«Nunca se puede cometer el mismo error dos veces, porque la segunda vez que comete un error no es un error, es una elección». – Steven Denn

Esta declaración puede tener sentido cuando usted es la única persona responsable del error. Pero, ¿y si un grupo de personas se equivoca?

Por ejemplo, ¿le resulta fácil identificar y corregir los errores que comete su equipo en el trabajo? Dependiendo de su nivel de confianza en sí mismo, discutir estos problemas abiertamente con sus empleados puede ser una misión imposible.

¿Qué pasa si ocurre un error que involucra a las 10,000 personas de la empresa? ¿Repetir este error es realmente una elección, como dice la oración? ¿O estos tipos de problemas simplemente están fuera de nuestro control?

La mala noticia es que corregir los errores cometidos por grupos de personas es mucho más difícil que reparar los nuestros.

Y la buena noticia es que es posible corregir errores generalizados del equipo, y eso se puede hacer en las reuniones . Así que averigüemos cómo tener una reunión de trabajo que le ayude a evitar errores y corregirlos.

Cómo realizar una reunión de negocios pensando en los errores 

Levante la mano si su equipo se toma el tiempo para preguntarse: «¿Qué estamos haciendo bien? ¿Qué no está funcionando ? ¿ Y cómo podemos mejorar en el futuro?»

Si aún tiene la mano levantada después de esas 3 preguntas, probablemente esté trabajando con un equipo ágil que hace retrospectivas regulares. Las retrospectivas son un tipo de reunión de equipo que sirve como una oportunidad para reflexionar y discutir qué se podría mejorar y determinar qué procesos deberían continuar existiendo.

El objetivo es fomentar la mejora continua basada en comentarios honestos del equipo. Vale la pena señalar que el 80% de los equipos ágiles hacen retrospectivas , por lo que si aún no eres parte de la mayoría, ¡es hora de unirte a nosotros!

Incluso si no está trabajando en un equipo ágil, investigar el progreso de su trabajo para encontrar formas de mejorar a partir de ahora puede ser la diferencia entre que su equipo cometa errores de manera constante o cambie para mejor. 

Y aquí está lo mejor: incluso si su equipo realiza estas reuniones con regularidad, ¿con qué frecuencia cambia realmente como resultado de ellas? La mayoría de los equipos dicen que resolverán un problema, pero al final nada cambia.

Muchos equipos solo dicen que van a cambiar, ya sea por intimidación o por falta de adherencia y compromiso. Pero el hecho de que los nuevos procesos o reglas de equipo sean difíciles de implementar, no significa que los desafíos no deban enfrentarse de frente. Como dijo el Maestro Yoda : «No lo intentes. Hazlo. O no lo hagas. No hay ningún intento».

Entonces, la pregunta es la siguiente: si las reuniones que se enfocan en la mejora continua son la mejor manera de identificar y reparar los errores de su equipo, ¿cómo tiene una reunión de trabajo que realmente lleve al cambio?

Cómo realizar una reunión de equipo que lleve al cambio

Las reuniones eficientes, que se enfocan en la mejora continua y conducen a cambios reales, se basan en 3 factores: personas , procesos y seguimiento .

Personas: invite a las personas adecuadas a la reunión.

Proceso: Facilite la reunión para fomentar la participación y ayudar al equipo a centrarse en los temas más importantes. Esto es importante para animar a las personas a hablar, especialmente si trabaja con un equipo remoto. 

Seguimiento: Comprometerse con los elementos de acción. Tu trabajo no termina cuando termina la reunión. Ahora realmente tienes que hacer algo para cambiar .

Lo que hace que las «reuniones de mejora continua» sean tan difíciles es que, para tener éxito, es necesario abordar estos 3 aspectos.

Por ejemplo, imagina que has invitado a las personas adecuadas a la reunión y estás siguiendo un proceso que permite que todos se expresen, pero no hay seguimiento una vez finalizada la reunión. ¿Fue una reunión productiva? Difícilmente.

O imagina que invitaste a las personas adecuadas a la reunión y sigues tus elementos de acción, pero no creaste un espacio para que hablaran más personas introvertidas.. ¿Todo el equipo se adherirá a los cambios? Probablemente no .

5 consejos sobre cómo realizar una reunión de negocios con la mejora continua en mente 

Aquí hay 5 consejos prácticos que puede utilizar para invitar a las personas adecuadas a la reunión, realizar un buen proceso y fomentar el seguimiento de los puntos de acción.

1. Invite solo a las personas que necesite

Algunas fuentes sugieren que nunca debe invitar a más de 7 personas a una reunión. Aunque este consejo es difícil de poner en práctica, asegúrese de que la lista de invitados a la reunión se limite a quiénes tomarán las decisiones o quiénes serán directamente afectados por ellas.

Para cada persona que invite, pregúntese: » Si por alguna razón esa persona no pudiera asistir a la reunión, ¿podríamos identificar y analizar bien los problemas de nuestro equipo?» Si la respuesta es «sí», no se debe invitar a esa persona. Si no agregan valor a la conversación, la reunión es una pérdida de tiempo para usted y para ellos .

¡Tenga en cuenta que esto puede significar incluso desinvitar al jefe! Los equipos autoorganizados se desempeñan mejor a largo plazo y , a veces, la mejor forma de ayudar a los gerentes es permitir que el equipo trabaje con poca intervención.

2. Recuerda que quien participa de forma remota también forma parte del equipo

Tu equipo trabaja de forma remota? Responder esa pregunta puede no ser tan simple como parece.

Según el entrenador del equipo ágil Mark Kilby, hay 3 tipos de equipos remotos: satélites, cúmulos y nebulosas:

• Los equipos satélite son aquellos en los que hay un grupo central de personas que comparten el mismo espacio y una o más personas que trabajan de forma remota.
• Los clusters de equipos son aquellos en los que hay varios grupos trabajando en el mismo espacio, pero cada grupo está geográficamente separado entre sí.
• Los equipos nebulosos son aquellos en los que todas las personas trabajan desde distintos lugares.

Según Kilby, estos son todos los tipos de equipos de trabajo remoto . Pero sea cual sea tu caso, lo importante es saber cómo realizar una reunión de trabajo en la que todos tengan la misma oportunidad de participar.

Si alguna vez ha sido la única persona que ha asistido a una reunión de forma remota, ¡sabe lo difícil que puede ser!

Una solución es designar a una persona que participa en persona para que se » empareje » con alguien que esté a distancia. Si esa persona no puede hablar en la reunión, es responsabilidad del dúo hacer que eso suceda.

Otra solución es requerir que el equipo se convierta en una nebulosa . En la práctica, esto significa que si una persona participa de forma remota,todos los demás deben hacer lo mismo , para que la reunión se realice por teléfono o video, incluso si el resto del equipo está en la misma oficina. Esto ayudará a poner a todos al mismo nivel y a cultivar la empatía en el trabajo .

3. Utilice técnicas de facilitación

¿Sabes cómo realizar una reunión de equipo para que todas las personas participen activamente?

A nadie le gusta ese silencio incómodo cuando el propósito del encuentro es la colaboración en el trabajo en equipo . 

Aquí es donde entra en juego la vieja facilitación. Según Sam Kaner, coautor de la Guía del facilitador para la toma de decisiones participativa , los facilitadores tienen 4 responsabilidades :

• Fomente la participación plena. Los facilitadores ayudan a cultivar un espacio respetuoso, seguro, acogedor y de trabajo en equipo para que todos los miembros del equipo puedan contribuir.
• Promover el entendimiento mutuo. Los facilitadores ayudan al grupo a entenderse entre sí para lograr un aprendizaje colectivo.
• Fomentar soluciones inclusivas. Los facilitadores ayudan al grupo a encontrar soluciones que tengan en cuenta diferentes opiniones y perspectivas.
• Cultivar la responsabilidad compartida. Los facilitadores ayudan a fortalecer el grupo para que asuma la responsabilidad de los resultados de la reunión.
  

Entonces, ¿qué hacen los facilitadores en la práctica?

Vea este ejemplo: para crear un espacio que facilite la participación de personas introvertidas, los facilitadores pueden optar por utilizar la escritura de ideas para generar ideas rápidamente.

Al igual que la lluvia de ideas, la escritura de ideas es una técnica que permite a los grupos generar ideas rápidamente. Pero la escritura de cerebro difiere detécnica de lluvia de ideas , ya que las personas escriben sus ideas en post-its o en hojas de papel antes de compartirlas con el grupo. Brainwriting no solo acelera el proceso de generación de ideas, sino que también anima a todos a participar en pie de igualdad.

Aquí hay otro ejemplo de cómo facilitar discusiones abiertas de manera eficiente: 

Para asegurarse de que se consideren una amplia variedad de opiniones, los facilitadores pueden preguntar: » ¿Hay otras opiniones sobre este tema?» o «¿Cómo vería esto alguien más?»

Preguntas como estas dejan espacio para que las personas contribuyan. De lo contrario, podrían sentirse incómodos al hablar.

4. Sigue la energía

Imagine por un momento que su equipo identificó un problema que necesitaba atención, pero no había consenso sobre cómo resolverlo. ¿Qué harías para llegar a un acuerdo?

En algunos equipos, la persona de mayor rango toma la decisión.

En otros, no se toma ninguna decisión hasta que todo el equipo está alineado.

¿Cómo toma su equipo decisiones sobre los próximos pasos?

Si no sabe de inmediato la respuesta a esa pregunta, considere lo siguiente: hay 8 modelos diferentes de toma de decisiones , que van desde el autocrático (donde solo una persona decide) al consensual (donde todos deben estar de acuerdo). 

Otra forma de tomar una decisión es por consentimiento. En este tipo de toma de decisiones, el grupo acuerda tomar una decisión tan pronto como encuentre una solución » suficientemente buena «. En lugar de esperar el mejor camino a seguir, esperas hasta que no haya objeciones y luego te comprometes a llevarlo a cabo.

Una forma de poner en práctica la toma de decisiones basada en el consentimiento es «seguir la energía». Aprendí esta técnica de la experta en retrospectiva Diana Larsen.

Funciona así:

1. Enumere todas las acciones que el equipo está considerando.
2. Pídale al equipo que evalúe el impacto relativo de cada acción (en la imagen a continuación, estamos usando la planificación del proyecto «tallas de camiseta»).
3. Pídale al equipo que evalúe el esfuerzo relativo que tomaría cada acción.
4. Finalmente (y lo más importante) , pida a todos que pongan un punto junto al elemento de acción con el que tengan la energía para trabajar.

El elemento de acción que tiene más «votos de energía» es el que tiene más probabilidades de ponerse en práctica. Incluso si algunas personas prefieren otra acción, consienten trabajar en aquella en la que hay más energía.

5. Concéntrese en una cosa a la vez

Lo real es que el cambio es difícil . Incluso si son pequeños cambios. ¿Cuántas veces ha dicho: «Voy a empezar a escribir mi informe mensual». y luego enrollado para cumplir con la fecha límite hasta que llegaba el 31?

Esto se debe a que tú, como todos nosotros, eres naturalmente resistente al cambio.. Es más fácil hablar de romper con estos malos hábitos que actuar . 

Cuando estamos en una reunión de mejora continua, muchos de nosotros solo empeoramos el proceso de desarrollo al intentar arreglar muchas cosas a la vez. Hablamos de los 5 o 10 problemas principales a los que nos enfrentamos, pensamos en posibles soluciones para cada uno de ellos y terminamos el día.

¡No es sorprendente que nada cambie después del final de tal reunión! 

En lugar de tener conversaciones superficiales sobre muchos problemas, tenga conversaciones profundas sobre un solo problema. Dedique tiempo a analizar las causas fundamentales del problema, utilizando, por ejemplo, la técnica de los 5 por qué.

La técnica de los 5 por qué ayuda a comprender las causas subyacentes del problema en cuestión al preguntar «¿Por qué?» 5 veces.

Vea este ejemplo:

Pregunta 1: ¿Por qué se envió tarde el informe?
Respuesta: Porque no había suficientes personas ayudando a hacerlo.

Pregunta 2: ¿Por qué no había suficiente gente?
Respuesta: Porque la empresa tiene una alta tasa de rotación. La gente renuncia más rápido de lo que contrata.

Pregunta 3: ¿Por qué hay una alta tasa de rotación?
Respuesta: Porque la empresa no tiene una cultura sólida.

Pregunta 4: ¿Por qué la empresa no tiene una cultura sólida?
Respuesta: Porque no hay equipo ni persona enfocada en desarrollarlo.

Pregunta 5: ¿Por qué no hay nadie asignado para desarrollar la cultura?
Respuesta: Porque la junta nunca ha priorizado esto.

Al usar los 5 porqués, puede hacer la conexión entre un proyecto atrasado y una cultura organizacional débil.

Por supuesto, no hay garantía de que 5 sea el número mágico de veces para preguntarse «¿por qué?». Así que siéntase libre de continuar con el ejercicio hasta llegar a la causa raíz. 

Solo después de identificar esta causa, comienza a pensar en formas alcanzables de reparar el problema. Acciones en las que el equipo puede trabajar de inmediato.

Al limitar el alcance de la conversación, reduce la cantidad de trabajo en curso y, por lo tanto, aumenta las posibilidades de cambiar las cosas.

¡Es hora de empezar a mejorar!

Ningún equipo es perfecto y, francamente, la perfección no debería ser el objetivo. Saber cómo llevar a cabo una reunión de trabajo que se enfoque en la mejora continua es el primer paso para reducir las posibilidades de que su equipo siga cometiendo los mismos errores. 

Entonces, no tenga miedo de la próxima reunión. En cambio, ¡haga su parte para que el equipo se involucre y tenga éxito!