Cómo usar Trello como profesional: Tuto para tontos, buenos y expertos
Trello es una herramienta muy simple en la superficie, pero cuando la miras más de cerca, descubres lo dinámico y eficiente que es, cualquiera que sea el proyecto. Millones de personas y empresas de todo tipo y tamaño utilizan Trello como herramienta para gestionar todo, desde la comunicación del equipo en el trabajo, los procesos de integración corporativa, el soporte técnico, el organizador de tareas semanales e incluso la planificación de las comidas.
Trello está repleto de funciones, atajos y potenciadores que aumentarán su eficiencia y productividad en el trabajo y en casa. ¿Quieres saber cómo funciona Trello, o ya eres un ávido usuario pero quieres saltarte el quinto grado y aprender a usar Trello en todo su potencial? ¡Entonces entra en el coche!
Tomar atajos
Trello está lleno de atajos de teclado. Permiten hacer todo en un mapa, desde archivarlo hasta moverlo, añadiendo y eliminando miembros o etiquetas, con un solo clic. Puede pulsar «?» en cualquier momento para abrir esta página. (¿Un atajo de atajos? Impresionante, ¿no?) Pero me gustaría mostrarle algunos de mis favoritos.
Mi súper favorito es el atajo «b» que abre el menú de tablas y te permite buscar cualquier otra tabla al instante. Presiona «b», escribe las primeras letras de la tabla que buscas, presiona Enter, y listo. Esta es la forma más rápida de cambiar de mesa.
Otro atajo que me encanta es «f» que abre el filtro del mapa en un tablero. Puedes empezar a buscar mapas al instante por el título. El filtro también sugerirá miembros y etiquetas, así que puedes empezar a escribir «da» y aparecerá la sugerencia «Daniel». Presione Enter para ver las tarjetas asignadas. Presione «x» para borrar un filtro.
Puedes ver la lista completa de los atajos de teclado de Trello aquí, te ayudarán a aprender a dominar todas las sutilezas de Trello para convertirlo en una herramienta terriblemente efectiva.
@ mentions
¿Necesitas llamar la atención de otro miembro de la junta? Puedes mencionarlo en un comentario de la tarjeta y él recibirá una notificación. Una vez más, la auto-escritura le permite empezar a escribir «@» y aparecerán sugerencias de nombres.
Doble clic para añadir una lista o un mapa de Trello
Puedes hacer doble clic en cualquier espacio libre de una mesa para abrir la ventana «Añadir lista». Trello es lo suficientemente listo para saber que ha pulsado entre «En progreso» y «Hecho» e insertará la nueva lista allí.
También puedes hacer clic entre dos mapas para crear uno en ese lugar de la lista. ¡A veces no quieres que tu nueva tarjeta termine en el fondo!
Estas técnicas te ahorrarán tiempo y no tendrás que recorrer todo el cuadro.
Arrastrar, soltar y pegar los accesorios
Puedes arrastrar varios archivos de tu escritorio a un mapa para descargarlos. Esto es genial si quieres compartir capturas de pantalla, imágenes o documentos que requieren la colaboración de todo el equipo. También puedes arrastrar imágenes de otros sitios web a tus mapas.
¡Pero eso no es todo! También puedes pegar imágenes en la aplicación Trello. Sólo encuentra una imagen en la Web, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona «Copiar imagen», abre o pasa por encima de un mapa y pulsa «comando + v» (Mac) o «control + v» (Windows). Esto funciona con cualquier imagen de tu portapapeles.
Pero espera, ¡todavía no ha terminado! También puedes arrastrar los enlaces de tus sitios favoritos a Trello. Los metadatos se integrarán en el mapa. Así que, por ejemplo, si estás buscando recetas en Pinterest y quieres guardar una en tu tabla de planificación de comidas, todo lo que tienes que hacer es un pequeño gesto:
¡Wow! Increíble.
Cómo funciona Trello con Google Drive
Hablando de archivos adjuntos, puedes descargar archivos directamente de tus cuentas de Dropbox y Google Drive. Abre un mapa, haz clic en «Adjuntar un archivo…» en la barra lateral, luego selecciona «Dropbox» o «Google Drive». Entra en tu cuenta si no lo has hecho ya y selecciona tus archivos. ¡Eso es! Sus archivos se comparten con todos.
Trello también ofrece un Power-Up para Google Drive. Te permite crear y adjuntar todo tipo de archivos de Google. Estos se integrarán en el reverso del mapa para facilitar su visualización:
Copiar una tabla, lista, mapa o lista de verificación
¿Tiene un cuadro o un mapa que le gustaría usar como plantilla? Puedes copiarlos. Para una tabla, haga clic en el botón «Opciones», luego seleccione «Copiar tabla…» del menú. Para una lista, haga clic en el menú de la esquina superior derecha de la lista y seleccione «Copiar lista…». Para un mapa, abre el menú «Más …» en la parte posterior del mapa y selecciona «Copiar …». También puedes copiar elementos de otras listas de verificación en tu tabla cuando crees una nueva. Simplemente haga clic en el botón «Agregar lista de verificación…» en la barra lateral del mapa y seleccione una opción en «Copiar elementos de…».
Emoticonos de contacto
A veces no es necesario comunicarse con palabras cuando se comenta una tarjeta de Trello. Con los emoticonos, puedes comunicar fácil y rápidamente tus pensamientos sobre el comentario de alguien. Para añadir una reacción a un comentario, simplemente haga clic en el icono de emoticono debajo del comentario y seleccione uno. O haga clic en un emoticón que ya ha sido añadido para reforzar el mensaje.
Arrastre la tabla para desplazarse por las listas
No siempre es práctico desplazar una mesa horizontalmente. Para facilitarte la vida, hemos añadido la posibilidad de arrastrar una tabla para desplazarse por las listas. Simplemente encuentra un lugar libre en la mesa, haz clic y mantén pulsado, y luego arrastra a la izquierda o a la derecha para desplazar la mesa. Es mucho más fácil que encontrar la barra de desplazamiento y arrastrarla.
Acción en serie en las listas
¿Alguna vez has necesitado mover o archivar todas las tarjetas de una lista, como todo lo que está en tu lista de «Hecho»? Ahora es muy fácil. Pase el cursor sobre el título de la lista, haga clic en el botón de menú en la esquina superior derecha y seleccione «Mover todas las cartas de esta lista…» o «Archivar todas las cartas de esta lista…».
Gestión de la notificación de Trello
¿Trello permanece abierto en tu navegador o en tu escritorio todo el día? Si utilizas Chrome o Safari, tu navegador puede generar notificaciones en el escritorio. Sólo haga clic en el botón de notificaciones en el encabezado y seleccione «Permitir notificaciones de escritorio …» en el menú. Ahora, cuando recibas una notificación, aparecerá una pequeña ventana con esa notificación en la esquina del escritorio, tanto si la pestaña está activada como si no.
También puede organizar fácilmente sus notificaciones en la aplicación Trello con el hilo de notificación. Cuando se accede al panel de notificaciones, aparecen opciones como «Filtrar por no leído» y «Marcar como leído». Estas opciones le permiten categorizar rápidamente la información que recibe y seleccionar sólo los elementos no leídos que desea conservar en un momento dado.
Para marcar un elemento como leído (o no leído), simplemente haga clic en el círculo a la izquierda de cualquier notificación:
Al seleccionar «Filtrar por no leído», sólo verá estas notificaciones. Si selecciona «Mostrar todo» volverá a la lista principal de todas las notificaciones en orden cronológico.
Todas las funciones de notificación están disponibles en la web, en el escritorio y en el teléfono móvil. Para saber más sobre esta característica, ¡haz clic aquí!
Tu caja de herramientas personal para llevar a todas partes
Todo profesional debería tener su tabla de Trello en el bolsillo. Tenemos justo lo que necesitas. Trello está disponible en iPhone y Android. Así que la próxima vez que vayas al supermercado, no tendrás que buscar tu lista y tu bolígrafo. Sólo abre la aplicación Trello en tu smartphone y empieza a marcar los artículos de tu lista y a colocarlos en tu carrito.
Bebe mucha agua, duerme ocho horas por noche y come tres comidas completas al día.
Nada que ver con Trello. Sólo un buen consejo.
Hasta ahora, hemos hablado de las características que hacen que usar la herramienta Trello sea súper rápido. Y no estamos ni cerca de agotar todas las cosas geniales que puedes hacer en Trello. ¿Estás listo para el próximo paso de Trello como profesional?
¡Vámonos!
Nuevos atajos de teclado
Este práctico gráfico presenta todos los atajos de teclado disponibles en Trello.
Use el atajo » t » para cambiar el título del mapa y el atajo » e » para cambiar la descripción del mapa. También puedes pasar el cursor sobre un mapa, presiona uno de ellos y el mapa se abrirá. Entonces puedes empezar a editar el campo elegido.
Al crear un mapa, puedes mantener pulsada la tecla «shift» y pulsar «enter» para crear y abrir un mapa inmediatamente. Esto es mucho más divertido que pulsar intro, cerrar el diálogo y hacer clic en el mapa para abrirlo.
También puedes pulsar » j » y » k » en tu teclado para seleccionar el mapa por encima o por debajo del mapa actual. Hacen lo mismo que las flechas de arriba y abajo. Presiona » entrar » con un mapa seleccionado para abrirlo. También puedes pulsar » n » mientras se pasa el cursor por encima de un mapa para abrir el diálogo del mapa justo debajo del mapa seleccionado.
Como siempre, puedes pulsar » escape » para cerrar y cancelar cualquier campo abierto, menús desplegables o ventanas de diálogo editables.
Aquí está la lista completa de atajos. Y si tienes una pregunta mientras estás en tu tablero, sólo presiona » ? » para mostrar los atajos para una consulta rápida:
Ahora puedes ir a sexto grado.
Crear varios mapas y elementos de la lista de control en un solo clic
Añadir manualmente varios mapas o elementos de la lista de control puede resultar rápidamente tedioso. Si tienes tu lista de control en una hoja de cálculo o un documento de Word, tienes que hacer algunas piruetas para convertirlas en mapas de Trello: seleccionar el texto, copiar, cambiar las aplicaciones, pegar, hacer clic en entrar, cambiar las aplicaciones de nuevo, seleccionar el nuevo texto, copiar… Argn.
¡Bueno, ya no es un problema! Cuando desee crear varios mapas o elementos de listas de verificación al mismo tiempo, puede copiar una columna de la hoja de cálculo o una lista separada por nuevas líneas de un procesador de texto, pegarla en el cuadro de diálogo del mapa donde desee agregar una lista de verificación y, a continuación, hacer clic en Agregar.
Se creará un nuevo mapa o lista de control para cada línea de la lista. Esto no interferirá con el método rápido y fácil de presionar Enter para crear un nuevo mapa. Pero sólo funciona cuando se pega el texto. Esto te ahorra un poco de tiempo cuando lo necesitas.
Características de la lista de control de Trello
Resulta que la gente usa las listas de control bastante a menudo. Así que hay varias maneras de hacerlos más flexibles. Para empezar, puedes reorganizar las listas de control . Sólo tienes que hacer clic y arrastrarlos. También puedes arrastrar los elementos de la lista de control entre varias listas de control , en caso de que quieras mover todos los elementos de la lista de control a la lista de control de tu colega Amy, por ejemplo. Las listas de verificación aparecen en el orden en que las creaste, no por orden alfabético.
Si ha marcado muchos elementos de su lista de verificación y ya no necesita mostrarlos, simplemente haga clic en «Ocultar elementos completados» en su lista de verificación. Estos elementos serán eliminados para que tengas una lista limpia al completar tus tareas.
Mapas y tableros integrados y encuadernados
Una vez que seas un profesional de Trello, probablemente tendrás toneladas de gráficos, mapas y aplicaciones que usarás a diario. Puede ser difícil seguirles la pista a todos. Pero hemos quitado la pared entre los tableros para que puedas integrar los tableros y mapas de Trello con tus aplicaciones favoritas como Bitbucket, Dropbox Paper, appear.in, Confluence Cloud, y muchas otras.
Al integrar los mapas y gráficos de Trello en las aplicaciones que se utilizan para planificar, trabajar y comunicarse, los equipos pueden mantenerse en contacto y ver quién está haciendo qué (y lo que hay que hacer) sin cambiar de aplicación.
Puedes gestionar proyectos de tablas y mapas múltiples añadiendo tablas y mapas de Trello como adjuntos de mapas. Es muy simple: en la web o en su escritorio, haga clic en el botón «Archivos adjuntos» en el reverso de un mapa, seleccione Trello, luego busque o introduzca la URL que desea adjuntar. Trello también recuperará automáticamente los últimos cinco mapas y cartas que visitó para ahorrarle tiempo.
Otra forma sencilla de adjuntar un mapa o tabla relevante es copiar la URL de la ventana del navegador pasando el ratón por encima del mapa al que desea adjuntarlo y pulsando Cmd + V. De hecho, puedes pasar el ratón por encima de cualquier mapa y pulsar Cmd + C para copiarlo, y luego por encima de otro mapa y pulsar Cmd + V para pegarlo.
En tu teléfono móvil, toca el icono de un mapa o una tabla y selecciona «Copiar enlace». A continuación, abra el mapa al que desea añadirlo, seleccione el icono de adjuntar y seleccione «Adjuntar el enlace copiado».
Si buscas más formas de perfeccionar tus habilidades de Trello, consulta nuestra Guía de inicio para saber más sobre las características y configuraciones. Y si estás listo para aprender más sobre los Power-Ups, trello gold y Business Class, Trello Home, y cómo personalizar tus tablas, lee la Parte 3 de Cómo usar Trello como una Serie Pro aquí.
En este punto, estamos seguros de que ya sabes cómo usar Trello correctamente, y estás a punto de convertirte en un verdadero experto. Conoces todos los atajos, sabes cómo integrar los mapas en las aplicaciones y conoces todos los trucos de tus tableros y mapas para hacer más y más con facilidad.
Pero como sabes, como lector inteligente y altamente productivo, es esencial mantenerse continuamente informado para que tus habilidades se mantengan frescas y relevantes. Así que vamos a aprender más sobre las configuraciones y características de trello de inmediato para que puedas mostrar a tu equipo todos los consejos y trucos que acabas de descubrir.
Añade potenciadores a tus cuadros de Trello
Nos comprometemos a hacer que su experiencia sea lo más sencilla posible. Si no es algo que todo proyecto necesita (como comentarios, listas de verificación o archivos adjuntos), entonces esta característica no será directamente visible en su tablero. Pero siempre queremos proporcionar funcionalidad adicional a quienes la necesitan. Descubre los Power-Ups de Trello y personaliza tu tablero de mandos!
Tenemos más de 100 Power-Ups para aplicaciones populares como Slack, Google Drive y Bitbucket. Y eso no incluye los miles de Power-Ups privados y personalizados diseñados por nuestros usuarios para satisfacer sus necesidades empresariales. Puede ver los potenciadores disponibles en nuestro directorio de potenciadores.
Para activarlos, abra el menú
