Cómo racionalizar la revisión de contratos para los equipos de ventas y legales
Cerrar un trato de venta con un cliente es raramente un caso abierto y cerrado. Puedes pensar que la comunicación de ida y vuelta tiene más sentido a través del correo electrónico. Pero después de escarbar a través de interminables cadenas de correspondencia, por no hablar de los mensajes vitales que faltan, es obvio que este sistema no es eficiente.
Los pasos entre la obtención de una pista y la firma de un contrato son numerosos, y requieren de varias personas en diferentes roles para desempeñar un papel. Una de las partes más cruciales para cerrar un trato de venta es la revisión legal. Puede haber una cantidad desmesurada de idas y venidas cuando se revisan los contratos. Los miembros de los equipos de ventas, legales y de seguridad están todos involucrados.
Con la cantidad de documentos, comunicación y logística que implica este proceso, las herramientas tradicionales como el correo electrónico simplemente no sirven.
Obteniendo una perspectiva escalable
Muestra de la junta de Ventas y Legal aquí.
Kristen Habacht, Vicepresidenta de Ventas de Trello, convirtió el proceso de revisión de contratos en una junta de Trello. Hubo un tiempo en el que era sólo ella y el Consejero General de Trello, Brian Schmidt, yendo y viniendo por correo electrónico. Pero a medida que los contratos comenzaron a archivarse más rápido, se dio cuenta de que todos los pasos, la correspondencia y la gestión de documentos serían más fáciles de ver en una junta de Trello.
Hoy en día Kristen dirige un equipo de diez, y Brian tiene varias personas a su cargo revisando contratos y completando auditorías de seguridad. Siguen usando el mismo tablero, pero ha crecido y se ha escalado para ajustarse a las necesidades del equipo en expansión.
«Originalmente hice la junta para poder entender si [el abogado] tenía la oportunidad de revisar un contrato que yo había enviado. Y luego, cuando el equipo entró, hicimos un proceso en el que podían pasar por esta junta en lugar de pasar siempre por mí», explica Kristen.
«Si intentaras hacer todo esto por correo electrónico, nunca tendrías el cuadro completo porque las comunicaciones se compartirían en silos entre individuos, no entre equipos. Nadie sería capaz de obtener visibilidad de lo que los equipos estaban trabajando. Sería un desastre,»
– Brian Schmidt, Consejero General en Trello
Los equipos de ventas se mantienen informados
El proceso está funcionando. La junta significa que Kristen y Brian pueden obtener la visión general que necesitan como gerentes, pero tampoco necesitan involucrarse a nivel granular en la comunicación del estado de cada uno de los tratos.
Los miembros del equipo de ventas crean una tarjeta en la lista «Entrante – Revisión legal» y se agregan a sí mismos y a los miembros del equipo legal a la tarjeta. Todos los que necesitan estar al día sobre el progreso del trato reciben notificaciones cuando algo cambia en la tarjeta del trato.
Los documentos legales y de seguridad se colocan en el reverso de la tarjeta usando la última integración de Trello con Google Drive, lo que permite al equipo tener todos los últimos documentos al alcance de la mano sin ningún trabajo adicional.
Ver todos los documentos necesarios para cerrar un trato en un solo lugar. El Google Drive Power-Up muestra una vista previa del documento, cuándo fue editado por última vez y por quién.
Las cartas se añaden al final de la lista en un formato de cola. Dependiendo de la urgencia del trato, una tarjeta entrante podría tener mayor prioridad al ser arrastrada hacia arriba de la lista. El orden de las cartas en la lista es una indicación de dónde en el proceso se está tramitando un determinado trato, lo que ayuda a los ejecutivos de cuentas a establecer mejores expectativas sobre cuándo se hará un trato.
«En lugar de bombardear a los legales con un montón de correos electrónicos, o molestarlos mientras están en medio de una revisión de contrato, tenemos visibilidad de todo lo que están trabajando para nosotros», explica Alexa Battista, Ejecutiva de Cuentas Estratégicas.
Arrastrar y soltar las cartas en orden de urgencia para mostrar lo que necesita ser priorizado.
Una vez que se inicia la revisión de un acuerdo particular, el equipo legal puede utilizar las fechas de vencimiento para señalar a los ejecutivos de cuentas cuándo esperan que se complete la revisión, otra forma de que los equipos coordinen las comunicaciones entre sí y con los clientes.
«Ya no es un agujero negro para el equipo de ventas, que quiere saber dónde están sus contratos en el proceso.» Kristen dice.
Los gerentes saben lo que su equipo está haciendo
Brian y Kristen se suscriben a todo el consejo para recibir notificaciones incluso cuando no se añaden a las tarjetas individuales. Esta visión de alto nivel es esencial y les da una perspectiva de los esfuerzos de cierre de tratos a través de sus equipos, sin requerir que constantemente lleguen a diferentes individuos para las actualizaciones.
«Como gerente, la capacidad de estar suscrito a la junta es realmente útil. Esas notificaciones significan que sé lo que está pasando con todos los tratos», explica Brian.
Así que cuando uno de los abogados o auditores de seguridad que trabajan para Brian es asignado a un contrato particular, puede ver dónde están y qué están haciendo sin tener que indagar en todo el trabajo contractual por sí mismo.
Con un rápido vistazo a un tablero, los gerentes pueden ver si el oleoducto está sano (izquierda) o si hay un atraso, y dónde (derecha).
Este proceso es particularmente importante para el equilibrio de la carga. Una visión general visual es la mejor manera de saber dónde están atascadas las negociaciones.
«Comparo la longitud de las diferentes listas. ¿Tenemos un montón de tratos que están atascados en la revisión? ¿Tenemos un montón de tratos que están sentados con el cliente?» explica Brian. Un rápido vistazo a la tabla de Trello le da una perspectiva de todos los tratos en curso.
Negociaciones para la eliminación de la contaminación
Este método de comunicación interna ha sido invaluable para la comunicación entre los equipos de ventas y legales. Kristen y su equipo utilizan Salesforce para manejar la correspondencia con el cliente externamente mientras mantienen el legal de ida y vuelta en una junta interna de Trello. Este flujo agiliza el proceso y significa que todo está claro.
«Si intentaras hacer todo esto por correo electrónico, nunca tendrías el cuadro completo porque las comunicaciones se compartirían entre individuos, no entre equipos. Nadie sería capaz de obtener visibilidad de lo que los equipos estaban trabajando. Sería un desastre», dice Brian.
Considéralo un trato hecho.
