¿Cómo usan nuestros equipos internos Trello para la gestión de sus proyectos?

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Desde el principio, Trello como herramienta de gestión de proyectos se ha utilizado y evolucionado para satisfacer las necesidades internas de la empresa Trello. Trello es utilizado actualmente por 20 millones de usuarios en todo el mundo, y es administrado por un gran equipo de empleados que trabajan a distancia. Es imposible decir lo bien que Trello como empresa podría funcionar normalmente sin su propia herramienta de gestión de proyectos, con características de colaboración y mucho más.

Al utilizar nuestro propio producto en casa (un concepto llamado comida para perros), estamos siempre en primera línea para probar la aplicación, detectar y corregir errores y explorar los puntos fuertes y débiles de las nuevas características. Esto es mucho más fácil ya que usar Trello para la gestión de proyectos es parte de nuestra cultura corporativa.

En palabras de Marshall McLuhan, un intelectual canadiense, para nosotros «el mensaje es el medio». Lo que hacemos, cómo lo hacemos, por qué lo hacemos y dónde lo hacemos… todo está conectado a Trello como una herramienta, como una empresa, como un equipo y como una forma de trabajar.

Recientemente, hablamos con nuestros amigos de Zapier para explicarles las diferentes formas en que usamos Trello para colaborar, planificar y comunicarnos. Aquí hay un extracto de esas entrevistas con, como bonus, algunos consejos y trucos de nuestros Trellistas, con la esperanza de que esto pueda abrir nuevas perspectivas sobre cómo usar Trello explorando su potencial.

Como dijo Lauren Moon, Directora de Marketing de Contenidos de Trello:

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– Lauren Moon, Directora de Marketing de Contenidos

Gestión del proyecto en Trello con la lista de entradas

Valoramos mucho la comunicación y lo que está en juego, ya sea a través de múltiples zonas horarias, en Slack, o a través de los departamentos. Utilizando los tableros de Trello en toda la empresa, nuestra comunicación sigue siendo transparente y fácil de manejar a pesar de la complejidad del desafío.

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Más del 65% de los empleados de Trello trabajan a distancia, lo que hace que el uso de las herramientas online sea aún más crítico para asegurar una comunicación adecuada.

Dado que Trello es una empresa cuya estructura se basa en el funcionamiento del teletrabajo con un gran número de empleados de teletrabajo, Trello es la herramienta perfecta para apoyar la comunicación asincrónica de ideas y tareas. Una característica común de la mayoría de los equipos Trello es la adopción de una lista de «entradas» que puede ser utilizada por cualquiera para publicar un comentario, enviar una solicitud o hacer una pregunta al equipo.

Cuando el equipo de soporte tiene que hacer una solicitud a nuestros ingenieros como por ejemplo el equipo de iOS o Android, siempre saben a qué tablero y a qué lista dirigirse: «Así, un agente de soporte puede crear una solicitud a través de un tablero en la lista de entradas sobre un probable fallo. Sabemos que el equipo responsable revisará la lista al menos una vez a la semana», dice la especialista de apoyo Michelle Earhart.

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El departamento de marketing también utiliza esta lista de entradas para alojar ideas de contenido para el calendario editorial del blog. «Cuando alguien crea una tarjeta en nuestra lista de entradas, el equipo de marketing comienza una discusión sobre el contenido», explica Lauren. «Incluso si decidimos que el tema no se ajusta al blog, nos gusta pensar en una alternativa para que el contenido pueda seguir siendo publicado».

La lista de entradas permite gestionar un proceso de asignación de tareas idéntico en toda la empresa que respeta tanto el horario individual como la carga de trabajo de cada persona. ¿Cómo funciona? Pues bien, en lugar de un proceso descendente en el que la persona que hace la solicitud designará a una persona responsable de la tarea, creamos una dinámica de colaboración en la que la solicitud se asigna a todo el equipo, lo que significa que la persona más idónea y disponible puede designarse voluntariamente como responsable de atender la solicitud. Este método también promueve la comunicación transparente y la colaboración con el objetivo de «encontrar una solución» – en resumen, el espíritu de equipo (Todos juntos sí sí!!!).

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Consejos de productividad de todos

Las distracciones pueden descarrilar un día productivo antes de que tengas tiempo de cambiar tu estatus a «Ausente». El cambio constante de una herramienta a otra, mientras se le bombardea con notificaciones de la actividad en línea de los compañeros de equipo, hace que la gestión eficaz de los proyectos sea aún más difícil.

Trabajar en diferentes actividades usando el correo electrónico, Slack, Trello y otras herramientas de colaboración es una realidad diaria en Trello (y en la mayoría de las empresas hoy en día). Cuando Zapier nos preguntó cómo gestionan su tiempo los miembros de nuestro equipo, la diversidad de respuestas nos mostró lo impenetrables -y, más importante, lo únicos- que son los caminos hacia la productividad:

  • Anna Lewis, Directora de Reclutamiento, tiene su propia manera de usar a Trello usando una pizarra personal de «Tareas» para centrarse en las actividades importantes del día. Sólo necesita tres listas: «Diario» para las tareas del día actual, «Pop-Ups» (donde enumera las tareas que se le asignan durante el día), y «Hecho» («Hechos»), ¡la única lista que nos da placer cuando se llena! «La idea no es tener un calendario de tareas o una lista de tareas, sino más bien el ritmo diario. Soy un firme creyente en el ritmo de trabajo. De lo contrario, me dispersaría con demasiada facilidad». comment-utiliser-trello-gestion-projets-5
  • Nuestro Director de Marketing, JD Peterson, administra su tiempo desconectando a Slack y su teléfono por unas horas para concentrarse en un proyecto o idea. «Todos los días, dedico dos horas de mi tiempo sin ninguna distracción, de lo contrario me ahogo en demasiadas notificaciones».
  • Michelle maneja su agenda usando una técnica que ella llama «Chunking» («División»), organizando sus actividades entre la «mañana», la «tarde» y la «noche». «Puedo quedar atrapado fácilmente en una programación excesiva de tareas, así que me pregunto: ¿qué voy a hacer esta mañana? «Contesta mis e-mails, y luego trabaja en esos dos puntos». «Muy bien, ¿y qué vas a hacer por la tarde? Bueno… voy a responder mis e-mails, luego voy a monitorear Twitter y trabajar en este proyecto». «Me gusta escribir mi agenda en papel, es menos intimidante!».

A fin de reducir las distracciones y las notificaciones, fomentamos la máxima integración entre las diferentes herramientas que utilizamos. Cuando desarrollamos la aplicación Trello para Slack, fue un gran paso adelante: fuimos capaces de crear, gestionar y asociar mapas y cuadros de mando sin dejar a Slack. Para aumentar la productividad, es muy recomendable saber cómo usar Trello y Zappier juntos!

Utilizamos diferentes Zaps del Trello Zapbook para automatizar tareas como el archivo de solicitudes de apoyo, el envío de solicitudes y recordatorios, y las revisiones editoriales.

Cuando un empleado desea enviar un regalo a un contacto, rellena un formulario Wufoo que se envía a nuestro Gerente de la Comunidad. Automáticamente, un «Wufoo-Trello» zap envía la solicitud a la… (lo adivinaste…) lista de entradas de la tabla de regalos!

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