Conviértete en un maestro de la gestión de proyectos gracias a Trello

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Como director de proyecto, usas varios sombreros y por lo tanto juegas en varios tableros. Con tantas actividades en paralelo, eres una especie de malabarista virtual de hoy en día. Pero la escala y el peso de sus responsabilidades no siempre es un asunto de risa. Construir un proyecto de la A a la Z requiere..:

  • Gestionar una tonelada de información
  • Planificar y controlar el estado de las tareas
  • Involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado para evitar los cuellos de botella

Básicamente, tienes que asegurarte de que los proyectos avancen sin problemas, mientras mantienes una sonrisa en tu cara.

Así que si sientes que estás al borde de un ataque de nervios, puedes reducir o incluso prevenir el dolor de cabeza. Con un sólido software de gestión de proyectos y la ayuda de potentes Power-Ups, podrá crear un proyecto que no pasará desapercibido.

Las cuatro fases de la gestión del proyecto

Antes de que echemos un vistazo a los procesos y herramientas que puede utilizar para convertirse en el Primer Ministro para el Desempeño, volvamos a las cosas simples y básicas. Tanto si está desarrollando un nuevo producto, modificando el sitio web de su empresa o planificando la reunión anual fuera de la empresa de su equipo, la gestión de su proyecto pasará por estas cuatro fases: planificación, desarrollo, ejecución y cierre. A continuación se presenta un breve resumen de las tareas realizadas en cada fase.

1. Planificación

La fase de planificación es exactamente lo que tienes en mente, la fase en la que desenrollas el hilo de tu proyecto. Durante esta fase, sus actividades clave incluirán la investigación para determinar los objetivos y requisitos del proyecto, identificar a los interesados, definir los objetivos, determinar el alcance y los recursos y definir las tareas clave. Esta es una de las fases más importantes porque es necesario combinar varias expectativas y requisitos del proyecto en un plan coherente.

2. Elaboración

Ahora que tienes los planos, es hora de empezar a construir el proyecto. Antes de empezar, tienes que reunir a tu equipo y darles una dirección clara sobre los plazos, el presupuesto, los recursos, las expectativas y los requisitos. Celebrar una reunión inicial para explicar el plan del proyecto, revisar los procesos y responder a las preguntas de su equipo es una gran manera de hacer que cualquier proyecto comience sin problemas.

3. aplicación

La fase de implementación es cuando la magia ocurre. Es la fase de acción, cuando el trabajo está realmente hecho. Aquí es cuando su plan de proyecto está en pleno desarrollo. Como director del proyecto, es esencial supervisar las tareas, los plazos y el presupuesto, informar sobre los progresos realizados y mantener una comunicación abierta con todos los interesados en el proyecto.

4. Valla

¡Ta-da! Puedes meter las manos en los bolsillos y quedarte ahí. ¡Pero no tan rápido! Incluso si la fase de cierre marca el final de un proyecto, todavía tienes trabajo que hacer. Este es el momento de evaluar el rendimiento del proyecto y discutir las áreas en las que el equipo ha superado las expectativas y en las que puede mejorar.

Los proyectos más exitosos implican una variedad de decisiones en diferentes puntos de la hoja de ruta. Trello le da a usted y a su equipo una visión clara del progreso y el éxito de sus proyectos. Y los Power-Ups traen nuevas perspectivas a sus tableros para tomar las decisiones correctas. Además, te ayudan a trabajar de forma interfuncional, lo que promueve la colaboración entre equipos.

Apliquemos este enfoque de gestión de proyectos paso a paso a un flujo de trabajo Trello:

El Proyecto Raven Draw: Fase de planificación

¿Cómo se pasa de una página en blanco a un flujo de trabajo de alto rendimiento? Todo comienza con un plan. Durante la fase de planificación del proyecto, se investiga, se definen los objetivos y requisitos, y luego se definen los recursos y las tareas clave.

Trello ayudará a todo el equipo a seguir fácilmente los planes, las tareas y el progreso, para un seguimiento óptimo del proyecto. Por supuesto, se pueden utilizar los procesos clásicos «Por hacer», «En progreso» y «Completado», pero esto no le da un proceso robusto o la flexibilidad para organizar todo.

La tabla de Trello comienza con una lista de información general que contiene información importante sobre los mapas, como la fecha de lanzamiento, la visión general del proyecto, las reglas de uso de la tabla, las responsabilidades de cada miembro del equipo, las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI), y la hoja de ruta de la empresa. La siguiente lista es Investigación de mercado , seguida de Bandeja de entrada . El buzón de entrada está hecho para que usted, estimado director de proyecto, pueda responder fácilmente a las solicitudes, preguntas y comentarios.

Las siguientes listas forman la columna vertebral del flujo de trabajo de la gestión de proyectos: Atrasos, en progreso, pendientes, listos para salir y vivos. Las tareas se colocan en los mapas y los miembros del equipo asignados a esa tarea se añaden al mapa. El mapa se mueve a través del flujo de trabajo a medida que la tarea progresa.

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Copia la tabla

Ordena tus prioridades

Dependiendo del proyecto, es probable que tengas muchas cartas en tu tablero. Esto puede dificultar que los miembros del equipo identifiquen las tareas prioritarias. Afortunadamente, su equipo ya no se perderá en las conjeturas con el Power-Up Airfocus.

El Power-Up Airfocus te permite priorizar tus mapas de Trello y crear hojas de ruta más eficientes. Podrás ver tus puntuaciones de prioridad (la puntuación que asignas a una tarea para clasificar su nivel de prioridad) y la hoja de ruta directamente en tu tablero de trello para mantener a tu equipo alineado y en curso.

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El Power-Up Airfocus también te permite mostrar los resultados de prioridad del Airfocus en la parte posterior de los mapas de Trello para que tu equipo pueda determinar lo más importante de un vistazo. También tendrá acceso rápido a una lista de artículos, un gráfico de prioridades, un gráfico de Kanban y un gráfico de Gantt.

Por lo tanto, no hay necesidad de cambiar de una herramienta a otra. Esto le ayudará a usted y a su equipo a ahorrar tiempo en su próxima reunión cuando decida qué va a pasar.

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Pro Consejos de Planificación

  • Para crear las listas correctas en tu mesa, pregúntate: «¿Cuáles son los diferentes pasos de nuestro proceso? ¿Qué problemas queremos resolver?» y crear las listas basadas en sus respuestas.
  • Crear una lista de información de fondo con fichas para explicar el contexto a alguien que no conoce los detalles del proyecto y que acaba de ser añadido a la tabla.
  • Cuando las tareas se completen, organice los mapas en listas según el autor. De esta manera, puede ver fácilmente estos mapas y obtener información relevante sobre la carga de trabajo cuando se prepare para futuras tareas o proyectos.

Si lo construyes, vendrán: fase de desarrollo

Referencia a una famosa línea de la película «Hasta el final del sueño» con Kevin Costner.

Ahora que tu plan está en marcha y el flujo de trabajo de Trello ha sido creado, es hora de invitar a tu equipo a la fiesta. En este punto, reunirá a su equipo, asignará las tareas correctas a las personas adecuadas y creará un programa para el proyecto.

Este es un buen momento para revisar las reglas, el proceso y las expectativas de tu flujo de trabajo y el tablero de Trello con todo el equipo para que todos estén de acuerdo en cómo hacer el trabajo sin problemas. Comienza agregando gente a la pizarra, asignando tarjetas a los miembros del equipo y estableciendo plazos.

Cómo obtener una visión general de los diferentes plazos

Puedes confundirte rápidamente cuando hay múltiples plazos y líneas de tiempo para el mismo proyecto. Con el BigPicture Power-Up, puedes combinar fácilmente tus calendarios y ver tus cartas desde el tablero (¡y otros tableros!).

BigPicture muestra los mapas de Trello como tareas que pueden ser fácilmente asignadas en el diagrama de Gantt, acompañadas de una WBS (Work Breakdown Structure).

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Este Power-Up le da una perspectiva dinámica de su proyecto mostrando los datos seleccionados como desee. Si su equipo utiliza un modelo en cascada, pueden elegir mostrar todos los hitos planificados y los plazos asociados en el módulo de Estructura de Desglose del Proyecto.

Si prefieres un gráfico de Gantt y quieres resaltar las interdependencias, sólo tienes que hacer clic. Con BigPicture, usted y su equipo pueden evaluar el calendario de su proyecto de un vistazo.

Consejos Pro desarrollo

  • Cuando asigne tarjetas a los miembros del equipo, defina claramente lo que esto significa. ¿Es la persona el propietario, intérprete o referencia de la tarjeta?

A fin de evitar impedimentos, es esencial identificar las funciones y responsabilidades antes de asignar las tarjetas.

¡Abordando! Fase de aplicación

Esta es probablemente tu parte favorita de cualquier proyecto, cuando el plan se pone en acción. Con el plan en marcha y las tareas asignadas, el proyecto está en marcha, siguiendo su camino paso a paso a través de su hermoso flujo de trabajo.

Aunque estos momentos son emocionantes, también pueden ser estresantes. Como director de proyecto, es importante vigilar sus progresos y vigilar, controlar e informar sobre su evolución. Con Trello, puedes mantener la comunicación con los miembros del equipo en la pizarra dejando comentarios y actualizaciones directamente en sus respectivos mapas.

En este punto, los miembros del equipo pueden utilizar fácilmente la función de arrastrar y soltar de Trello para ver el progreso de sus tareas y el proyecto en su conjunto. ¿Pero qué hay de las tareas que parecen permanecer demasiado tiempo en la lista de «En progreso»? ¿Cómo puede asegurarse de que los cuellos de botella no retrasen el progreso de su proyecto? La respuesta se puede encontrar en la lista de «Tiempo de encendido».

La cuenta atrás está en

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El Tiempo de Encendido en la Lista rastrea automáticamente la vida útil de una tarjeta en una lista actual. Esto te da una idea de qué tareas o miembros del equipo están obstaculizando el rendimiento. Este Power-Up muestra el tiempo en cada carta. Puede identificar rápidamente las tarjetas lentas, comparar el rendimiento con un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) y ver qué tareas deben completarse para cumplir con el calendario.

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La Lista de Tiempo de Encendido es ideal para reuniones retrospectivas si quieres saber dónde podrías haber trabajado más eficientemente durante tu último proyecto.

Consejo de Implementación Pro

  • Añade etiquetas a los mapas para filtrarlos cuando busques información específica. Por ejemplo, agregue una etiqueta de «Alta Prioridad» a sus tarjetas y luego filtrelas para ver sólo las tareas de alta prioridad.

Hora de cierre: la fase de cierre ⏰

¡Felicidades! Completó su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. ¡Tú y tu equipo pueden celebrar! Pero antes de brindar por tu éxito, todavía tienes trabajo que hacer. La fase de cierre es crucial para documentar lo que salió bien y lo que salió mal en el proyecto. Esto le ayudará a planificar mejor el próximo proyecto.

Puedes simplemente arrastrar todas las cartas de la tabla de proyectos a la lista de «En vivo» o «Hecho», pero esto no permite un proceso de cierre perfecto. Es necesario facilitar la referencia a todos los elementos de su proyecto en el futuro y revisar los beneficios y fallos del proyecto si es necesario.

Puedes usar dos potenciadores para organizar tu plan de proyecto e informes para la próxima vez.

Automatización y planificación para el futuro

En lugar de gastar tu tiempo moviendo cada carta, puedes automatizar la limpieza de tu tablero con el Power-Up Butler. Con este Power-Up, puedes crear reglas personalizadas, comandos de programación y botones para automatizar las acciones en tu tablero de Trello. Por ejemplo: cuando Joyce del departamento de Control de Calidad añade una etiqueta verde a una tarjeta, puede definir una regla en Butler para mover esta tarjeta a la lista de «Hecho» tan pronto como la etiqueta sea añadida.

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Una vez que el proyecto se haya completado, es importante evaluar el éxito y el rendimiento del mismo. Puedes crear fácilmente una presentación final de diapositivas con la diapositiva de potencia. Te permite convertir tu tabla de Trello en una presentación de Google Slides con un solo clic.

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Puntas de la Cerca Pro

  • En su lista de información en la tabla, añada un mapa que describa cómo debe ser un proyecto exitoso. Puedes referirte a ella para tu proyecto retrospectivo y comparar tus expectativas con la realidad.

Procesos organizados: el mejor amigo del director de proyecto

Los directores de proyectos son los recursos clave para mantener los equipos unidos. Ya sea para la planificación, la comunicación o los informes, es esencial que sea organizado y meticuloso para mantener a su equipo en la dirección correcta.

Haces malabares con una multitud de tareas, reuniones y expectativas, pero con este proceso organizado y el flujo de trabajo avanzado de gestión de proyectos, puedes asegurar el éxito de cada estrategia, el sprint y la entrega.


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