Cómo usar la clase de negocios Trello como un profesional
¿Estás listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel con Trello Business Class?
En este artículo, estoy investigando todas las formas en las que puedes sobrecargar a tu equipo y obtener el máximo de tu dinero en clase ejecutiva. Desde la automatización del flujo de trabajo y las nuevas y potentes funciones hasta la seguridad adicional de administración, tu equipo no sólo podrá obtener un impulso en la productividad y la colaboración, sino que también tendrá la tranquilidad que conlleva una mejor organización y administración del equipo.
Empieza con: Automatización avanzada del flujo de trabajo con Butler
Las tareas tediosas y la sobrecarga mental del trabajo diario le roban a tu equipo el tiempo y los recursos que se necesitan para trabajar de forma más inteligente. Trello Business Class realmente aumenta la productividad cuando tus flujos de trabajo se automatizan con Butler. Crea un proceso definido para hacer avanzar las tareas automáticamente, mantener los tableros organizados y asegurarte de que nada importante se desliza por las grietas sin escribir una sola línea de código.
El Butler Power-Up permite a los miembros del equipo crear reglas, botones de tableros y tarjetas, y automatizaciones basadas en fechas con comandos de lenguaje natural. Es como el Mad Libs de la productividad. Simplemente selecciona qué tareas te gustaría que Butler realizara, y un disparador para iniciar la rutina.
Por ejemplo, se podría construir una regla que establezca que cada vez que se pase una tarjeta a la lista de «Hecho», todos los elementos de la lista de verificación de la tarjeta se marquen como completos, se marque la fecha de vencimiento como completa, se eliminen todos los miembros de la tarjeta y se notifique a todos los interesados.
Esto es sólo la punta del iceberg de la productividad cuando se trata de Butler. En minutos, puede configurar automatizaciones que pueden preparar su tablero para el comienzo de cada nueva semana, construir un proceso infalible para mover las tareas en la línea con el clic de un botón, o identificar fácilmente las tarjetas que corren el riesgo de no cumplir con su fecha límite y presentarlas a los gerentes y más. Para una inmersión profunda en todo lo que Butler tiene que ofrecer, mira esta entrada de blog o la reciente grabación de un seminario web. O puedes dirigirte directamente y añadir el potenciador de Butler.
Mantener las tarjetas organizadas con campos personalizados
¿Alguna vez has deseado poder añadir más estructura a las tarjetas Trello de tu equipo? ¿Cansado de recorrer las descripciones y comentarios de las tarjetas cuando se trata de encontrar información importante?
Ahora, puedes organizar la información importante de manera uniforme en las tarjetas Trello y tenerla siempre disponible de un vistazo con los campos personalizados.
Añade casillas de verificación, fechas, listas desplegables, campos numéricos y campos de texto a las tarjetas con el potenciador de campos personalizados para crear la claridad y el contexto que tu equipo necesita para mejorar su proceso. Ya sea que se trate de campos numéricos para dimensionar proyectos y tareas, campos de fechas adicionales para hitos importantes o cronogramas de campañas de marketing, menús desplegables de SKU para administrar pedidos de clientes y más, Custom Fields lo tiene cubierto.
Además, los campos se pueden ordenar en cualquier orden y se pueden alternar para mostrarlos en el frente de una tarjeta.
Los equipos de Business Class también pueden aprovechar el poder de Butler junto a los Campos Personalizados, ya sea clasificando las tarjetas por los datos de los Campos Personalizados, actualizando automáticamente los campos o activando Reglas basadas en los campos. Por ejemplo, si se hace clic en una casilla de verificación de «Alta prioridad», puede activar una regla que mueva automáticamente la tarjeta de una lista de «Entrantes» a una lista de «Por hacer», establezca la fecha de vencimiento y asigne un miembro a la tarjeta.
BC Consejo rápido: ¿Tienes búsquedas que estás haciendo regularmente y te encantaría una mejor manera de no tener que recordarlas? Crea búsquedas guardadas de tus consultas más populares para ahorrarte un tiempo precioso y la necesidad de escribir.
Mira los proyectos en vistas de calendario y mapa
Trae una nueva perspectiva a tus tableros con los potenciadores de calendario y mapa y visualiza tus tareas por sus fechas y lugares de vencimiento de una manera totalmente nueva.
Dado que muchas tareas se basan en el tiempo, como los calendarios editoriales o la planificación de eventos, el Encendido del Calendario permite a los miembros ver cómo las tarjetas con fechas de vencimiento se relacionan entre sí a través de los días, semanas y meses.
Para los equipos que requieren hacer trabajos en el campo o con clientes en varios lugares, como contratistas, agentes de bienes raíces o equipos de ventas, habilitar el Encendido de Mapas en un tablero permite a cualquiera agregar una ubicación a una tarjeta y ver todas las tarjetas en un mapa.
Lo mejor de todo es que ambas vistas están disponibles en dispositivos móviles, así que, tanto si estás en una sala de conferencias realizando tareas de última hora antes de la hora del espectáculo, como si estás inspeccionando sitios de trabajo recientes, tus tareas importantes nunca estarán fuera de la vista.
BC Consejo rápido: ¿Trabajas con clientes o interesados externos y quieres darles acceso a un tablero sin derechos de edición? Añádelos como un Observador.
Libera el poder de los potenciadores ilimitados
Habrás notado que Butler, Custom Fields, Calendar y Map son todos Power-Ups, los cuales, si no lo sabes, son características e integraciones que pueden ser añadidas a los tableros para personalizar mejor los tableros para manejar cualquier proyecto. Los equipos de clase empresarial pueden agregar potenciadores ilimitados a sus tableros, lo que abre un montón de posibilidades para construir flujos de trabajo que conecten las aplicaciones que tu equipo más utiliza.
Además de los potenciadores anteriores, otros potenciadores populares incluyen Voting, Card Snooze y Card Repeater, además de más de 100 integraciones con aplicaciones de terceros e integraciones de servicios en los que ya confías (o de los que aún no te has enamorado).
Las integraciones incluyen Slack, Google Drive, Salesforce, Jira e InVision, y hay muchas opciones para añadir funciones como el seguimiento del tiempo, la sincronización, el análisis, los informes y más.
Entonces, ¿cómo pueden los Power-Ups convertir su tablero en el centro de productividad definitivo para su equipo?
Imagina que estás en un equipo de ventas y usas un tablero Trello para manejar las revisiones de contratos con tu equipo legal. Así es como habilitar un puñado de potenciadores puede subir el nivel de tu juego:
- Lleve la información importante sobre el plomo directamente a su tablero desde Salesforce.
- Crear un proceso para involucrar automáticamente a los miembros del equipo legal con las tareas requeridas a través de Butler.
- Utilice los campos personalizados para mantener toda la información legal organizada en un solo lugar.
- Gestionar y acceder de forma segura a los documentos importantes adjuntos a las tarjetas con Box.
- Se le notifica en Slack instantáneamente cuando surgen preguntas, se completan tareas, o simplemente para celebrar las victorias.
Configurando estos procesos de esta manera se puede minimizar el cambio de contexto a través de múltiples aplicaciones y ahorrar tiempo al minimizar el margen de error o la mala gestión de la información. Si aún no has echado un vistazo, consulta nuestro directorio de Power-Ups.
Tenga en cuenta que algunos socios de Power-Up requieren una suscripción separada para su servicio.
Organizar las juntas de equipo con las colecciones
Con tableros de equipo ilimitados en la clase de negocios, tu equipo puede abordar proyectos ilimitados, pero también pueden crear un montón de desorden administrativo. Es por eso que hemos construido colecciones para los equipos de la clase ejecutiva.
Con Colecciones, puedes organizar fácilmente los tableros dentro de tu equipo por departamento, iniciativa, proyecto, etc. Esto hace que sea realmente fácil para cualquier persona en Marketing, por ejemplo, para la superficie rápidamente todos los tableros relacionados con el Marketing, o para cualquier miembro del equipo que trabaja en el «Proyecto Secreto X» para la superficie todos los tableros relacionados con ese proyecto.
Para acceder a Colecciones:
- Dirígete a la pestaña de Juntas en la página de tu equipo.
- Haga clic en «Crear una colección» para añadir una nueva colección.
- Haz clic en el signo + debajo de cualquier ficha de un tablero y selecciona la Colección para añadir un tablero a la misma.
Los tableros se pueden añadir a tantas colecciones como sea necesario, y puedes filtrar y clasificar las colecciones desde la sección izquierda de la página de tableros. Los tableros también se pueden agregar a las Colecciones desde un tablero mismo desde el menú de tableros, haz clic en «Más», luego en «Colecciones» y luego agrégalo o crea una nueva Colección. ¡Viva la organización!
BC Consejo rápido: ¿Preocupado por los cuellos de botella en tu flujo de trabajo o por que las listas se hagan demasiado largas? Habilita el encendido de los límites de las listas para obtener una señal visual cuando las listas superen su umbral.
Controles de administración para mayor seguridad
A medida que su equipo crece, asegurarse de que está preparado no sólo para el éxito, sino también para la seguridad, es vital. La clase de negocios ofrece una serie de características para asegurarse de que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los tableros de equipo y vale la pena tomarse unos minutos para asegurarse de que todo está en orden:
- Restricciones para los miembros del equipo: Asegúrate de que nadie fuera de tu empresa se añada a tu equipo estableciendo restricciones de pertenencia al equipo por dominio de correo electrónico.
- Restricciones para la creación de tableros : Establece quién puede crear tableros privados, visibles en equipo y públicos. Estos pueden ser establecidos para permitir a cualquier miembro del equipo, sólo a los administradores, o a nadie. Esto es realmente importante si te preocupa que los miembros del equipo creen foros públicos.
- Restricciones para la eliminación de la Junta: Lo último que quieres es que se borre un tablero importante. Establece qué miembros del equipo pueden borrar los tableros privados, los visibles y los públicos.
- Invitar a invitados a las tablas : Una manera fácil de asegurarse de que nadie fuera de su equipo sea añadido a las tablas del equipo.
BC Consejo rápido: ¿Tiene un miembro del equipo que se va pero no quiere perder el historial de las tarjetas en las que está? Desactívalos de la pestaña de miembros y facilita la reasignación del trabajo.
Aprende más sobre la clase de negocios Trello
¿Estás listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel? Ve a trello.com/business class y desbloquea el potencial de tu equipo.
¿Quieres saber más sobre Business Class y ver estas características en acción? Únete a nuestro webinar gratuito de Business Class el miércoles 15 de mayo a las 2 PM EDT – ¡Inscríbete aquí !
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