Cómo tener éxito en la gestión de las tareas del equipo

Cómo tener éxito en la gestión de las tareas del equipo

Finalmente llegó el final de la semana y dejaste a un lado la mayor parte de tu viernes para deshacerte de algunos asuntos pendientes.

Ya envió y respondió solicitudes, terminó proyectos pendientes y se preparó para que la próxima semana sea productiva . Te sientes bien con lo que lograste hacer … hasta que llega un correo electrónico a tu bandeja de entrada.

Es una respuesta de uno de sus compañeros de trabajo. Ella está respondiendo varias preguntas que le había enviado antes. Pero aquí está el problema: su mensaje es poco entusiasta.

Ella respondió sin rodeos, cuando dejó en claro que necesitaba más información. Ella no adjuntó los documentos de respaldo solicitados. Incluso tuvo la audacia de saltarse algunas preguntas por completo.

¿Y la guinda del pastel? Concluyó la respuesta incorrecta con una frase que pretendía sonar útil: «¡Avísame si puedo ayudarte con algo más!»

Estás apretando los dientes y apretando los puños, ¿verdad? No solo.

Desafortunadamente, es común tratar con compañeros de trabajo que son hábiles para sacar la papa caliente de la lista de tareas pendientes, es decir, hacen un trabajo mediocre y rápido solo para «devolver la pelota» y evitar cualquier tarea pendiente.

No hay duda de que esto es frustrante para quienes tienen que perseguir la pérdida, sin mencionar que ralentiza mucho el proceso. Pero, ¿por qué ocurre esto? Y, lo que es aún más importante, ¿qué podemos hacer al respecto dentro de la gestión de tareas del equipo? Esto es lo que necesita saber para evitar que estas patatas calientes se quemen en su mano cuando realiza un seguimiento de tareas en línea.

¿Por qué sucede esto en la gestión de tareas en equipo?

Si bien es fácil identificarse con el principio detrás de la analogía de la papa caliente, debes jurar que nunca serás tan insensible con tus propios compañeros de equipo hasta el punto de hacerlo aceptable.

“Hacemos este tipo de cosas todos los días cuando controlamos nuestros proyectos”, explica Timothy A. Pychyl, Ph.D., profesor adjunto en el Departamento de Psicología de la Universidad de Carleton en Ottawa, Canadá. «Un día, tal vez tienes una tarea que estás evitando de todos modos, y al día siguiente te sumerges en esa tarea porque tienes una aún peor que evitar».

El acto de repasar las tareas pendientes es habitual en el control diario de las tareas del equipo. Sin embargo, existe una gran diferencia entre postergar sus propias tareas y poner la responsabilidad en otra persona. A esto último se le llama indolencia social (“social loafing” en inglés), es decir, la tendencia que tiene una persona a aportar menos en un esfuerzo grupal que si fuera el único responsable de esa tarea.

“Desde la perspectiva de la personalidad, las personas que [cambian constantemente las tareas a otras] tienen un bajo nivel de conciencia como rasgo de personalidad porque eligen tomar el atajo”, continúa el Dr. Pychyl. «Están dispuestos a hacer un trabajo a medias y decir ‘¡Hice mi parte!’, Pero su parte se hizo mal».

Pero … ¿por qué seguir haciendo esto?

El problema es que las personas que transfieren responsabilidades de esta manera sí tienen una ventaja a corto plazo. Piénselo: la sensación de lograr algo es genial, ¿no? Nos sentimos gratificados cuando sacamos una cosa más de la lista de tareas pendientes.

Esto es gracias a la química de nuestro cerebro. Cuando terminas una tarea, tu cerebro libera una sustancia química llamada dopamina . Cuando esa sustancia llega al centro de recompensa de su cerebro, tiene una sensación de placer y se siente inspirado a repetir la actividad que le provocó esa sensación.

Entonces, para aquellos de ustedes que trabajan duro, este aumento de dopamina puede ser un incentivo efectivo para seguir acortando su lista de tareas pendientes. Pero que los campeones eliminen la patata caliente de la lista de tareas pendientes, genera una sensación de satisfacción completamente falsa y, al final, eso es lo que perpetúa el ciclo.

¿Las patatas calientes siempre se queman en tu mano?

«Esto tiene que ver con problemas estructurales en el trabajo», dice el Dr. Pychyl. «Estas personas sobrevivirán y progresarán en lugares donde puedas hacer estas cosas sin sufrir muchas consecuencias».

Entonces, el secreto para lograr que tus compañeros de trabajo dejen de actuar de una manera tan frustrante es sorprendentemente simple: habla abiertamente con ellos . Ten conversaciones difíciles. Dígale a esa persona que sus esfuerzos a medias le están afectando.

Según una investigación realizada en la London Business School, la ambigüedad en el control de las tareas del equipo puede tener efectos muy negativos en la colaboración. En otras palabras, cuando las personas no saben exactamente cómo administrar las tareas y lo que deben hacer, es poco probable que hagan lo que deben hacer.

Entonces, cuando le pida algo a su compañero de equipo, tenga claras sus expectativas. Diga exactamente lo que necesita y cuando lo necesita. Elimina el riesgo de confusión o transferencia de culpa.

Sé lo que estás pensando: si esa persona tiene un nivel bajo de conciencia, ¿por qué le importaría lo que tengo que decir?

No tengas dudas: tu conversación no cambiará radicalmente la personalidad de esa persona y la convertirá en una persona amable y servicial. Sin embargo, al dejar en claro que este comportamiento no será tolerado, aclara las expectativas de cómo desea que ocurra la colaboración.

«Su comportamiento no solo está definido por su personalidad, sino también por situaciones», agrega el Dr. Pychyl. “Todos reaccionamos a la situación que nos rodea. Y, si el ambiente de trabajo carece de estructura y responsabilidad, esto permite que prevalezcan rasgos de personalidad muy negativos y, en última instancia, da como resultado un comportamiento negativo, como la transferencia de responsabilidades ”.

También vale la pena asegurarse de ser claro desde el principio acerca de sus expectativas al comunicarse con ese miembro del equipo que no contribuye. Al aclarar la tarea y exigir más de la situación, quizás inspire a este colega a esforzarse más.

Una forma segura de poder expresarte con este nivel de claridad, por directo o inseguro que seas en el trabajo, es trabajar junto a tu equipo para establecer una estructura específica para cualquier solicitud que vaya más allá de una simple pregunta:

  • Haga una lista con un resumen simple para que la gente complete toda la información necesaria para iniciar el proyecto.
  • Cree una plantilla de correo electrónico para que la utilicen los miembros del equipo, lo que les ayudará a asegurarse de que no se olvidan de nada importante y, por lo tanto, no generan más trabajo para otra persona como consecuencia.
  • Establezca un patrón de “ruta de responsabilidad” cuando no esté claro quién debe manejar la demanda, en lugar de pedirle al gerente que tome la decisión final.
  • Finalmente, pida a cada miembro del equipo que comunique sus fechas límite ideales y los detalles requeridos para el proyecto.

Un redactor, por ejemplo, puede preferir tener tres días hábiles para devolver el borrador de la edición por correo electrónico, pero acepta recibir algunas solicitudes de última hora relacionadas con la gramática por chat.

«Si el ambiente de trabajo carece de estructura y responsabilidad, esto permite que prevalezcan rasgos de personalidad muy negativos y, en última instancia, da como resultado un comportamiento negativo, como la transferencia de responsabilidades».

– Timothy A. Pychyl, Ph.D., profesor asociado en el Departamento de Psicología de la Universidad de Carleton

Establecer y luego implementar estas pautas dentro del equipo transmitirá un mayor sentido de responsabilidad y actuará como un escudo contra cualquier dinámica interpersonal que pueda hacer que todo salga mal.

¡Libertad! Papa caliente, nunca más

Como muchas otras situaciones en el trabajo, no podemos controlar cómo se comportan nuestros compañeros de trabajo, pero podemos controlar cómo reaccionamos ante ellos.

No, esto no es un permiso para tomar represalias de manera inmadura. Por más gratificante que pueda parecer en ese momento, dar una respuesta cruzada para quejarse de la situación (más conocido en el mundo empresarial como hacer «mimimi») no conducirá a nada.

Pero eso no significa que deba agachar la cabeza y seguir trabajando de una manera claramente irrespetuosa y contraproducente. En cambio, la próxima vez que alguien arroje una papa caliente en su mesa o bandeja de entrada, deje en claro inmediatamente que su trabajo aún no ha terminado, que necesita más de su parte antes de tomar las riendas y tomar la siguiente. paso.

Comuníquese cuando las expectativas no se cumplan y esa persona no tendrá más remedio que llevar la papa caliente a su cocina para agregar un poco de picante.

Para bien o para mal, nos encantaría saber lo que piensa. Síganos en Twitter (

Lea también:  Por qué su lista de tareas diarias no va a ninguna parte

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