Con Trello, tu Matriz de Eisenhower te sigue a todas partes.
¿Qué hace que la aparentemente simple Matriz de Eisenhower sea una poderosa herramienta analítica para manejar sus tareas diarias?
Su agenda siempre está sobrecargada. Además de sus proyectos actuales, está abrumado por una multitud de pequeñas tareas secundarias que constantemente distraen su atención. Sin mencionar las docenas de e-mails que hay que tratar, su colega pidiéndole desesperadamente ayuda para desbloquear una situación en otro proyecto que se debía ayer, y el montón de ropa sucia esperando a ser lavada en casa. Hay tantas tareas prioritarias zumbando a tu alrededor que es difícil saber por dónde empezar. Te sientes un poco nervioso, y te sientes ansioso y paralizado.
¡Pero no todo está perdido! Hace tiempo que existen soluciones para ayudar a tomar decisiones y priorizar tareas. De hecho, la Matriz de Eisenhower, uno de los marcos de apoyo a las decisiones más poderosos, tiene ya más de 50 años, y nos llega de un gran maestro de la productividad, un hombre ocupado, el 34º Presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower.
La Matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla para priorizar las tareas, de manera que no se pasen por alto las más importantes en favor de las más urgentes o de última hora. Las tareas se dividen en 4 bloques, a lo largo de 2 ejes: uno determina la importancia de una actividad, el otro determina su urgencia. Estos 4 bloques están numerados del 1 al 4 según su prioridad.
Crédito de la imagen: Jamesclear.com
Las tareas que son tanto importantes como urgentes tienen prioridad de nivel 1, y deben recibir toda su atención. En el otro extremo de la Matriz de Eisenhower, las actividades que no son ni importantes ni urgentes deben ser dejadas de lado. En el medio están las tareas que pueden ser planificadas para el futuro cercano o delegadas.
La Matriz de Eisenhower es un marco aparentemente simple que te ayuda a salir del letargo que te invade cada vez que ni siquiera sabes «por dónde empezar». Dividiendo las tareas en tu matriz, sabes inmediatamente qué es lo que necesita toda tu atención de inmediato.
¿Por qué es tan difícil tomar decisiones ?
Las investigaciones han demostrado que el proceso de toma de decisiones está íntimamente ligado a la emoción. Cuando desarrollas pensamientos complejos, el córtex orbitofrontal, que se asocia con tu pensamiento racional y juega un papel en la toma de decisiones, trabaja en conjunto con la amígdala cerebral, que está involucrada en las emociones.
Esto significa que el proceso de toma de decisiones está ligado a tu estado de ánimo. La ansiedad, el estrés, la depresión se consideran a menudo como sentimientos que crean un estado de inmovilidad, parálisis, bloqueo, que le hacen incapaz de tomar decisiones.
De ahí el valor de utilizar una herramienta como la Matriz de Eisenhower para ayudarle a priorizar las tareas y decisiones que debe tomar para mejorar su estado emocional.
Hazlo accesible e
La Matriz de Eisenhower puede convertirse fácilmente en un gráfico de Trello. Crear una lista para cada cuadrante, así como para las tareas en la «cola» – esperando a ser ordenadas. Se verá algo como esto:
Ideas para pintar – Cópiame
Un simple vistazo a su mesa le da una buena visión general de todas sus tareas. ¿Tu lista de no-importes/dinero está llena de tarjetas? Empieza a reducir las pequeñas tareas de esta lista para aliviar la carga de tu tabla.
Ponga sólo lo que es realmente esencial en la lista de lo importante/dinero. Estas son las tareas que no pueden ser delegadas o pospuestas, y para las cuales se requiere su total atención. A menudo se pueden delegar tareas que son urgentes pero no necesariamente importantes.
Recuerde que la priorización de las tareas es única para cada persona. Para usted, planificar su vuelo para asistir a una conferencia puede ser urgente para no tener que pagar el alto precio de las compras de última hora. Para otros, es una tarea que vale la pena delegar en un asistente.
Si tiene colaboradores cercanos (un asistente, o su pareja, dependiendo de si utiliza la Matriz de Eisenhower a nivel profesional o personal), añádalos a su tabla.
Si desea mantener su mesa en privado, utilice la función de copiar mapas para moverlos a otra mesa compartida.
Automatizar
Parte del estrés es causado por no poder ver todo lo que te espera en un lugar. Si lees tus correos electrónicos y necesitas responder pero no tienes tiempo, puedes crear una tarjeta Trello a partir de un correo electrónico y añadirla automáticamente a la lista de entradas (la «cola» en nuestro ejemplo). Cuando tu lista empiece a crecer, es hora de ordenar estos mapas en los cuadrantes apropiados de tu Matriz de Eisenhower.
También hay una herramienta que permite automatizar la creación de mapas en la cola: Zapier. Para ello, primero debe conectar las aplicaciones que utiliza con Trello, y cuando se produce un evento específico, éste dispara un Zap (este es el nombre que Zapier ha asignado a este tipo de acciones) y añade un mapa automáticamente en una de sus listas en Trello.
Por ejemplo, puedes añadir un mapa en Trello cada vez que se crea una nueva línea en un Google Sheets. Y si agregas notas sobre la marcha a tu Evernote, configura PaperPort para enviarlas a Trello y convertirlas en una lista de tareas pendientes más tarde.
Y no olvides que en cualquier momento puedes copiar los mapas de tu Matriz de Eisenhower en Trello de otras tablas, usando la función de copia disponible en la lista de acciones de cada mapa.
Finalmente supera tu miedo a tomar decisiones
La Matriz de Eisenhower es un marco visual que funciona muy bien con las herramientas de productividad que ya utiliza, como Trello. Le permite dividir fácilmente sus tareas en cuatro niveles de prioridad, uno de los cuales se elimina inmediatamente – dejando sólo 3 cuadrantes que necesitan su atención y permitiéndole trabajar más eficientemente.
En conclusión, ya tienes demasiado que hacer. No dejes que el proceso de priorización se convierta en otro problema. ¡Gracias, Eisenhower!
