Crear un calendario editorial profesional con Trello
¿Alguna vez te has preguntado cómo los principales sitios de noticias como Mashable, ReadWrite y The Changelog gestionan su flujo de trabajo de publicación de artículos?
Noticia de última hora: están usando Trello.
Tanto si se trata de un blog gestionado por un individuo como de un gigantesco sitio con muchos colaboradores, Trello reste es una de las herramientas más fáciles de usar. Estrategia, planificación, organización, publicación del contenido del blog… todo es posible.
Y oh sorpresa! Nuestros equipos, para manejar su propio calendario editorial, usan… Trello.
Cada mes, damos la bienvenida a más de 750.000 lectores a nuestro blog. Colaboramos con muchas personas y personalidades para producir contenidos de alta calidad cada semana.
La gestión del calendario editorial de un blog tiene muchas partes móviles: plazos, comunicación con el autor, estrategia de SEO, creación de piezas gráficas, etc. Para evitar confusiones e inconsistencias en su calendario editorial, es mejor desarrollar una estrategia y una metodología de trabajo bien definidas.
En este artículo, presentamos una visión general del proceso utilizado para gestionar el calendario editorial de Trello. Sigue esta guía para crear tu propio calendario editorial personalizado en unos pocos pasos sencillos, y llevarás tus ideas por el camino del éxito publicando grandes entradas de blog!
Cómo funciona el calendario editorial de un vistazo
Antes de entrar en detalles, veamos cómo funciona nuestro calendario editorial.
Nuestro calendario editorial de la junta de Trello sigue la metodología Kanban. Las ideas de artículos de blog se añaden como mapas a la lista de ideas de artículos y siguen los pasos, de izquierda a derecha, hasta que se publican en el blog.
Aquí están las listas de la tabla y sus objetivos:
- Instrucciones : Esta lista contiene varios mapas con información importante y explicaciones prácticas de cómo realizar ciertas tareas a lo largo del proceso de edición.
- Ideas para artículos : aquí es donde los miembros del equipo publican sus ideas y argumentos para los artículos del blog.
- Temas aprobados : lista de espera que contiene un tema potencialmente aprobado pero para el que se necesita más información e investigación antes de que se pueda fijar una fecha límite.
- Escritura en curso : esta lista enumera las entradas del blog que se están escribiendo actualmente.
- Contenido revisado : cuando una entrada del blog está lista para ser revisada, el mapa se mueve a esta lista para el primer conjunto de cambios.
- Contenido finalizado : el autor hará las últimas modificaciones al artículo en base a la retroalimentación recibida durante el proceso de edición anterior.
- Listo para su publicación : cuando el artículo esté terminado, es el momento de subirlo a su sitio web o herramienta de blog. Utilizamos Hubspot para alojar el contenido de nuestro blog.
- Control de SEO : una vez que el artículo se sube al blog, se analiza para el SEO y se actualiza para un ranking óptimo.
- Publicación programada : Esta lista identifica las entradas del blog programadas para su publicación.
- Artículos publicados : ¡felicidades! El artículo de tu blog ahora aparece en los motores de búsqueda.
Ahora que entiendes cómo funciona nuestro súper calendario, vamos a ver más de cerca el proceso y los requisitos de cada paso.
Sumérgete en los detalles del calendario editorial
Cualquier bloguero admitirá que es difícil crear artículos interesantes a intervalos regulares. A veces es difícil encontrar las palabras, para ser siempre creativos. Hay que tener un plan de acción bien estructurado para hacer frente al síndrome del cerebro revuelto. Ayuda a dar poder a los editores, centralizar y dar cuerpo a las ideas, y asegurar que todo funciona como una carta en el correo.
Para almacenar, organizar y mostrar el contenido de forma intuitiva e inteligible en un abrir y cerrar de ojos, no hay nada mejor que crear un calendario editorial en forma de mesa Trello.
Los contenidos se mueven de izquierda a derecha en las innumerables listas. Siguen gradualmente el oleoducto hasta que llegan a su destino final: la lista de «Publicados». Como acabamos de ver, nuestras listas del calendario editorial son las siguientes, de izquierda a derecha:
Entradas
Esta lista marca el comienzo del proceso editorial de nuestro blog. Es aquí donde las ideas para las entradas del blog son sometidas a revisión por nuestro personal y miembros del equipo. En Trello, nos gusta animar a la gente a subir a la pizarra y presentar ideas.
Cada idea tiene su propia tarjeta, con una descripción de la idea potencial en su reverso. Aquí también se añaden una (o tres) etiquetas, para distinguir mejor el tipo de contenido en el que se clasifica este artículo. Esto facilita el equilibrio entre los temas y los tipos de contenido sobre una base mensual.
✨ Pequeña anécdota: el calendario editorial de Trello fue una de las primeras tablas que puso a prueba las etiquetas ilimitadas y sus funciones .
También creemos que es extremadamente útil proporcionar directrices para los autores que deseen presentar una idea. Las siguientes instrucciones se encuentran en el primer mapa de la lista de Ideas de Artículos (este mapa nunca cambia de posición):
Con Power-Up Custom Fields estandarizamos la información que necesitamos para cada presentación, incluyendo fechas límite, palabras clave para SEO y autor.
Temas Aprobados
Cuando una tarjeta postal de un blog se mueve a esta lista, significa que está aprobada y el autor puede empezar a investigar y escribir (¡si no lo ha hecho ya!).
En este punto del proceso, imponemos una palabra clave para el artículo antes de que vaya más allá de la tubería de creación de contenido.
✨Astuce pro: ¿Recuerdas estos campos personalizados ? Proporcionan información clave en el reverso de las tarjetas sobre el autor, la palabra clave, la fecha límite, la fecha de emisión y mucho más.
Escritura
Normalmente estos mapas van acompañados de un borrador o al menos de un plan detallado. También se les da una fecha límite porque programamos el contenido al menos con un mes de antelación.
Cuando se establece esta fecha límite, es fácil ver todo el contenido en el modo de calendario, gracias al Power-Up Calendar. Seleccionando «Calendario» en la parte superior derecha de nuestra mesa, podemos ver qué cartas ya están programadas. En general, nuestro objetivo es programar 2 o 3 artículos por semana.
Además, si el autor del artículo tiene alguna pregunta para nuestro equipo en el momento de escribirlo, este es el momento ideal para usar la función de Comentarios del Mapa. Esto le permite discutir el borrador, llevando la cuenta de todo lo que se dice en un lugar.
Edición
Las cartas se mueven aquí cuando la persona responsable de la revisión gramatical tiene que entrar en juego (hey, yo). Trello ha integrado Google Drive para que podamos adjuntar los borradores de los artículos a nuestros mapas.
También es en este punto en el que animamos al autor a escribir varias opciones de título y confiamos la creación de la ilustración del blog al equipo de Diseño Gráfico.
Las ilustraciones son uno de los elementos más importantes y delicados de la gestión de contenidos. El diseñador gráfico debe tener suficiente tiempo para su creación.
Esto no siempre es fácil, porque hay muchas más peticiones gráficas que tiempo para ejecutarlas. Para que las ilustraciones estén bien pensadas y complementen perfectamente el texto, es esencial centralizar la información de los proyectos y planes. De esta manera, los diseñadores gráficos pueden acompañar todo el proceso.
En resumen, la comunicación clara con los demás miembros del equipo que participan en el proceso es esencial para su éxito. ¡Así que asegúrate de dar a tu equipo de diseño suficiente tiempo para su creatividad!
✨Astuce Pro: Adjunte capturas de pantalla, imágenes y GIF al mapa para ahorrar tiempo y evitar cualquier confusión posterior al subir su artículo al sistema CMS.
Contenido finalizado
Cuando el mapa se traslada a esta lista, se debe informar al autor de que todos los cambios están listos para su aceptación, y el proyecto queda finalizado.
Asegúrate de que todas las imágenes, capturas de pantalla y GIF se incluyan en los archivos adjuntos de la tarjeta. Con el arte definido como la portada del mapa, nuestro calendario editorial se ve mejor! Decora la cubierta del mapa con la ilustración de la entrada del blog.
Listo para su publicación
Cuando una entrada de blog se finaliza (¡oh-hoo!), está listo para ser subido a su sitio web o CMS. En Trello, usamos Hubspot, pero puedes usar otra plataforma como WordPress o Medium.
Sea cual sea la plataforma que utilice, le recomendamos encarecidamente que escriba las instrucciones que debe seguir para que el artículo se descargue correctamente.
✨ Consejo profesional: las imágenes mal dimensionadas pueden ralentizar la velocidad de carga de su página y tener un impacto negativo en su clasificación en los buscadores. Antes de añadir tus imágenes a la entrada del blog, utiliza www.tinyjpg.com para comprimirlas.
Utilizamos plantillas de listas de control que se añaden automáticamente al mapa gracias a unas divertidas reglas de Butler que sólo hay que añadir a la lista. Nos aseguramos de que todos los elementos de la lista de verificación se comprueben cuando subimos las entradas del blog, antes de su publicación.
Control SEO
Una vez que un artículo del blog es subido a Hubspot, realizamos una revisión final de SEO antes de programar el artículo para su publicación. Aquí hay algunos puntos de SEO que revisamos:
- La información clave sobre el tema se aborda claramente en el cuerpo del artículo, con una densidad adecuada de palabras clave.
- Todos los subtítulos del artículo son etiquetas H2 y la palabra clave está en al menos una etiqueta H2.
- Todas las imágenes están comprimidas y tienen un texto alternativo claro.
- El artículo debe ser visualmente agradable con imágenes, listas, espacios y comillas, y un diseño sensible para una presentación óptima en todo tipo de dispositivos.
Publicación programada
¡Estos artículos están afinados y listos para ser lanzados! Programe la publicación del artículo de su blog de acuerdo con su calendario editorial.
Artículos publicados
Abran el champán: ¡se publica el artículo del blog! La lista Cette se convierte en un excelente repositorio de las investigaciones, borradores, archivos y conversaciones que han alimentado cada artículo publicado.
Incluso puedes usar la aplicación de Slack en Trello para enviar una notificación a tu canal editorial una vez que la fecha límite haya sido marcada como completa. De esa manera, todo tu equipo sabrá que el artículo está ahora en línea.
Esta es una forma extremadamente simple y visual de organizar un enorme volumen de contenido.
Puede haber cientos de tarjetas en un calendario editorial. Pero tener una lista por fase del proceso de escritura evita sentirse abrumado y perdido en medio de un flujo interminable de correos electrónicos.
La pantalla del calendario proporciona una visión general visual de la cronología del contenido, lo que significa que cada elemento de la tubería de gestión del contenido puede vivir enteramente en un tablero de trello.
Algunas características y consejos más de Trello para perfeccionar su calendario editorial
A lo largo de este artículo se encuentran algunos consejos profesionales para que puedas añadir una pizca de entusiasmo y hacer que tu calendario editorial de Trello sea aún más fácil de usar. Aquí hay más consejos de Trello para añadir a tu tabla:
- Crear plantillas de listas de control para una fácil referencia. Crear plantillas de listas de control para que puedan añadirlas fácilmente a sus mapas en ciertas etapas del proceso editorial. Usando estas listas de control para cada paso, todo su equipo sabrá que cada artículo ha sido revisado a fondo. Mantén estas listas de control en el primer mapa de la lista de «Información» de la tabla.
- Ilumina tu tablero con cubiertas de mapas. ¿Quieres atraer la atención de alguien o sólo quieres añadir algo de alegría a tu pintura? ¡Usa las cubiertas de las tarjetas! Simplemente añada una imagen o GIF a la tarjeta como un accesorio y póngala como cubierta.
- Voto de encendido para la lista de entradas . Utilice el voto de poder para facilitar la toma de decisiones. Con sólo mirar el frente del mapa, sabes cuáles son los temas favoritos de tu equipo y empiezas a escribir sin más demora.
- Activar los filtros para ver más claramente. Ve al menú Mostrar; Busca en los mapas; Selecciona tu nombre. ¡Esta función de filtro sólo mostrará los mapas que le hayan sido asignados y/o en los que esté trabajando!
- Mantente organizado y adelantado a la agenda con una reunión semanal del calendario editorial. Si trabajas en colaboración para gestionar el calendario de contenido de tu blog, establece una reunión semanal para revisar el flujo de trabajo y el calendario. Esto ayudará al equipo a revisar y eliminar los cuellos de botella a lo largo del proceso. Incluso si son un equipo editorial de una sola persona, reservan un espacio de tiempo semanal en su agenda para revisar el calendario, programar nuevas ubicaciones, hacer un seguimiento con los editores y organizar su lista de tareas para mover los artículos a ser publicados.
- ¿Algún hueco en la alimentación? ¡Cámbialo! A lo largo de los años, nuestro calendario editorial ha crecido y cambiado tanto como Trello. La mayor ventaja es que podemos crear o eliminar listas fácilmente, probar diferentes pasos, añadir más listas de verificación y hacer que evolucione para satisfacer nuestras necesidades. De cualquier manera, nuestro equipo trabaja en la ósmosis.
