Cómo ser más productivo: Una guía para el minimalismo

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He estado buscando un estilo de vida minimalista durante años. He adoptado un armario minimalista, he descartado todas las cosas viejas de la casa, e incluso me he mudado a un apartamento más pequeño con menos espacio de almacenaje y más suelo.

Mi atracción por el minimalismo proviene de la idea de que la vida puede ser más simple, más organizada y más pequeña sin sacrificar la calidad.

Esta idea me vino recientemente… calidad sobre cantidad, por qué no aplicar este método para responder al problema: cómo ser más productivo en el trabajo. ¿Quién no querría tener menos trabajo, hacerlo mejor y estar siempre al día?

Un estilo de vida minimalista comienza por sentirse muy (muy) cómodo con la idea de que más no significa mejor.

La guía minimalista de cómo ser más productivo comienza con una simple teoría. Muchas cosas de tu lista de cosas por hacer no necesitan estar ahí. Planificando tu día de forma diferente y centrándote sólo en los objetivos importantes, puedes darte más tiempo para centrarte en las cosas que realmente importan y hacer un trabajo de alta calidad.

Decide lo que es importante

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No eres superman. No tienes que hacerlo todo.

El minimalismo no funciona realmente sin un objetivo claro y específico en mente. No puedes decidirte a deshacerte de algo sin saber lo que quieres lograr. Tener un estilo de vida minimalista no significa tirar todo por la borda. Se trata más de tener todo lo que necesitas para lograr tus objetivos… nada más.

Para decidir qué tareas son importantes y cuáles pueden ser eliminadas, intente centrarse en un objetivo general. Defina una declaración de misión personal que abarque sus objetivos.

En el trabajo, su misión puede ser «aumentar las ventas en un 300% en los próximos 180 días y mantener todos los clientes existentes». En casa su misión puede ser «llevar un estilo de vida menos tóxico y reducir el estrés personal».

Defina su misión y para cada tarea añadida a su lista de tareas, pregúntese si contribuye al logro de su misión. Si no lo hace, siempre hay tiempo para deshacerse de él.

¿Cómo puedo ser más productivo? Empieza diciendo «no» a las tareas y compromisos que no apoyen tu objetivo. Como en la vida en general, aprender a decir «no» es una de las habilidades más valiosas del minimalismo.

Configura tu IPT

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Empieza cada día con un plan. Cualquiera que sea la herramienta que utilice para mantener su lista de tareas al día, debe ser utilizada, actualizada y pensada todos los días.

Acostúmbrese a dedicar unos minutos de su día a organizar su lista de tareas y a priorizar sus tareas.

Defina sus 3 IPT (Tareas más importantes) para el día y estructure sus elecciones de acuerdo a ellas. Piense en ellos como su Producto Mínimo Viable (MVP). Si no se hace nada más, estas 3 cosas te salvarán.

Es difícil ser productivo cuando hay distracciones (y siempre las hay). Cuando surjan oportunidades, cuando estés muy cansado y estés pensando en tomar una siesta, puedes decidir qué hacer apropiadamente considerando el impacto que tendrá en tus tareas más importantes.

Eliminar las distracciones

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Hay muchos estudios que demuestran que la multitarea en realidad te hace menos productivo. De hecho, la investigación de la Asociación Americana de Psicología explica que nuestros cerebros no están diseñados para realizar múltiples tareas.

Hay tres tipos diferentes de multitarea, y todos ellos desperdician nuestro tiempo, dinero y poder cerebral. El estilo de vida minimalista fomenta la concentración y la calidad, y desde un punto de vista teórico, esta visión no se corresponde con el hecho de ser multitarea.

Elige una tarea y mientras la completas, deja todo lo demás fuera.

¿Una llamada telefónica? Estar ahí para tu amigo/familia/cliente y dejar de ver el facebook. ¿Escribiendo un correo electrónico? Escríbelo bien, rápido, y elige no responder a los 25 mensajes que recibes mientras trabajas en ello. Si intentas leer un sitio web o un libro electrónico, cierra las 50 pestañas de tu navegador. Toma la decisión de concentrarte en una cosa a la vez, y deja de dividir tu atención en un montón de cosas que no son realmente importantes.

¿Comprobar tus mensajes de Facebook te ayudará a cumplir tu misión personal? ¿Es parte de tu IPT del día? ¿Explotará el mundo (o tu negocio) si esperas 25 minutos para responder? Si la respuesta a todas estas preguntas es «no», puede cerrar la ventana, ignorar la notificación e invertirse completamente en la tarea que DEBE hacer.

Automatización y sprint

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Un día llevé a cabo un experimento en el que hice una lista de todas las tareas que pensaba que tenía que hacer cada día y todas las que realmente hice durante 2 semanas. Lo que descubrí fue que había realmente MUCHAS tareas repetitivas.

He estado planeando twittear todos los días. Actualizaba la información de mi CRM varias veces al día. Durante estas 2 semanas introduje una tonelada de registros en mi software de contabilidad.

Pensando en cómo ser más productivo, me tomé el tiempo de buscar opciones de automatización (como conectar mi cuenta bancaria a mi software de contabilidad, configurar respuestas automáticas para ciertos tipos de correos electrónicos y usar IFTTT para volver a compartir mis tweets con mi otra red social automáticamente). Luego me tomé el tiempo de completar una serie de tareas de una sola vez.

Hay muchas opciones de automatización desarrolladas para hacer las tareas más simples y monótonas para usted. IFTTT tiene cientos de opciones para ayudarte con la automatización del envío de datos de las tablas de Excel a Trello.

Sprinter simplemente combina tareas similares y las completa todas a la vez, como programar una semana de Tweets.

Averigua qué tareas de tu lista pueden ser automatizadas, y cuáles son similares y pueden ser agrupadas para un sprint, y luego programa tu horario en consecuencia. Intenta no saltar al techo cuando veas cuánto tiempo has ahorrado, y cómo puedes ser más productivo.

Menos es más

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Hay muchas aplicaciones a su disposición. No caigas en la trampa de pasar más tiempo actualizando tu aplicación de la lista de tareas que el que tienes para completar tus tareas. No es así como aprenderás a ser más productivo. Puede sonar ridículo ahora, pero nos pasa a los mejores de nosotros.

Elija un lugar (aplicación, cuaderno, post-it en la pared) para usar como base del proyecto y recopile allí sus tareas pendientes. Sólo en este lugar.

Utilizo a Trello para manejar mi lista de cosas por hacer, así como cualquier otra cosa para mi negocio. Trello es mi cuartel general, ¿cuál es el tuyo?

Sé flexible

Los horarios rígidos y las listas de tareas programadas rara vez funcionan bien con los contratistas. Estamos acostumbrados a lo inesperado, ¿no? Una mentalidad minimalista te ayudará a cargar menos tu día y tendrás tiempo para lo que es realmente importante.

Crea un horario flexible y no te sientas culpable si te desvías un poco del plan.

El minimalismo significa sobre todo favorecer la calidad sobre la cantidad. Concéntrese en crear y entregar trabajos de alta calidad para impresionar a su público con su talento.

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