Controlar la comunicación interna de la empresa en el contexto del teletrabajo
La comunicación fluida no ocurre por arte de magia. Por el contrario, crear una estructura que favorezca el trabajo en equipo es un verdadero reto que algunos directivos han asumido con gran éxito.
Imagina por un momento un bloque de mármol. Dejado como tal, el bloque de mármol simplemente seguirá siendo, por inercia. Pero confiado a las manos de un gran escultor como Miguel Ángel, su potencial será explorado para revelar todo su esplendor y un David nacerá de este genio.
De la misma manera, los administradores necesitan percibir el potencial de los miembros de su equipo y desarrollarlo para liberar su potencial. Este es un verdadero arte que adquiere su pleno significado cuando algunos miembros del equipo trabajan a distancia, ya sea de forma puntual o a tiempo completo.
Si a esto se añade el factor de crecimiento con la entrada de nuevos empleados, se obtiene la receta para una situación caótica en la que la inercia toma el control, a menos que el gerente logre establecer una organización que potencie a los individuos, promueva la comunicación y valore los resultados.
Como gerente, ¿cómo lo haces? ¿Cómo se asegura de que cada miembro de su equipo se mantenga informado, motivado y responsable? ¿Cómo crear una infraestructura y métodos que animen a todos a ser creativos sin imponer demasiadas reglas? Aquí hay algunos consejos que he aprendido después de muchos años de tallar.
Las herramientas adecuadas para una buena comunicación
Para facilitar la comunicación interna dentro de su empresa, su equipo debe elegir las herramientas adecuadas:
- Comunicación síncrona : el chat ha cambiado el juego para los equipos llevados en digital, y hay docenas de opciones en el mercado (aunque muchos eligen Slack). Comienza por establecer una herramienta de comunicación sincrónica para proporcionar a los miembros del equipo un canal de acceso inmediato para compartir y presentar ideas, y obtener respuestas rápidas a sus preguntas.
- Hoja de ruta de la colaboración : cada equipo debe ser capaz de acompañar el trabajo en curso de cada miembro y el progreso del proyecto. Sin una herramienta de planificación decente, los directores de proyectos pueden hundirse en horas de reuniones que podrían ser simplemente suprimidas. Todo lo que se necesita es una herramienta que proporcione una visión actualizada y en tiempo real del progreso de las diversas tareas y proyectos, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Trello ofrece esta posibilidad y ayuda a deshacerse de las reuniones improductivas en las que todos dicen lo que hacen / han hecho.
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Espacio de reunión para videoconferencia : No hay nada como las reuniones cara a cara para crear vínculos y fomentar la colaboración. Las relaciones creadas por los equipos que trabajan a distancia pueden ser tan fuertes como las creadas por los empleados que trabajan en la sede de la empresa, siempre y cuando se utilice una herramienta de videoconferencia como Skype, Zoom o join.me.
. - Centro de Intercambio de Documentos : Ya sea que se trate de Dropbox, Box o Google Drive, se debe elegir una herramienta de almacenamiento de documentos consistente. Es esencial definir un sistema de denominación de archivos estándar compartido por todos. ¿En el peor de los casos? Cuando algunas personas almacenan archivos en el disco duro de Google mientras que otras usan Dropbox. Estos son los ingredientes perfectos para asegurarse de que algunos de los documentos son inaccesibles o se pierden para siempre cuando uno de sus colegas está ausente o deja la empresa.
- Una agenda compartida : el uso de una única herramienta de agenda facilita mucho la planificación de las reuniones. Ya sea en Google Calendar o en Fantástico, dar acceso a todos los miembros del equipo a las agendas de todos pondrá fin a interminables hilos de discusión sobre la disponibilidad de todos para asistir a una reunión.
Una de las responsabilidades del gerente es asegurarse de que todos los miembros del equipo conozcan la gama de herramientas que tienen a su disposición. Puedes delegar la responsabilidad de la selección de la herramienta a tu equipo, siempre y cuando una vez que una herramienta sea finalmente elegida, sea utilizada por todos. Esto evitará tener que ir en una búsqueda del Grial para encontrar la ubicación de algunos archivos importantes.
Aquí tienes un libro blanco (¡gratis!) donde puedes encontrar todos estos preciosos consejos + una compilación de muchos otros consejos para mejorar la eficiencia de tu equipo en el teletrabajo:
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¿Cómo usar las herramientas de comunicación interna de una empresa de manera efectiva?
Una vez que la caja de herramientas de su equipo esté lista, es necesario aclarar cómo estas herramientas pueden y deben ser utilizadas. ¿Le parece que esto es innecesario? Años de experiencia me han enseñado la importancia de esta aclaración. La diversidad de herramientas, ocupaciones y formas de trabajo dará lugar a situaciones de uso igualmente diversas.
Por ejemplo, los empleados de teletrabajo a menudo se sienten obligados a mantener una ventana con Slack abierta para demostrar que están trabajando. Esta idea es especialmente inadecuada para aquellos cuyo trabajo requiere horas de concentración (escritores, diseñadores, desarrolladores…), y que pueden verse constantemente perturbados por las notificaciones de nuevos mensajes en Slack.
Las reglas para el uso de estas herramientas pueden ser creadas en colaboración por su equipo. Documentar estas reglas no sólo permite a todos acceder a ellas en cualquier momento, sino que también sirve para formar a los nuevos empleados.
Por ejemplo, una de nuestras hojas de ruta es un gráfico de Trello de todas las «Solicitudes de Marketing», compartido con todos para que todos puedan hacer una solicitud al equipo de marketing. En el mapa de la primera columna titulado «Cómo utilizar este cuadro» se detalla la información necesaria para tramitar una solicitud recién creada (fecha de vencimiento, descripción y un miembro del equipo asignado).
Reuniones efectivas – dos términos que van bien juntos? ¿Por qué no?
Las reuniones tienen mala reputación, pero nada es más efectivo que una reunión de equipo productiva. Una reunión en la que todas las partes interesadas sepan qué temas se van a discutir, cuánto tiempo durará la reunión y qué hay que preparar de antemano… es un escenario perfecto que le permitirá reducir el número de reuniones futuras. ¿Pero cómo logras esta hazaña digna del trabajo de Hércules?
Para empezar, los miembros del equipo deben conocer de antemano la estructura, el ritmo y los resultados previstos de cada reunión. En nuestro caso, el equipo de marketing de Trello se reúne una vez a la semana. Antes de la reunión semanal, cada equipo actualiza el tablero del departamento de marketing. Los miembros del equipo revisan la información antes de la reunión y preparan sus preguntas, lo que evita que algunos hablen durante horas sobre lo que hicieron la semana anterior.
Se asigna un miembro del personal para dirigir la reunión y revisar las tarjetas añadidas durante la semana. También se elige un reportero para tomar notas.
Conclusión ? Las reuniones, organizadas gracias a un programa compartido y documentado, son cada vez más eficientes. Intentamos dar un toque lúdico a través de la lista de «Felicitaciones», donde todos envían sus felicitaciones por el trabajo de un colega.
Esta es una piedra más en el edificio de una comunicación interna efectiva en una empresa (o un golpe de cincel para crear su propio «David»).
Comunicación interna: ¡dinámica por encima de todo!
Bueno, ahora ha creado su caja de herramientas, ha esbozado cómo usarla y ha desarrollado una metodología efectiva para organizar sus reuniones. ¿Y ahora qué? Saber adaptarse a un entorno en constante cambio, ya sea por el lanzamiento de nuevos productos, cambios estratégicos, nuevas políticas de reclutamiento… Por lo tanto, es esencial asegurar que su modelo de organización sea también flexible.
Compruebe regularmente la relevancia de las directrices que ha creado. Actualice sus procesos para mantener a su equipo involucrado. Por ejemplo, el equipo de marketing solía reunirse dos veces por semana. A medida que el equipo crece, parece que una reunión sería suficiente para todo el equipo. Hemos votado esta decisión de forma colaborativa. A medida que el equipo continúa creciendo, esto puede llevarnos a organizar equipos a un ritmo de 2 o incluso 1 reunión por mes. El gerente debe sentir la evolución de las necesidades de los empleados para proponer soluciones alternativas si es necesario.
La naturaleza flexible de Trello lo hace ideal para la gestión de proyectos de colaboración. El tablero de trello de nuestro equipo cambia regularmente para adaptarse a nuestra nueva forma de trabajo, aumentando nuestra productividad. Cualquiera puede presentar una idea que, si es aceptada por el resto del equipo, será implementada y documentada. Esta es una forma extremadamente efectiva de motivar y capacitar a los miembros del equipo para que se responsabilicen de los procesos de la empresa.
La comunicación de negocios también puede ser divertida
Los GIF, los emoticonos y las ideas totalmente nuevas en el momento de la acción ayudan a crear un ambiente de trabajo divertido. Para los teletrabajadores que no tienen acceso a la máquina de café, es importante que el líder del equipo cree oportunidades para asegurar el espíritu de equipo. En Trello, hemos implementado un sistema que llamamos Sr. Rogers, que reúne a personas de diferentes equipos para discutir asuntos personales.
Dentro del equipo de marketing, organizamos una sesión de videoconferencia al mes para romper el hielo. Un gerente dirige la reunión y organiza una o más actividades.
Las personas son más productivas cuando disfrutan de su trabajo. Animar a todo el mundo a conocer a sus colegas también levantará la moral de su equipo.
Depende de ti: crea tu propia obra maestra
La creación de una obra maestra no ocurre de la noche a la mañana y no es una cuestión de azar. Se necesitará mucha reflexión, paciencia y planificación para poner en marcha las herramientas y métodos que mejoren la comunicación interna de la empresa. El éxito de la comunicación depende en gran medida de la aceptación y la participación de su equipo. Esto significa menos trabajo para usted y más participación de los miembros de su equipo. Aquí está un resumen de su plan de acción para empezar:
- Elija las herramientas de colaboración que serán utilizadas por todo el equipo.
- Crear y distribuir instrucciones para el uso de estas herramientas. Los miembros del equipo deben sentirse responsables y capaces de utilizar las herramientas más apropiadas en todas las circunstancias.
- Utiliza una tabla de Trello (u otra herramienta que te funcione) para que las reuniones sean eficientes y productivas.
- Revise sus métodos regularmente y no tenga miedo de los cambios.
- Crear oportunidades para la convivencia en lugar de la máquina de café, para fomentar el espíritu de equipo y la cohesión
¡Aprende a esculpir tu equipo en una obra maestra de productividad, eficiencia y amabilidad!
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