Consejos útiles de Trello para planificadores de eventos
Uno de los puntos más dolorosos para los que planean eventos es manejar todos sus eventos en un solo lugar. En los viejos tiempos, los planificadores de eventos Tipo A recurrían a una hoja de cálculo de Excel, o a una pared llena de notas Post-it ordenadas cronológicamente.
El problema de usar Excel u otros métodos de gestión de la lista de tareas para planificar un evento profesional es que estas herramientas no dan a los organizadores de eventos la visibilidad necesaria para hacer las cosas sin perder de vista el panorama general. Estas herramientas tampoco soportan la comunicación en plataforma, lo que significa que los organizadores pierden tiempo enviando correos electrónicos u organizando reuniones de logística en lugar de hacer un trabajo real.
En Bizzabo hemos trabajado con más de 6.000 clientes que utilizan nuestro software de gestión de eventos para planificar eventos. Un tema común entre los que tienen mucho éxito es que están dispuestos a incorporar nuevas y poderosas herramientas en su caja de herramientas de planificación de eventos para hacer las cosas más eficientemente.
Trello es una de esas herramientas que los organizadores deberían añadir; aquí está cómo establecer un efectivo tablero de planificación de eventos en Trello.
Paso 1: Desglosar su evento en fases
Planificar un evento profesional exitoso no es una tarea pequeña. Típicamente involucra un número de diferentes partes que trabajan juntas para hacer las cosas. Al dividir su evento en fases, tendrá una mejor comprensión de cuáles serán sus períodos de mayor actividad para que pueda planificar su tiempo y el de su personal en consecuencia.
Para ello, creamos tres fases de eventos (pre, durante y post evento) y usamos listas de Trello separadas para visualizar cada fase. También creamos una lista «completa» adjunta para cada fase para tener una mejor sensación de productividad durante un período de tiempo determinado.
Paso 2: Invitar a los miembros del equipo de Trello y añadir tareas
En lugar de organizar una reunión para intercambiar ideas sobre todo lo relacionado con la planificación de su evento, puede simplemente invitar a los miembros del equipo a su tablón de anuncios de Trello y animarles a añadir tarjetas a las listas apropiadas que ha creado.
Asegúrese de pedir a los miembros de su equipo que etiqueten y asignen una fecha de vencimiento a cada tarjeta para que pueda entender mejor lo que hay que hacer con un simple vistazo a la tabla de Trello.
En el tablero de la foto de arriba, las tres etiquetas que usamos son «Marketing», «Personal/Gestión» y «Logística de Eventos». Para cosas como activar una campaña publicitaria PPC usamos la etiqueta «Marketing», o cosas como reclutar voluntarios para eventos usamos «Personal/Gestión», y para cosas como repartir páginas de regalos a los oradores principales usamos la etiqueta «Logística de Eventos».
Una vez que tu equipo haya añadido todas sus tareas al tablero, es hora de dar un paso atrás y ver si puedes condensar las cartas en miniproyectos.
En la imagen de abajo, puedes ver que hemos creado una lista de control para la tarjeta relacionada con el reclutamiento de voluntarios para el evento. Esto se debe a que otros miembros de nuestro equipo añadieron acciones específicas relacionadas con el reclutamiento de voluntarios. Para facilitar las cosas, hemos creado una única tarjeta con una lista de control de varios pasos dentro de ella para seguir nuestro progreso.
Cuando se añaden tarjetas, también es una buena idea adjuntar imágenes a las tarjetas cuando sea apropiado. Si los organizadores de un evento quieren acordarse de hacer un seguimiento de un lugar específico del evento sin olvidar el aspecto del mismo, pueden simplemente adjuntar una imagen del lugar a la tarjeta:
Paso 3: Comprometerse a usar el trello durante todo el evento
Independientemente de lo maravillosa que sea una herramienta, sólo será tan efectiva como la medida en que se use. Asegúrate de comprometerte a darle una oportunidad a Trello durante todo el ciclo de vida de un evento para poder ver realmente si es una buena solución para ti y tu equipo.
Una forma en que Trello puede ayudar a todos a ser más eficientes es con la función de comentarios en la tarjeta. En lugar de enviar correos electrónicos a otros miembros del personal sobre temas de acción, los organizadores pueden simplemente enviarse mensajes dentro de una tarjeta determinada. De esa manera, si surgen preguntas sobre el estado de un proyecto, cualquiera puede simplemente abrir la tarjeta para ver la conversación que ocurrió.
Los mejores planificadores de eventos no temen probar nuevas piezas de tecnología para hacer más en menos tiempo. Trello es exactamente el tipo de herramienta que los organizadores deberían considerar para hacer precisamente eso.
Para empezar, simplemente añade tu equipo a un nuevo tablero de trello, divide tus eventos en fases, añade las tareas necesarias a Trello y comprométete a usar la herramienta.
En la mayoría de los casos, Trello reducirá el tiempo que usted y su equipo pasan preocupándose por lo que hay que hacer, para que todos puedan concentrarse en arrastrar las cartas a su lista «completa».
