Cómo usar la analítica para mejorar y adaptar los flujos de trabajo de Trello para su equipo

Esta entrada de blog forma parte de la serie de charlas de Trello Day Replay, impartidas por miembros del equipo de Trello, Google y Typeform sobre las diferentes maneras en que están usando Trello para ser más efectivos en la vida y el trabajo. Para más inspiración, mira el resto de las charlas aquí.

Cada uno de nosotros crea y sigue procesos todos los días. Pero no es hasta esa tercera hora en el DMV, esperando renovar la licencia de conducir, que realmente empezamos a pensar en lo importante que es para que un proceso sea efectivo . Así que cuando estaba preparando mi charla para el Día de Trello, decidí concentrarme en cómo monitoreamos y analizamos el desempeño de nuestros procesos, y asegurarme de que continuamos mejorando, optimizando y manteniendo la efectividad.

Evaluando un proceso

A menudo, sólo discutimos los procesos que nos rodean cuando están fallando. Pero para evaluar realmente la eficacia de un proceso, hay que pensar en él objetivamente.

En primer lugar, considere algunas deficiencias comunes : cuellos de botella, pasos intensivos en tiempo, pasos intensivos en energía y caídas en la calidad . Tu equipo puede considerar que un proceso está completamente roto, cuando en realidad sólo tiene un cuello de botella que consume mucha energía y que le impide funcionar. Arreglar este problema podría restaurar el sistema con menos esfuerzo que una revisión completa.

En segundo lugar, considere las oportunidades de mejora: tareas paralelas y mejores prácticas vienen a la mente. Incluso si su proceso no está roto, si puede ser mejorado ejecutando algunas partes en paralelo, entonces puede liberar tiempo para que su equipo se concentre en otros desafíos.

Tomando estas observaciones y doblándolas en la iteración de su diseño, puede trabajar para evaluar, mejorar y tener éxito continuamente.

Usando los conectores Trello para evaluar mi proceso

Muchos de nosotros usamos Trello para dar estructura, consistencia y escalabilidad al caos de la vida y el trabajo. (La diversidad de procesos gestionados por Trello es asombrosa, desde el seguimiento de las hojas de ruta de los productos hasta la planificación de una boda). Pero para evaluar la efectividad de un proceso, ayuda a reunir datos objetivos. Afortunadamente, Trello ofrece una API que permite a los usuarios y servicios acceder a los datos de las actividades que tienen lugar en su tablero.

trello blog calendar workflow

En mi charla, demostré cómo acceder y analizar los datos de esta actividad usando un tablero Trello (ficticio) construido para manejar un proceso editorial, de revisión y publicación de un blog. Confesión: En lugar de usar la API de Trello en sí, traje un arma secreta llamada Zapier.

Zapier es una herramienta de automatización en línea que conecta aplicaciones sin requerir ningún código. Usando sus integraciones para Trello y Google Sheets, pude configurar una automatización que se registraba cada vez que una tarjeta del tablero se movía a una nueva lista. Con estos datos en Google Sheets, unas simples fórmulas revelaron cuánto tiempo pasaba cada tarjeta (o entrada de blog) en cada lista. Zapier también obtuvo otro dato rastreado en la tarjeta Trello, las URL de las entradas de blog publicadas, lo que hizo posible hacer coincidir las entradas de blog con su desempeño en Google Analytics.

En lugar de hacer un gráfico directamente en Google Sheets, me conecté a Data Studio con unos pocos clics y creé una visualización para entender las tendencias (¡un tablero pulido nunca perjudicó a nadie que buscara recursos para mejorar los procesos!)

Si quieres ver esta demostración completa, no dudes en ver mi charla (video de arriba). De lo contrario, sigue leyendo para ver lo que hemos aprendido.

blog time based on google analytics

El análisis demostró que las entradas de los blogs se desempeñan mejor cuando se publican en un lunes. Esta información me permite comenzar a redactar una mejor práctica , tal vez guiando al equipo para publicar contenido importante/de alta prioridad los lunes, y evitar los viernes por completo. Excavando un poco más, podría investigar e identificar otras mejores prácticas, como el número óptimo de publicaciones en un día.

timetable in Data Studio

Análisis posteriores mostraron que el tiempo para revisar una entrada de blog varía ampliamente. Si bien no tengo el poder de cambiar la rapidez con la que el equipo desarrolla y redacta las ideas, puedo trabajar para asegurar que el tiempo de revisión sea consistente y conciso, de modo que un artículo redactado pueda ser publicado lo más rápido posible. Mejorar esta etapa de mi proceso puede requerir la contratación de más revisores, o la creación de plantillas/listas de verificación estandarizadas para la revisión.

La solución no es el foco aquí. Más bien, los datos me muestran un potencial cuello de botella o una caída en la calidad de mi proceso (funcional) existente. Ahora tengo un punto para experimentar y mejorar .

Lo que realmente me gusta de usar Trello con Zapier y Google Sheets es lo fácil que es personalizar para mi caso de uso. Trello es mi proceso, y mi equipo es capaz de trabajar mejor para ello.

El Zapier es una gran herramienta para conectar Trello y Hojas, llevando los datos de actividad de mi proceso a un medio que puedo visualizar, con la ventaja de ser amigable para los nuevos usuarios y no requerir habilidades de desarrollo.

Y Sheets y Data Studio son herramientas de colaboración para realizar análisis de datos, lo que me permite traer fácilmente a los expertos e interesados cuando es necesario.

¿Qué sigue?

No importa qué procesos gestione Trello para nosotros, tenemos que asegurarnos de que seguimos manteniendo su eficacia.

Entonces, ¿cómo puedes empezar a analizar tus propios tableros y flujos de trabajo de Trello?

  • Recomiendo que crees tu propio Zap usando el nivel libre de Zapier.
  • Si te interesa utilizar el complemento de Google Analytics (si resulta ser parte de tu análisis), hay más información en este artículo de soluciones.
  • Y por último, puedes empezar fácilmente con Data Studio siguiendo el camino de inicio en la documentación de soporte.

aliciamw_headshot_circle_small_(1) El experto en datos @presactlyalicia revela cómo @Google aplica los conocimientos analíticos a @Trello para mejorar el funcionamiento de los equipos. #TrelloDayReplay Tweet This @TRELLO

También los invito a seguirme en Twitter y Medium, donde hablo sobre el análisis de datos con G Suite y Google Cloud Platform. ¡Y extiendan la mano! ¡Me encantaría escuchar sus propios descubrimientos!

¿Quieres más inspiración de los usuarios de Trello y los miembros del equipo? Esta entrada del blog es parte de la serie Trello Day Replay. Echa un vistazo a más charlas aquí.

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