Consejos sobre cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa

Consejos sobre cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa

El mayor problema para las empresas es la falta de comunicación ”. Seamos honestos: esto no es una cita de un autor desconocido en las redes sociales, ni una tontería, ni una excusa tonta de un gerente sin experiencia, es una realidad: ¡pocos saben cómo mejorar la comunicación en la empresa!

¿Nunca ha olvidado transmitir información a un colega? O, ¿escribió un correo electrónico a 50 personas porque no estaba seguro de quién debería ser el destinatario? Lo confieso: ¡ya me ha pasado! Lo bueno de Trello es que te permite transmitir información a todo el mundo, sin molestar a nadie.

La agencia de comunicación 2op Propaganda compartió su experiencia con nosotros y explicó cómo mejorar la comunicación en la empresa con la ayuda de  Trello integrando su equipo.  Como agencia de comunicación, tiene que manejar una cantidad significativa de información para ofrecer a los clientes una campaña de ensueño.

Sus servicios incluyen creación y gestión de marca, desarrollo de campañas publicitarias y creación y gestión de sitios web. Es decir, muchas tareas que involucran a muchos actores que necesitan estar bien planificadas para poder alinear el servicio, el equipo creativo, el sector de medios y la administración sin que se pierda información importante en este proceso.

Cómo mejorar la comunicación de la empresa con Trello – 2op Propaganda Case

El inicio 

En 2012, sintieron la necesidad de optimizar los procesos y el flujo de trabajo de la agencia llamando a la puerta.

En ese momento, la planificación era semanal y se guiaba, en un principio, por el método Kanban, en una pizarra blanca, la cual estaba dividida en To Do (Doing), Doing (En progreso) y Done (Completed).

Con las reuniones diarias de la mañana, actualizaron el tablero de acuerdo con las tareas completadas el día anterior, agregando publicaciones a todas las tareas. Finalmente, cambiaron el estado de las tareas según los pasos dados.

Con el paso del tiempo, la demanda aumentó, al igual que el número de empleados de la agencia, y ya no podían seguir de esta manera, era necesario buscar la manera de ser más productivos . Las razones fueron simples:

  1. El gráfico se completó manualmente, lo que requirió mucho tiempo (y paciencia);
  2. El método se restringió a la creación: la investigación y la lluvia de ideas, así como los medios, se trataron por separado y esto resultó en una mayor burocracia;
  3. A veces necesitaban cambiar el estado de las tareas durante el día y no esperar a la próxima reunión. Esto dejó el proceso desactualizado (porque alguien SIEMPRE olvidó actualizar el gráfico);
  4. La documentación de la información se almacenó en diferentes sistemas – archivos, conversaciones con clientes, cambios, encuestas, etc. – y la información se terminó perdiendo generando un exceso de retrabajo.

Se encontró: no había forma de mejorar la comunicación en la empresa sin encontrar una solución más práctica.

El descubrimiento

Entre infinitos enlaces, lecturas y experimentos rápidos, el Project Manager, Márcio Henrique Locatelli, recibió un consejo de un colega y, después de muchas pruebas y adaptaciones variables, diversas e incansables, ¡se declaró oficialmente una asociación exitosa con Trello!

Trello estaba agradecido por el personal de la agencia. Aunque, en ese momento, solo estaba disponible en inglés, su funcionamiento era muy intuitivo y correspondía exactamente a lo que necesitaban. Tan pronto como «descubrieron» la herramienta, comenzaron a usarla a diario.

Su formateo en tableros, y en ellos, tarjetas, les permitió organizar a los clientes y sus respectivas tareas, sin confusión. Realmente fue una excelente manera de mejorar la comunicación en la empresa.

Pasó el tiempo y mejoró el uso del gerente. Incorporaron listas y procesos documentados que antes requerían tiempo y papel. Además, intensificaron su relación con los clientes, animándolos a utilizar Trello para registrar sus solicitudes, aprobar materiales y cotizaciones y enviar archivos terminados.

Trello en la agencia

Trello, desde allí, se registra diariamente en sus máquinas. Por supuesto, la comunicación informal, el intercambio de experiencias e información, la lluvia de ideas juegan un papel fundamental en la vida cotidiana, pero Trello optimizó el proceso de sus creaciones.

Actualmente, han adaptado una “evolución” del método Kanban en Trello para incluir a todos los departamentos de la agencia. Tienen 7 listas en las tablas que incluyen:

  • To Do : aquí agencia y cliente registran ideas y demandas que deben llevarse a cabo para cumplir con un plan. Es importante tener en cuenta que estas tareas aún no han sido discutidas por el equipo ni incluidas en el cronograma de ejecución.
  • Comentarios del cliente : al analizar solicitudes y verificar que falte información o discrepancias en el briefing para iniciar el trabajo, coloque la tarjeta en esta lista y solicite al cliente que exprese sus dudas.
  • Planificado : cuando la tarjeta está incluida en esta lista, ya está insertada en el cronograma de ejecución, la información está completa y el equipo puede comenzar a trabajar en el trabajo.
  • Haciendo : aquí, el equipo está trabajando en el desarrollo de la tarea. Si en ese momento se dan cuenta de que existe alguna duda que solo el cliente podría resolver, entonces la tarjeta volverá a los Comentarios del Cliente, si la duda es interna, la tarjeta volverá al Planeado (entonces, se llamará al Servicio de Atención al Cliente para resolver).
  • Revisión : en este punto, el equipo completa parcialmente el trabajo. Ponga aquí la tarjeta para que el cliente pueda evaluar lo desarrollado y dar sus consideraciones o aprobar las mismas.
  • Medios : trabajo creado, revisado, finalizado y presupuestado: es hora de enviarlo para producción y / o colocación. En el momento en que el sector multimedia reenvía los archivos, la tarjeta se coloca en esa lista.
  • Hecho : cuando la tarjeta está en esa lista, significa que se han completado todos los pasos del proceso.

También crearon una junta específicamente para la agencia. En él, abrieron tarjetas estándar, con plantillas para sesiones informativas para ciertos materiales, además de registrar información y diferentes sitios web que usan con frecuencia (incluso el premio Mega Sena está ahí, ¡y algún día lo ganarán seguro!).

Ahora tienen una visión general del proceso de realización, creación y medios de trabajo. Saben lo que se ha iniciado, lo que está en marcha y lo que se ha completado. Además, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, porque con la cita de usuario pueden comprobar cuáles de las personas en el puesto aún tienen tareas pendientes.

La opción de lista de verificación les permite definir exactamente qué se debe hacer y quién será el responsable. Fijar una fecha de entrega es otra alternativa imprescindible para organizar los trabajos según su urgencia e importancia y cómo mejorar la comunicación en la empresa.

Así es como funciona Trello en 2op Propaganda: cada día, conocen y adaptan nuevas funciones para optimizar el proceso. Al ser un gestor flexible, son capaces de personalizarlo según la demanda que tengan.

Y como explica Michele, el editor de la agencia: “Nos gusta, aprobamos y recomendamos Trello (para agencias, para empresas, para autónomos). Si ya usa la herramienta, esperamos su colaboración; si aún no la usa, ¡este es nuestro consejo! «

Cuéntenos sobre su experiencia con Trello en Twitter , Facebook o en los comentarios a continuación. ¿Tiene consejos sobre cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa?

Consulte también en nuestro blog:  Cómo integrar a las personas en la empresa: Mejores prácticas para nuevos empleados

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