«Al aceptar la idea de que estas máquinas son, de hecho, colegas importantes, seremos mejores y más felices». – Nadjia Yousif

Una de las habilidades más críticas hoy en día es lidiar con el exceso de tecnología en el lugar de trabajo y poder colaborar de manera efectiva con otros profesionales a través de herramientas digitales.

Con la ayuda de la tecnología, las empresas están transformando su forma de trabajar, viendo oportunidades para ser más eficientes y productivas y confiando cada vez más en profesionales que conocen lo que funciona (y lo que no) en las operaciones diarias.

La transformación digital ha reinventado los consejos para una buena comunicación en el trabajo y convirtió la automatización de procesos de negocio en una realidad diaria . En otras palabras, las herramientas que utilizamos se han convertido en una parte indispensable de nuestro trabajo y de nuestra vida.

Pero, ya dijo doña Jura: «¡no es un juguete!»

Para bien o para mal, nuestra conexión con las herramientas de trabajo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, nos afecta negativamente, ya que no estamos lidiando con esta situación de manera saludable. Hay indicios de que estamos experimentando un exceso de tecnología. Una encuesta de entornos laborales de 2018 mostró que el 73% de las personas que trabajan en Australia están constantemente conectadas a la tecnología y sienten que no pueden desconectarse por completo de ella (lo que provoca un alto nivel de estrés tecnológico).

Si no revisamos la situación pensando en un mayor equilibrio, la relación entre la tecnología en el lugar de trabajo y los seres humanos puede deteriorarse aún más, y esto tendrá un impacto tanto en quienes trabajan como en quienes emplean.

De hecho, las empresas terminan gastando millones en software y herramientas que no se utilizan, lo que se traduce en un importante desperdicio de recursos modernos. En un informe de 2016 de 1E , se estimó que las empresas estadounidenses desperdiciaron el 37% (o $ 30 mil millones) de sus recursos de software durante los cuatro años de estudio. A su vez, este desperdicio estaba bloqueando la asignación presupuestaria para herramientas digitales que, de hecho, transformarían la forma en que se trabaja.

¿Cómo llegamos al exceso de tecnología?

Hay varias razones para el mal uso. Ese mismo informe revela que a los CIO no les preocupa cómo reducir los gastos en la empresa y que, en cambio, se centran en generar más valor.

Por lo tanto, ahorrar dinero eliminando el desperdicio de software a menudo se considera un ahorro de costos y se tacha de la lista de prioridades. Esto, a su vez, significa que las organizaciones no disfrutan de los beneficios de controlar y reducir el número de suscripciones de software no utilizadas y, por lo tanto, optimizar el negocio.

Pero hay otro aspecto que también incide en la calidad de nuestra relación con la tecnología del lugar de trabajo.

Las expectativas sobre los beneficios de introducir nuevas herramientas en el lugar de trabajo son muy altas. Y eso es perfectamente comprensible. Al separar un presupuesto, esperan que el software comprado y las herramientas de colaboración digital se utilicen para ahorrar tiempo y optimizar el rendimiento general.

Sin embargo, la realidad es que muchas personas que deberían usar estas herramientas a diario son escépticas y ven la automatización como una amenaza directa para sus funciones. El temor de que los robots asuman la mayoría de las funciones que actualmente realizan los humanos crece solo cuando las empresas son negligentes al brindar el apoyo y la capacitación necesarios para aprender cómo estas herramientas, de hecho, ayudarán a mejorar el trabajo.

Cuanto más incluimos la tecnología en el entorno laboral (y en nuestras vidas), y cuanto menos entendemos el valor de implementar soluciones clave en los procesos internos, más tensa se vuelve nuestra relación con la tecnología.

Si no proporcionamos los recursos para esta comprensión, como con una base de conocimiento , por ejemplo, terminamos ignorando este proceso, que genera resistencias al aprendizaje y al estrés.

¿Estás en una relación? Eso es complicado… 

¿Qué podemos hacer al respecto?

Nadjia Yousif diseña e implementa programas para grandes empresas para que puedan adaptarse a las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo y prosperar con ellas.

Ella sostiene que si humanizamos nuestro contacto con la tecnología y el software colaborativo, no solo nos desempeñaremos mejor, sino que nuestra experiencia será más pacífica y feliz. Aproximadamente el 58% de los trabajadores estadounidenses dependen de la capacitación en habilidades financiada por la empresa para combatir el estrés causado por el exceso de tecnología. Su organización puede contribuir al bienestar de sus profesionales, animándolos a hablar sobre herramientas digitales, tecnología en el lugar de trabajo y cómo ayudan en el éxito a largo plazo.

La buena noticia es que el proceso de conectar a los humanos con la tecnología es bastante simple .

Como amante de la creación de organigramas, Nadjia Yousif sostiene que incluir tecnología en el personal puede facilitar la comprensión y enfatizar la relación entre las personas y el software.

Ver la tecnología como compañeros de trabajo a través de organigramas: Fuente

Luego haga preguntas como «¿esta persona y esta máquina funcionan bien juntas?» o «¿es esa tecnología, de hecho, el miembro del equipo que todos están evitando?» Esto le permitirá explorar si los humanos y los miembros del equipo tecnológico están pasando por un momento difícil o si están llenos de trabajo.

Este tipo de visualización, junto con las discusiones, también mostrará con más claridad si un profesional o equipo está sobrecargado de tecnología y si alguna de estas herramientas se puede pasar a otra persona o equipo.

Para la mayoría de los profesionales, es muy fácil relacionar a sus compañeros de trabajo y sus herramientas de trabajo. Por lo tanto, tenemos una descripción general del equipo. Entonces puede divertirse haciendo preguntas como » ¿Con qué tecnologías voy a tomar un café hoy para aprender más ?»

Nadjia Yousif lo explica mejor: «Programe revisiones de rendimiento recurrentes para el software, donde los profesionales brinden comentarios sobre ellas. Vale la pena tomarse el tiempo para pensar en formas de hacer que estas relaciones sean realmente colaborativas».

En Trello, revisamos constantemente la tecnología que utilizamos para asegurarnos de que continúe ayudando a los procesos y necesidades de nuestro equipo a medida que crecemos. Los equipos crecen, se vuelven multidisciplinares y requieren una evaluación constante de las herramientas también en la relación entre los equipos internos y las partes interesadas externas.

La idea es que todos se beneficien de una relación más atractiva y aprovechen más los aspectos positivos que los negativos de la tecnología en el lugar de trabajo. Al compartir un poco de humanidad con el software de tecnología y la colaboración en el trabajo, puede comprender mejor cómo usar estas herramientas juntas para aumentar la productividad en el lugar de trabajo., reducir riesgos de seguridad y saber reducir gastos en la empresa, contribuyendo a su salud financiera .

Esto es lo que puede lograr implementando un proceso similar:

• Sensibilizar : el ejercicio de crear un organigrama hace que todos piensen en su relación con la tecnología en el trabajo, puntos positivos y negativos.

• Optimizar el uso : los roles y los beneficios están claramente definidos y pueden aparecer más oportunidades de mejora a lo largo del proceso. Incluir un diálogo con el proveedor de la herramienta proporciona una mejor alineación con las necesidades del negocio.
• Identifique a una persona responsable : se puede abandonar algún software. En ese caso, es posible que requieran que alguien sea responsable de su uso.
• Reduzca el desperdicio : identifique qué herramientas no están siendo utilizadas por sus equipos y cuáles deben retirarse.

Si desea reducir la cantidad de sistemas en su empresa que utilizan Trello, esta guía hará que su equipo comience con el pie derecho.

Y para obtener más información sobre cómo su equipo puede tratar la tecnología con más compasión, vea aquí la conferencia completa de Nadija Yousif: «Por qué debería tratar la tecnología utilizada en el trabajo como un colega».

Traducido y ubicado con amor por Milena Lumini