Consejos para manejar un equipo remoto
El trabajo remoto está en todas partes, literal y figuradamente. Lo más probable es que su compañía ya tenga algún aspecto de trabajo a distancia, ya sea empleados a tiempo completo, autónomos y consultores, o simplemente ofreciendo a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa de vez en cuando.
La gestión de un equipo remoto requiere un conjunto de herramientas digitales, así como una comprensión de cómo operan los individuos de su equipo. Puede ser difícil, pero también puede ser extremadamente productivo considerando que las distracciones normales de la oficina no están cerca, y los individuos pueden llegar más fácilmente «a la zona».
Dirijo el equipo de Marketing aquí en Trello, y somos un grupo remoto. Nos llevó un tiempo bajar el ritmo, especialmente desde una perspectiva de gestión. Tuve que hacerme preguntas como, ¿con qué frecuencia deberíamos tener reuniones? ¿Cuánto tiempo de cara al público es correcto? ¿Cómo pueden las herramientas ayudar (y no entorpecer) el proceso creativo? ¿Cómo lidiar con un déficit de pistas de comportamiento cuando algo no va bien?
El objetivo es asegurarse de que todos en el equipo se sientan conectados y sean productivos. Sólo porque los empleados sean «remotos» no significa que deban sentirse como en una isla desierta.
Aquí hay algunas formas de evitar que mi equipo grite S.O.S.:
Remote First Mentality
Si tienes un equipo distribuido en el que algunas personas están en la oficina y otras trabajan a distancia, o incluso una persona está alejada durante un día, es importante asumir una actitud de «primero a distancia».
La mentalidad de «primero lo remoto» significa que aunque un miembro del equipo sea remoto y el resto esté en la oficina, todos tendrán una videoconferencia por defecto. Esta es una práctica esencial para nosotros en Trello. De esa manera, los trabajadores remotos no se sienten excluidos. También es importante desde el punto de vista de la gestión para asegurarse de que la información crucial no se pierda entre los colegas.
Siempre habrá una sensación de FOMO (miedo a perderse) cuando se trata de equipos remotos, por lo que he descubierto que la sobrecomunicación es a menudo mejor que asumir que los miembros del equipo se enterarán de las cosas a través de la vid (o por un mensaje en una botella).
Ahoy Facetime
Sólo una reunión a distancia en Trello. No hay nada que ver aquí.
Las reuniones pueden ser una suerte, pero son críticas para mantener un equipo que se sienta conectado. Las reuniones tienen un doble propósito en los equipos remotos: hablar de trabajo, y también recordar a todos que están en un equipo. Piensa en ello como en asegurarse de que estamos en el mismo barco, en vez de varados en nuestras propias islas desérticas, tratando de gritarnos unos a otros para que nos ayuden. Aunque las reuniones sean extremadamente breves, ayudan a los trabajadores remotos a combatir la sensación de aislamiento.
Nuestro equipo se reúne tres veces a la semana. Es una gran manera de estar en sintonía con lo que sucede regularmente, y de hacer una lluvia de ideas más creativa antes de reunirnos. Este tiempo juntos nos mantiene conectados como equipo y fomenta el tipo de relaciones que se desarrollan más naturalmente en un entorno de oficina.
Evitar la asimetría de información
En los equipos remotos, no puedes entrar en una oficina y dar un resumen de lo que se acaba de decidir en otra reunión. Esta desconexión puede llevar a una asimetría de información. Como gerente, es importante mantener el flujo de información sobre lo que está sucediendo individualmente, en un equipo, y en la empresa transparente y disponible para que todos lo vean. Hacemos esto en Trello con muchos tableros diferentes.
La junta de nuestro equipo de marketing principal permite a todos los de la empresa ver en qué estamos trabajando y hacer peticiones. También somos rápidos para comentar el progreso de cualquier proyecto o reuniones que hayamos tenido. Incluso si es sólo asistir a un seminario web o tener una llamada de investigación, compartiremos lo que hemos aprendido en una tarjeta.
Una tabla de Trello actualizada significa que la información se difunde uniformemente porque todos tienen acceso a las mismas actualizaciones, sin importar dónde estén.
Plataformas de comunicación clave
El seguimiento de los proyectos requiere el uso efectivo de herramientas digitales en un equipo remoto. Las herramientas pueden servir para diferentes propósitos cuando todos en el equipo entienden su propósito. Esto es lo que usamos:
- La comunicación diaria es floja.
- Trello para seguir el progreso de los proyectos.
- Google Docs para obtener información más detallada y borradores.
- Slack para videollamadas ( imagen de arriba ).
- Google Calendar para la programación.
Saber dónde almacenar los documentos y estandarizar lo que va donde en todo el equipo asegura que nadie se quede varado en su remota isla.
Ah, y por cierto, todas estas herramientas se integran directamente a las tarjetas Trello si estás usando Trello Business Class.
Entender los estilos de trabajo
Como gerente, tienes que estar en sintonía con cada individuo de tu equipo en formas menos obvias que trabajando en una oficina. Sin microgestión, es importante mantener al equipo motivado, conectado y en movimiento hacia objetivos comunes. La comunicación es clave, pero también lo es entender lo que cada individuo necesita.
Por ejemplo, soy muy hablador en Slack. Me encanta obtener opiniones y discutir estrategias. Esto distrae mucho a otros miembros del equipo que pueden estar cabeza abajo trabajando en algo totalmente diferente. Así que cuando nos dimos cuenta de que esto era un problema, establecimos momentos de tranquilidad en Slack para no sentir constantemente la necesidad de controlarlo.
Algunas personas en Trello empiezan a trabajar más tarde que otras debido a las responsabilidades de los padres, y algunas trabajan mejor por la noche. Saber lo que hace que cada persona marque, asegurará que el equipo se mantenga unido, feliz y productivo.
Conclusión: No salte la nave
Cuando se hace bien, dirigir un equipo remoto es profundamente gratificante. Presenta un conjunto diferente de desafíos para un nuevo tipo de gerente que entiende los pros y los contras del trabajo a distancia, pero es capaz de conseguir un equipo productivo y feliz.
Con una comunicación persistente, ensayo y error, y un poco de ayuda de la tecnología, somos capaces de reunir a nuestro equipo remoto sin problemas. No se necesitan banderas blancas o bengalas S.O.S.
