Usa Trello como CRM Gratuito
Muchas personas que tienen un negocio online y aún, empresas, concentran sus energías en generar nuevos clientes mediante estrategias de marketing, promoción y publicidad.
El problema viene cuando los consiguen. No todo contacto debe ser una venta. Hay información importante que debe ser dada a conocer, se debe tratar con un un miembro más de la familia y preguntarle cómo está y qué necesita.
Entonces, ¿qué hacer una vez que has conseguido los clientes? y ¿qué pasa con los clientes actuales?
Una estrategia fuerte y consistente implica la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y las soluciones adecuadas a sus necesidades.
¿Qué es un CRM?
El CRM ó Customer Relationship Management se define como la gestión de las relaciones con los clientes. No se trata de una app o un software, es una manera en la que tomas una idea o estrategia a seguir en tu negocio o para la empresa, apoyada por un sistema que hará que puedas mantenerte conectado/a con ellos.
¿Qué herramientas sirven como CRM?
Cualquier gestor de correos puede servir para mantener el contacto, enviar promociones, hablarles de un próximo producto o servicio mejorado, entre muchas otras acciones.
El CRM dentro de un negocio o empresa está compuesto por multitud de funciones como telemarketing, atención telefónica o por correo electrónico, garantía de producto, e-commerce, entre otras.
Y su finalidad es reunir y tener datos relacionados con cada cliente y con la información que se les proporciona, en un documento.
Aquí es donde entra Trello.
¿Cómo usar Trello como herramienta de CRM gratuita?
Trello es una herramienta que nos permite llevar a cabo infinidad de opciones para integrar en nuestro tablero, muy útiles para un calendario o como parte de un proyecto.
Si vendes productos o servicios a través de tu negocio online y estás administrando a tus clientes potenciales en herramientas básicas como una hoja de cálculo o un documento, seguramente te habrás dado cuenta de que necesitas muchas más herramientas y opciones para manejar los datos, las fechas y un sin fin de aplicaciones.
Trello te ofrece una opción intermedia entre herramientas de datos avanzadas, fácil de usar.
Si quieres descargar trello gratis pincha aquí
A continuación te mostraremos paso a paso cómo construir un sistema CRM o sistema de Customer Relationship Management con Trello.
1. Comienza con el diseño del tablero adecuado
Lo mejor es que cuentes con un programa de CRM con una lista para cada etapa de tu embudo de ventas.
Puedes iniciar con las etapas previas del embudo de ventas como “buscar contacto” o “están considerando” para terminar en las etapas que contengan las palabras «comprando» o «primera venta» y así sucesivamente. Cada uno de esos puntos de contacto representará una lista de Trello.
Es como si tuvieras que organizar tus listas «por hacer», «haciendo» y «hechas».
Si llegas a identificar una nueva etapa en tu embudo, agrégala como lista. Esto es muy útil cuando ves que dos etapas del proceso de ventas se parecen. Por ejemplo “Consideración” y “Decisión”.
Puedes unirlas en una sola etapa o cambiar los nombres de las etapas.
Esto es algo genial de Trello: te da la posibilidad de crear un nuevo paso en el flujo de trabajo o de cambiarlo mientras el proceso avanza.
2. Agrega y organiza tus Contactos
Cada tarjeta Trello representa un contacto. Puedes guardar toda la información que necesites de uno o más contactos en una tarjeta, gracias a que Trello integra funciones que te permiten mantener todos los registros organizados.
Para agregar contactos, puedes usar aplicaciones como Zapier, que puedes integrar a Trello.
Cada vez que alguien llena un formulario de contacto, la información automáticamente se carga a una tarjeta en la lista “Entrando” de tu tablero Trello (configurada de manera predeterminada).
Así un prospecto entra en tu flujo de trabajo (embudo de ventas, si es el caso).
Si usas una una forma Google «Google Form«, la información de un formulario de envío de información, se agrega a la lista.
¿No te parece genial?
También puedes usar un Power-Up como JotForm, TypeForm, SurveyMonkey, que son compatibles.
Así ahorrarás el tiempo que te toma hacer el trabajo de manera manual.
También puedes agregar el add-on Gmail para Trello que te permite enviar el contenido de un Email a tu tablero de CRM online con sólo un clic.
Nos gusta utilizar filtros para saber de dónde proviene el contacto, el producto o servicio en el que está interesado, y su grado de interés.
Ejemplo de una herramienta de CRM
Para ver contenido recién agregado de manera rápida, puedes utilizar el Power-Up Campos Personalizados para incluir información relevante sobre una oportunidad. Esta información estará disponible cuando veas el tablero completo. Puedes crear un Campo Personalizado para mostrar el correo del contacto, su número de teléfono, valor esperado del trato o cualquier otra información del contacto.
Puedes ajustar el Campo Personalizado para poder ver esta información en la tarjeta sin la necesidad de hacer clic sobre ella.
Tip de Pro:
Añade como primera lista de tu sistema de CRM, una que llame “Recursos”. Esta la puedes usar para almacenar plantillas para tus correos, notas de conexión con LinkedIn, presentaciones y cualquier material que desees.
3. Genera oportunidades con tu sistema CRM Trello
Esto significa que no te debes preocupar por olvidar una nota o por tener que recordar cuando hacer los seguimientos.
Puedes automatizar y organizar muchas cosas y todo en un solo lugar: el tablero de Trello.
Aquí te mostramos algunas funciones que te ayudarán en el proceso de generación de oportunidades:
Checklists:
Si tienes varias tareas por hacer para cada suscriptor cualificado, sólo necesitas crear un checklist en la tarjeta.
Sólo tienes que copiar las tarjetas con el checklist, o copiar el checklist a otras tarjetas. Es una excelente manera de saber lo que ya hiciste para generar oportunidades.
Fechas de vencimiento:
Otra función que está lista para usarse cuando creas un tablero es «Fechas de vencimiento». Esta herramienta está pensada para saber cuándo necesitarás llevar a cabo una acción para un contacto.
Por ejemplo, si enviaste un correo a un prospecto o a los contactos de una lista, hoy y quieres hacer el seguimiento en unos cuantos días, lo puedes hacer.
En lugar de poner un aviso en tu calendario, solo ajusta la fecha de vencimiento y Trello se asegurará de recordártelo.
Una vez que has completado la acción que deseas hacer (ver el porcentaje de conversiones, por nombrar una de estas), ya puedes cambiar la fecha por la próxima.
Tip de Pro:
Habilita el Power-Up «Calendario» para visualizar las tareas pendientes por semana o por mes, en una vista de calendario para monitorear tu embudo de ventas y asegurarte de que tu actividad es constante, semana tras semana. Usa la opción «Filtro» para mostrar sólo las tarjetas con fechas límites a punto de vencerse.
Comentarios:
Los comentarios son útiles para agregar cualquier información en detalle o importante en cualquier momento a las tarjetas «en proceso de venta» porque agregan una marca de tiempo cada vez que se agrega un elemento.
Pueden ser notas como “Susan abrió un correo”, o “Alex debe hacer un proyecto con estos detalles”.
Archivos adjuntos:
Utiliza los archivos adjuntos de las tarjetas para agregar y almacenar propuestas, contratos, imagénes o cualquier documento relevante. Podrás acceder fácilmente a los archivos adjuntos desde tu tablero Trello desde cualquier dispositivo.
Viene bien para organizar todos los documentos de tus contactos relacionados con una venta.
Tip de Pro:
Habilita los Power-Ups de Google Drive o Dropbox para incorporar folders enteros en las tarjetas Trello.
Puedes completar con avances de documentos y notas sobre la última vez que fueron editados.
Enviar correo a Trello:
Puedes usar la aplicación «Correo electrónico-a-tablero de Trello» de dos maneras distintas:
Cada tablero Trello incorpora el correo electrónico del contacto.
Puedes organizar una lista llamada “Entrante” para reenviar los mensajes de tu oportunidad y después ordenar las tarjetas en el tablero Trello por acción.
Es una buena opción que tal vez se ajusta a tus necesidades.
Si usas Gmail, ve a Ajustes -> Filtros -> Crear Nuevo Filtro -> Define el correo “de” como el de tu pista -> Crear filtro -> «Enviar” -> (Agrega una nueva dirección de reenvío para la dirección de esta tarjeta Trello).
Repite el procedimiento para definir el correo “para” como el de tu oportunidad, de esta manera puedes rastrear correos que envías y que recibes.
Tarjeta en Reposo:
Utiliza el Power-Up «Tarjeta en Reposo» para que una tarjeta (incluyendo la fecha de vencimiento) se archive por un tiempo específico que tú determinas. Cuando llega esa fecha, la tarjeta automáticamente vuelve a aparecer en la lista que tú le asignaste al principio.
Repetidor de tarjetas:
Si haces tareas repetitivas como enviar correo electrónico cada cierto número de días, no hay necesidad de crear una tarjeta, puedes usar el Power-Up «Repetidor de tarjetas» para crear una tarjeta que se repita periódicamente el mismo día de la semana, a la misma hora con toda la información (o checklists) que necesites.
Rastreador de paquetes (ventas):
Si estás enviando correos o paquetes con seguimiento a tus prospecto cualificados puedes usar el Power-Up «Rastreador de paquetes».
Así puedes seguirle la pista a los paquetes que enviaste, además de tener a la mano el número de seguimiento y saber exactamente cuándo serán entregados.
4. Crea reportes para tu software Trello de CRM
Hasta esta parte, ya debes tener una estructura de software CRM generando contactos, pero, qué tan efectivos son tus métodos de seguimiento?, tus contactos están pasando a través de tu embudo de ventas?
Aunque no existen opciones para hacer reportes en el tablero Trello, hay varias maneras de conocer las estadísticas y crear reportes sobre tus contactos y sobre el proceso de ventas.
– Cuenta contactos en cada etapa
Utiliza la extensión de Chrome “Tarjeta Original Contadora Trello” para contar el número de tarjetas en cada lista. Podrás ver fácilmente cuántos contactos tienes en cada etapa de tu embudo.
– Integra herramientas de seguimiento de tiempo
Puedes integrar herramientas como «Seguimiento de Tiempo Harvest» o «Time Camp» para saber cuánto tiempo inviertes en cada contacto.
Puedes usar comparar el tiempo utilizado con respecto al valor de un cliente (Lifetime Value). Te ayudará a reconsiderar el manejo de tus recursos.
Podrás ver cuáles contactos necesitan un empujón si están interesados (ya que han generado varias conversiones) y no tendrás que preocuparte por perder estos contactos de valor.
Esperamos que hayas encontrado este artículo de mucha utilidad.
Cómo te puedes dar cuenta, no necesitas invertir tiempo en aprender cómo funcionan sistemas de CRM más complicadas, perdiendo así oportunidades de venta.
¿Usarías Trello para administrar a tus prospectos cualificados en tu embudo de ventas?
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Que tengas un gran día!
