Cómo reducir la basura digital en el trabajo tratando a la tecnología como un jugador de equipo
«Al aceptar la idea de que estas máquinas son en realidad valiosos colegas, nosotros como personas nos desempeñaremos mejor y seremos más felices. » – Nadjia Yousif
Una de las habilidades más críticas en el lugar de trabajo de hoy es ser conocedor de la tecnología y capaz de colaborar eficazmente con otros a través de herramientas digitales.
Las empresas están transformando su forma de trabajar con la ayuda de la tecnología, viendo enormes oportunidades en la eficiencia y la productividad, así como confiando en empleados que tienen un conocimiento íntimo de lo que funciona y lo que no en sus operaciones diarias.
El progreso digital ha remodelado la forma en que nos comunicamos y ha hecho que los procesos comerciales estén más integrados y racionalizados que nunca. En otras palabras, las herramientas que utilizamos se han convertido en una parte indispensable de nuestro trabajo y nuestra vida cotidiana.
La lucha digital es real, sin embargo.
Para bien o para mal, estar conectado a nuestras herramientas de trabajo 24/7 nos está afectando negativamente y no nos estamos ajustando bien a esta realidad. Una encuesta en el lugar de trabajo de 2018 muestra que el 73% de los trabajadores en Australia se sienten constantemente conectados a la tecnología y no pueden desconectarse completamente de ella (causando un enorme nivel de estrés tecnológico).
Si no definimos una relación más equilibrada, la relación entre la tecnología y los seres humanos puede deteriorarse aún más y afectará tanto a los trabajadores como a las empresas que los emplean.
De hecho, las empresas terminan gastando miles de millones en programas informáticos y herramientas para el lugar de trabajo que no se utilizan, lo que da lugar a un importante despilfarro de recursos en la actualidad. En un informe de 2016 de 1E, se estimó que las compañías americanas desperdiciaron el 37% (o 30.000 millones de dólares) de sus dólares de software en el curso del estudio de cuatro años. A su vez, ese desperdicio está bloqueando la asignación de presupuesto a las herramientas digitales que realmente transformarían la forma en que se hace su trabajo.
¿Cómo terminamos aquí?
Hay varias razones para este mal uso. El mismo informe revela que los CIOs no están preocupados por bajar los costos, y en cambio se han enfocado en agregar valor.
Por lo tanto, ahorrar dinero eliminando el desperdicio de software se considera a menudo como un ejercicio de reducción de costos y se derriba la lista de prioridades. Esto, a su vez, contribuye a que las empresas no se beneficien de las numerosas maneras en que el control y la reducción del desperdicio de programas informáticos, también conocido como «shelf-ware», añade valor al negocio.
Pero hay algo más que tiene un impacto en la calidad de nuestro compromiso con la tecnología de nuestro lugar de trabajo.
La expectativa de la gerencia sobre los beneficios de la introducción de nuevas herramientas en el lugar de trabajo es muy alta. Y poner el listón alto no es irrazonable. Al proporcionar el presupuesto, anticipan que el software adquirido y las herramientas de colaboración digital se utilizarán para ahorrar tiempo y mejorar el rendimiento general de los empleados.
Sin embargo, la realidad es que muchas de las personas que deberían utilizar estas herramientas diariamente son escépticas y ven la automatización como una amenaza directa a sus responsabilidades diarias. El temor de que los robots pronto se hagan cargo de la mayoría de las tareas que actualmente realizan los humanos sólo crece cuando las empresas se niegan a proporcionar el apoyo y la capacitación para ayudar a todos a aprender cómo las características y funciones de estas herramientas les ayudarán realmente a mejorar su trabajo.
Cuanto más se introduce la tecnología en nuestra vida laboral, y cuanto menos comprendemos el valor de implementar las características clave de la solución en los procesos internos, más tensa se vuelve nuestra relación con ella.
Si no proporcionamos los recursos para ello, como con una base de conocimientos de equipo, por ejemplo, terminamos ignorándolo y construyendo una resistencia contra el aprendizaje de más, o simplemente estresándonos más…
¿En una relación? Es complicado.
¿Qué podemos hacer al respecto?
Nadjia Yousif diseña e implementa programas para grandes corporaciones y servicios financieros para que puedan adaptarse a las nuevas tecnologías y prosperar con ellas.
Sostiene que si humanizamos nuestro contacto con la tecnología y el software de colaboración, no sólo nos desempeñaremos mejor sino que nuestra experiencia será alegre y traerá felicidad. Alrededor del 58% de los trabajadores estadounidenses recurren a la formación de habilidades patrocinada por la empresa para combatir el estrés en el lugar de trabajo causado por factores impulsados por la tecnología. Su organización puede contribuir al bienestar de cada empleado animándoles a hablar sobre las herramientas digitales en el lugar de trabajo y cómo las configuran para el éxito a largo plazo.
Si humanizamos nuestro contacto con la tecnología y el software de colaboración, no sólo nos desempeñaremos mejor sino que nuestra experiencia será alegre y traerá felicidad. Tuitea este @TRELLO
Por suerte, el proceso para conectar a los humanos con la tecnología es bastante simple.
Como amante de la creación de organigramas, Nadjia Yousif razona cómo la inclusión de la tecnología en un nuevo tipo de organigrama puede visualizar y enfatizar la relación entre las personas y el software.
Visualiza tu tecnología como compañeros de trabajo con organigramas: Fuente
Entonces, hacer preguntas como «¿Trabaja bien este equipo de hombre y máquina juntos?» o «¿Es esa tecnología realmente el miembro del equipo que todos están evitando torpemente?» le permitirá explorar cómo los miembros del equipo humano y los miembros del equipo de tecnología están luchando o sobresaliendo.
Este tipo de visualización, junto con la discusión, también mostrará mejor si un empleado o equipo tiene una sobrecarga de tecnología y si algunas de estas herramientas digitales pueden pasar a otra persona o a otro equipo.
La mayoría de la gente tardará unos minutos en dibujar una estructura de con quién trabaja, un poco más de tiempo en añadir las tecnologías para tener una visión de todo el equipo, y luego puede divertirse haciendo preguntas como, « ¿Cuáles son las tecnologías que voy a sacar para el café ?»
La mayoría de la gente tardará unos minutos en dibujar una estructura de con quién trabaja, un poco más de tiempo en añadir las tecnologías para tener una visión de todo el equipo, y luego puede divertirse haciendo preguntas como, « ¿Cuáles son las tecnologías que voy a sacar para el café ?» Nadjia Yousif lo explica con más detalle: «Programe revisiones regulares de rendimiento para el software, donde los empleados deben dar retroalimentación al propio proveedor. Vale la pena tomarse el tiempo para pensar en formas de hacer que esas relaciones sean verdaderamente colaborativas.»
En Trello, revisamos constantemente la tecnología que utilizamos para asegurarnos de que sigue apoyando los procesos y necesidades de nuestros equipos a medida que crecemos. Los equipos que se multiplican y se vuelven cada vez más interdisciplinarios, al tiempo que tienen que mantenerse al día en la comunicación entre equipos y en las relaciones con las partes interesadas externas, requiere una evaluación constante de nuestras herramientas.
La idea es que todos se beneficien de una relación más comprometida con sus herramientas de trabajo. Al compartir un poco de humanidad con la tecnología y el software de colaboración en el trabajo, se puede conectar mejor la forma en que se utilizan estas herramientas juntas para aumentar la productividad, reducir los riesgos de seguridad y ahorrar dinero.
Esto es lo que se puede lograr con la implementación de un proceso similar:
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Concienciación de la unidad : El ejercicio de crear el organigrama permite que todos piensen en su relación con la tecnología que utilizan a diario en el trabajo.
- Optimizar el uso : Se esbozan funciones y beneficios claros y se pueden desbloquear más oportunidades en el proceso. Incluir un diálogo con el proveedor de la herramienta ayuda a alinearse con las necesidades del negocio.
- Identificar la propiedad : Algunos programas pueden no tener una relación clara con nadie. Podría necesitar una descripción del trabajo o tal vez alguien que lo maneje.
- Reducir los residuos : Identificar qué herramientas no están siendo utilizadas por sus equipos y cuáles deben ser retiradas.
Si espera optimizar el uso del software en su empresa haciendo que todo el mundo use Trello, esta guía hará que su equipo empiece con buen pie.
Y para más información sobre cómo su equipo puede tratar a su técnica con más compasión, vea la charla completa de Nadija Yousif aquí: «Por qué debes tratar a la tecnología que usas en el trabajo como a un colega»
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