Consejos y trucos para configurar su equipo de herramientas de Trello

Publicado en julio 21, 2020abril 8, 2022 por TodoTrello

Cuando estrenamos el Kit de Herramientas del Equipo Trello a principios de este año, fue porque sabíamos que los equipos de todas partes tenían grandes cosas que hacer y cosas aún más grandes que lograr, juntos. Queríamos dar a los equipos algo más que celebrar: una forma de trabajo diario más productiva, más colaborativa y más fácil de manejar.

El kit de herramientas incluye tablas de plantillas gratuitas para mejorar las reuniones, información más organizada sobre el equipo, proyectos más fluidos, objetivos más elevados y golpes más grandes. Con más de 30.000 copias de estos tableros más tarde, los equipos están encontrando grandes maneras de usarlos para planificar, trabajar, lograr y celebrar mejor, ¡juntos!

Si has empezado a usar las tablas, o quieres probarlas para tu trabajo diario en equipo, aquí tienes algunos de los principales consejos y trucos que puedes usar para personalizarlas y hacerlas lo más productivas y útiles posibles.

Desde el intercambio de conocimientos hasta la gestión de proyectos, repasemos uno a uno los principales consejos de cada tabla. Si te gusta lo que ves, puedes elegir entre copiar el tablero de muestra gratis para tu propio equipo o aprender más sobre su configuración con uno de nuestros guías de buceo profundo.

Ponga el conocimiento de su equipo en un solo lugar (o base)

Capta este hecho loco: Muchos trabajadores pasan hasta un 20% de su semana laboral buscando información interna que necesitan para realizar sus tareas, ya sea escarbando en carpetas de documentos o buscando a un colega para responder a sus preguntas.

Entra, la base de conocimiento del equipo. Esta es una fuente de verdad donde se encuentra toda la información importante del equipo, enlaces, horarios y más. Un tablero de trello es un gran lugar para construir una base de conocimiento porque puede ser fácilmente actualizado y modificado a medida que llega nueva información, y la información antigua se archiva. Con un tablero de recursos del equipo, el caos organizativo se convierte en calma organizada.

Estos son los principales consejos para sacar el máximo provecho de tu tabla de Recursos del Equipo.

ℹ️ Una lista activa de preguntas frecuentes o demasiado frecuentes es una forma fácil de crear atajos para consultas comunes. El título de cada tarjeta es la pregunta (¿Dónde está la carpeta de informes mensuales de Google Drive?), y la respuesta se incluye en el reverso de la tarjeta, junto con los enlaces relevantes, las personas a las que hay que contactar para realizar más preguntas, u otros detalles importantes.&lt;br&gt;
Especialmente durante las vacaciones, los horarios de las mismas pueden retrasar seriamente el trabajo. Mantén todos esos días libres en una sola vista haciendo que la gente añada tarjetas para los días que están fuera de la oficina cada mes.&lt;br&gt;
♀️Team las tarjetas te ayudan a saber quién es quién en el equipo. Cada persona rellena una tarjeta con su papel y responsabilidades y una foto para que los nuevos contratados se familiaricen con la estructura del equipo. Si haces que la gente incluya su cumpleaños, gustos, disgustos y hobbies en su tarjeta, también hace que sea super fácil conseguir regalos de cumpleaños bien pensados para ellos cada año;
✅Keep una visión de alto nivel del progreso del proyecto en esta junta también. Registra las actualizaciones semanales en la sección de comentarios de cada tarjeta de proyecto, y enlaza las tarjetas a Slack para que esas actualizaciones sean canalizadas en el canal de tu equipo para facilitar su lectura.

Crear un tablero a partir de una plantilla o Más información

Amanecer No más reuniones de equipo cansadas

Aquí hay otro hecho asombroso (pero no sorprendente) del equipo: Los trabajadores consideran que al menos el 50% de las reuniones a las que asisten son improductivas.

Y por improductivo, sienten que dejan estos «el tiempo apesta» sin un resultado claro o los siguientes pasos para avanzar en el trabajo.

Añadir estructura a las reuniones de tu equipo con diferentes roles de reunión y una agenda puede ayudar mucho a mantener las cosas en el camino. Sin embargo, hay una manera de hacer esto sin quitarle la diversión a todo el asunto. Aquí está cómo mantener la creatividad arriba, y el camino hacia abajo:

Start reuniendo contenido temprano. Recordar a todos de 3 a 5 días antes de la reunión para empezar a añadir tarjetas a la agenda de la reunión semanal a través de un chat o establecer un recordatorio en Trello. Se recomiendan las tapas de las tarjetas y la lectura adjunta, los enlaces o las presentaciones.
❓Review por adelantado para construir puntos de discusión. Los comentarios, preguntas o sugerencias pueden ser añadidos por los compañeros de equipo a las tarjetas de la reunión antes de la misma para que el dueño de la tarjeta pueda preparar su parte con antelación.
For cada reunión, habrá la cara de alguien en la tarjeta de «líder de la reunión». Ellos son los líderes y se encargan de discutir con los asistentes de último minuto (enviándoles mensajes si no están allí), dirigiendo la reunión, asegurándose de que todo en las tarjetas está cubierto, manteniéndonos a todos en el tema, y posponiendo las conversaciones para las reuniones auxiliares/seguimiento si se prolongan mucho tiempo. Asigna un líder de reunión diferente de tu equipo en cada reunión para mantener las cosas frescas.

Crear un tablero a partir de una plantilla

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Party On, Wayne (Party On, Garth)

No necesitarás este tablero de equipo todos los días (si lo haces, es increíble y deberíamos hablar). Sin embargo, debido a que la cultura de equipo es tan importante como el seguimiento de las tareas diarias, querrás tener un proceso rápido y colaborativo para planear un evento que sacuda el polvo del cubículo en tu próxima fiesta de oficina.

Sólo piensa en un flujo de trabajo en el que todo el mundo se pone a confirmar su asistencia, planifica el menú, elige actividades y más. Así es como se detienen los mensajes de correo electrónico y se empieza a disfrutar del proceso de planificación de la fiesta con Trello:

Use la primera lista para guardar todos los detalles importantes de la fiesta, desde la hora y la fecha, hasta el presupuesto, las sugerencias de la fiesta y la lista de invitados.
Labels puede ser una gran manera de ayudar con la planificación de comidas y bebidas cuando se trata de mantener a los amantes del gluten, de los lácteos y de la carne bien alimentados y regados.
Source actividad e ideas musicales de todo el equipo usando listas de control. ¡Harás una lista de reproducción de la fiesta en poco tiempo! ¿Ya tienes una lista lista lista y quieres introducirla rápidamente en Trello? Copia y pega toda la lista en una tarjeta de control de Trello y se llenará automáticamente como elementos separados de la lista.

Copia La Tabla o Aprende Más

Objetivo: Ser el mejor equipo posible

Establecer objetivos puede parecer divertido cuando se está en la etapa de la lluvia de ideas, pero poner en papel las cifras de los objetivos y las iniciativas trimestrales puede secar el entusiasmo bastante rápido. Luego está el tema de seguir el progreso e informar a tus superiores sobre tu progreso semanal o mensual. Ya estás ocupado tratando de lograr ese objetivo, es difícil encontrar tiempo para detenerte e informar sobre las cosas que ya has hecho.

Por eso es que un tablero de Trello de rastreo de metas es útil.

Puede reducir los gastos generales de la creación de informes rastreando el progreso de una lista a otra, mientras registra las actualizaciones semanales directamente en los comentarios de la tarjeta. La administración puede simplemente suscribirse al tablero o a las tarjetas pertinentes para obtener las actualizaciones que necesitan. Todo el mundo está informado sin los largos informes TPS.

Estos son algunos de los mejores consejos que hemos aprendido usando este sistema nosotros mismos en Trello:

Cada título de la lista es el objetivo. Manteniéndolo confinado a este pequeño espacio, mantiene la meta concisa y fácil de recordar como la estrella del norte para las decisiones de negocios. También pone más énfasis en las tarjetas de la lista, que son los proyectos y esfuerzos que contribuyen a la meta, y donde el enfoque de los negocios debe ser el día a día.
Para evitar que el proceso de actualización se convierta en una tarea, los interesados en la meta (los propietarios de los proyectos que contribuyen a la meta) deberían rotar la tarea de escribir las actualizaciones semanal o mensualmente, de modo que el seguimiento sea un esfuerzo de equipo.
Utilizar cada tarjeta del proyecto como una estación de información centralizada. Fijar fechas de vencimiento y añadir miembros del proyecto. Adjuntar otras tarjetas o tableros de Trello donde el trabajo se está realizando, así como documentos de estrategia y barajas de presentación que den a los ejecutivos el contexto que necesitan.
Use etiquetas para indicar el progreso. Mantén esa perspectiva de progreso fresca, y siempre sabrás si vas en la dirección correcta.

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Proyecto Manejar todo como un profesional

El tablero de herramientas más popular de todos es nuestro tablero de gestión de proyectos. Lo llamamos la posición de torre de vigilancia de su equipo. Es donde colaboras en todos los detalles, desde la línea de tiempo y la estrategia, hasta la reunión de inicio, hasta la última tarea que felizmente arrastras a Hecho. Con un lugar para gobernarlos a todos, siempre tendrás una vista única y actualizada del progreso de tu proyecto.

Estos son algunos de los principales consejos para convertirlo en un dinámico y encantador panel de proyectos:

Keep una lista llamada «Preguntas para la próxima reunión». Podrás enviar preguntas antes de tus reuniones regulares, ayudando a establecer tu agenda o enviando preguntas que sean mejor respondidas en ese momento. Ahorra tiempo, ahorra cordura.
⚠️Sometimes las cosas se atascan. Cuando lo hagan, muevan esas tareas a la lista de «Bloqueados» y enciendan el encendido de la tarjeta de envejecimiento. Esto causa que las cartas se pongan «amarillas» o se desvanezcan cuanto más tiempo permanezcan sin ser tocadas, añadiendo una capa visual extra a aquellos elementos que necesitan atención lo antes posible.
☑️Checklists puede añadirse a las tarjetas cuando una tarea requiere varios sub-pasos que no son lo suficientemente grandes como para necesitar una tarjeta completa, pero que deben ser documentados para el seguimiento de los progresos. Si tiene los mismos pasos de la lista de control para varias tarjetas, puede copiar esa lista de control de una tarjeta a otra para crear un proceso repetible.

Copiar La Tabla o Aprender Más

El No. 1 All-Around Trello Toolkit Tip

Esta es la clave que hay que tener en cuenta al establecer el proceso de trabajo diario en equipo en Trello: No tengas miedo de hacer cambios.

Una vez cada trimestre más o menos, pide a tu equipo que te informe sobre la estructura de cada tabla, y especifica lo que funciona y lo que no. Su honesta aportación será una fuente inestimable para mejorar con el tiempo. ¡Los procesos deben ser productivos, no permanentes!

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