan importante?
La diferencia entre la multitarea y el cambio de tareas
Aunque se oye hablar mucho del concepto de «multitarea» en diversas investigaciones y estudios científicos, el término no siempre se utiliza correctamente.
Realmente no podemos centrarnos en varias tareas a la vez, excepto en tareas automáticas como digerir o respirar», dice la Dra. Susan Weinschenk, directora ejecutiva y jefa del Departamento de Ciencias del Comportamiento de The Team W.
Muchas de las advertencias contra la multitarea que probablemente haya leído se refieren en cambio al concepto de «cambio de tareas». «El cambio de tareas consiste en cambiar la atención de una cosa a otra. Puedes cambiar entre dos o más tareas», añade Weinschenk.
Revisa tus correos electrónicos mientras escribes un informe, por ejemplo. Este proceso a menudo se conoce como multitarea, pero no se hacen estas dos cosas al mismo tiempo. En cambio, rápidamente vas y vienes entre ellos como una pelota de ping-pong. En realidad eres un monotasco frenético. Su bandeja de entrada mantiene su atención durante unos segundos antes de volver a centrarse en el documento en el que está trabajando.
Al final, es este cambio frenético (y no realmente dos cosas a la vez) lo que hace saltar tantas alarmas de los psicólogos y expertos en productividad. «Cada vez que cambias de tarea, lleva tiempo y tu cerebro consume glucosa», dice Weinschenk. La glucosa es la principal fuente de energía del cerebro, es lo que nos mantiene alerta y enfocados.
Por lo tanto, queme su glucosa sanguínea haciendo demasiadas tareas y se sentirá cansado, estresado, exhausto y ansioso al final de su día de trabajo.
Además, este cambio frecuente es simplemente contraproducente. «Tiene un costo», dice Laura Vanderkam, autora de What the Most Successful People Do Before Breakfast ), «Pierdes tiempo con cada transición de actividad».
Entonces, ¿la multitarea puede realmente hacerte efectivo en el trabajo?
Así que esto es lo que sabemos hasta ahora: ir y venir entre tus tareas y las pestañas del navegador de Internet socava tu eficiencia. ¿Pero qué hay de hacer dos o más cosas al mismo tiempo, de la manera correcta? Como autoproclamado multitarea (dar palmaditas en la cabeza mientras me froto la barriga es mi truco), todavía no estaba convencido de que la combinación de ciertas tareas fuera una idea que debería evitarse definitivamente.
De hecho, la multitarea no es mala en sí misma. «Todos lo usamos, varias veces al día. Es parte de nuestro proceso de adaptación a lo que sucede a nuestro alrededor», añade Weinschenk.
Algunos hechos interesantes parecen indicar que la multitarea no es siempre algo terrible.
1. La multitarea puede mejorar el rendimiento
En la sociedad actual, permanentemente conectada, la multitarea a través del uso de los medios es muy común. Por ejemplo, escuchas música mientras completas tu lista de tareas. O, compras en línea en tu teléfono mientras te relajas frente al televisor por la noche.
Muchos investigadores dicen que este exceso de consumo de medios de comunicación puede ser malo para usted. Sin embargo, un experimento ha demostrado que la multitarea multimedia puede ser realmente beneficiosa.
En este estudio realizado por Kelvin Lui y Alan Wong en la Universidad China de Hong Kong, se pidió a 63 participantes que realizaran una prueba de investigación visual. Se les pidió que identificaran una forma particular en una pantalla de ordenador llena de imágenes similares, todas ellas cambiando de color.
Para condimentar un poco las cosas, se emitió un sonido durante ciertas pruebas no para indicar la ubicación de la forma, sino para indicar el momento exacto en que la forma de la imagen objetivo cambió de color.
¿Los resultados? Los participantes más acostumbrados a ser multitarea en su uso de los medios de comunicación fueron mucho más eficaces en la integración multisensorial. En pocas palabras, el cambio de color aleatorio no les molestó en absoluto. Al contrario, les ayudó a identificar la forma del objetivo más rápidamente.
«Parece que su capacidad para recoger regularmente información de diferentes fuentes les facilitó el uso de la señal auditiva inesperada en la tarea simultáneamente con el color, lo que dio lugar a una notable mejora en el rendimiento con el sonido», según el resumen del estudio.
¿Pero qué hay de la multitarea que no tiene nada que ver con los medios de comunicación?
Un estudio realizado en 2015 en la Universidad de Florida comparte el mismo tipo de conclusión en cuanto a la multitarea. Se pidió a los participantes que se sentaran en bicicletas de interior y pedalearan a una velocidad cómoda durante dos minutos.
Después de eso, se les pidió que pedalearan de nuevo, con una pantalla frente a ellos que mostraba doce pruebas cognitivas de diferentes niveles de dificultad. Luego se les pidió que hicieran las mismas pruebas cognitivas mientras estaban sentados en una silla.
Los resultados incluso sorprendieron a los investigadores. Los participantes no sólo no empeoraron en las pruebas de la bicicleta, sino que pedalearon un 25% más rápido. Así que la multitarea no tuvo un efecto desastroso en su función cognitiva. Mejor aún, mejoró su rendimiento físico. En resumen, eran mucho más eficientes.
2. La multitarea puede «optimizar» su tiempo
«Hay una forma de aprovechar la multitarea, que yo llamo «armonización», dice Vanderkam. «Significa optimizar el tiempo, no fragmentarlo.
Vanderkam da el ejemplo concreto, haciendo jogging con un amigo. «Corres, pero hablas y mantienes tu relación al mismo tiempo. Es una multitarea efectiva», dice. Peter Bregman menciona un uso similar del tiempo en su artículo para Forbes, en el que explica cómo ha logrado combinar el deporte y los viajes de camino al trabajo.
El secreto de utilizar la multitarea para gestionar mejor el tiempo y ser más eficaz en el trabajo radica, en última instancia, en encontrar la combinación adecuada de tareas compatibles, como en los ejemplos anteriores.
«En otras palabras, usted puede realizar varias tareas si hace dos cosas que no estimulan las mismas partes de su cerebro», explica Bregman, «¿Escribir un correo electrónico en una teleconferencia? No es una buena idea. ¿Pero hacer deporte y pasar del punto A al punto B? Es un ejemplo perfecto de un matrimonio exitoso y multitarea. «
Algunas investigaciones apoyan la tesis de Bregman. En un estudio publicado en Psychological Science (Vol. 12, No. 2) por Eric H. Schumacher, Doctor en Filosofía de la Universidad de California en Berkeley, tres experimentos diferentes concluyeron que las personas pueden realmente realizar dos tareas diferentes a la vez -en particular las que se realizan sin estar físicamente en conflicto- es decir, sin demasiada interferencia.
Así que, en este tipo de circunstancias, la multitarea se puede usar realmente para optimizar la gestión del tiempo, en lugar de perderlo.
«El secreto de usar la multitarea para trabajar más eficientemente reside en encontrar tareas que no causen mucho conflicto entre ellas».
Monotaje o multitarea, tal es la cuestión
Entonces… ¿qué hacer? ¿Cómo puedes ser eficiente en el trabajo y abordar tu lista de tareas de la mejor manera posible? ¿Es mejor ceder a la tentación de la multitarea o ponerse el traje de monotasca?
Depende de si se refiere a un cambio de tareas o a una multitarea real.
Una cosa es cierta, según todas las investigaciones: el cambio de tareas, o el cambio frecuente entre diferentes tareas, es algo malo. Agota tus recursos mentales, te hace perder el tiempo y te deja sintiéndote demasiado agotado.
La multitarea, sin embargo, puede tener algún mérito. Aunque probablemente hayas oído que es físicamente imposible hacer dos cosas a la vez, esta regla sólo se aplica a las tareas que requieren los mismos recursos cognitivos. Es difícil escribir un correo electrónico mientras se habla con un colega, por ejemplo.
Pero si puedes combinar dos tareas que son lo suficientemente diferentes -escuchar un podcast educativo de camino al trabajo, practicar para una presentación mientras acumulas millas en la cinta de correr, o hacer una lluvia de ideas sobre artículos mientras lavas los platos-, la multitarea puede realmente ayudar y aumentar tu eficiencia.
¡En la nariz, feroces oponentes de la multitarea!
