Creativo vs. Gerente: cómo organizar su trabajo para aumentar su productividad
¿Sus actividades tienen más que ver con la gestión o la creación? ¿Un poco de ambos? Tal vez varíe dependiendo de los días de la semana o de tu estado de ánimo, pero ser consciente del tipo de tarea que tienes por delante puede marcar la diferencia en el trabajo que harás al final del día.
De hecho, al identificar el tipo de actividad que va a realizar, puede organizar sus actividades para maximizar su productividad. Una forma de modelar esta oposición es pensar en términos de «Creativo vs. Gerente». Los creativos tienen habilidades técnicas específicas: diseñadores, desarrolladores, escritores, etc., mientras que los gerentes gestionan los proyectos, coordinan los equipos, generan informes y se aseguran de que su equipo se mueve en la dirección correcta.
Para saber cómo organizar bien su trabajo, es necesario considerar primero su perfil. Si te equivocas desde el principio, te arriesgas a pasar por una serie de reuniones interminables el día en que quieres concentrarte en avanzar, y es cuando decides enfrentarte a tu programa de tareas que tu equipo necesitará enormemente tu presencia.
Para evitar estos escollos, veamos juntos cómo organizar su trabajo según su perfil.
La organización del trabajo de las personas creativas
Los horarios de las personas creativas se componen de largos períodos de tiempo ininterrumpido. Insisto:
- Largo : necesitas dedicar el tiempo suficiente para poder realmente «conectar» con tu tarea. Las investigaciones han demostrado que los creativos necesitan 30 minutos para sumergirse completamente en su actividad (y así alcanzar un umbral de mayor productividad).
- Ininterrumpido : Esto es muy importante. Sin mensajes, sin Slack, apaga las notificaciones de tu smartphone. Nada más que tú, tu pantalla y una taza de café.
- Periodos : necesitas varios por día. El uso de la técnica Pomodoro puede ser una buena solución para organizar bien el trabajo. Cómo funciona: esta técnica consiste en dividir el día en varios períodos de tiempo de 40 minutos dedicados exclusivamente a una tarea específica intercalados con breves descansos.
Si tiene alguna reunión programada en su día, no podrá lograr lo que ha planeado. Incluso en una pequeña reunión, una vez que su período de concentración se interrumpe, necesitará 30 minutos para volver al ritmo de las cosas y recuperar la concentración, aunque no tenga «niebla cerebral».
La organización del trabajo de los directivos 
Los horarios de los gerentes se componen de reuniones. Preparar reuniones, programar reuniones, reprogramar reuniones, participar en reuniones, reuniones de información !
Cualquiera que sea el tipo de reunión – entrevistas individuales con sus subordinados, reuniones de progreso – el papel del gerente es organizar el equipo. Esto significa gestionar a las personas, apoyar los objetivos de la empresa y resolver los obstáculos que impiden que los miembros del equipo progresen para garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y que se cumplan los plazos.
Entonces, ¿cómo organizas tu trabajo como gerente? Deje tiempo suficiente para las entrevistas individuales (independientemente de que la entrevista se realice a distancia por videoconferencia) y reuniones cortas pero eficaces (si es posible).
Sé flexible
A veces tu día será como el de los creativos, a veces será como el del gerente. Tu equipo necesita saber cuándo pueden contar contigo, así que entender tu función en cada momento es crucial.
Como siempre cuando se trata de trabajo en equipo, la comunicación es clave. Para organizar bien su trabajo y maximizar su productividad, debe tener mucho cuidado de tener un horario transparente con su equipo, especialmente si algunos de ellos trabajan a distancia. Recuerda que sólo tú eres el actor y responsable de tu propia productividad.
Los escollos de la planificación
Ahora que ha identificado su función y ha comprendido cómo organizar bien su trabajo mediante la gestión de sus actividades, debe comenzar a planificar. Es fácil desmoronarse si no manejas bien tu planificación.
Si estás en modo creativo:
- Reserve largos períodos de tiempo ininterrumpido en su horario.
- Avise a su equipo que no estará disponible para solicitudes durante estos períodos.
- Elimina las distracciones como la mensajería instantánea corporativa o las notificaciones de tu teléfono.
Si está acostumbrado a compartir su horario con sus colaboradores para elegir el día y la hora de sus reuniones de acuerdo con su disponibilidad, edite su horario para crear intervalos de «No reunión por favor».
En mi equipo, hemos definido el martes y el jueves como «días creativos». Evitamos programar reuniones en estos días, especialmente cuando involucran a personas con un perfil más creativo, a menos que haya un problema urgente.
Todo el mundo es consciente de que la situación puede cambiar rápidamente, pero también se sabe que las reuniones que no son urgentes pueden esperar.
Ahora, veamos cómo organizarte en el trabajo cuando estés en modo manager:
- Identifique la frecuencia ideal de las reuniones. Algunos gerentes prefieren centrar todas sus reuniones individuales con los miembros del equipo en un día fijo. Otros sólo le dedican medio día.
- Comparte tu agenda con tu equipo. Algunos gerentes permiten a los empleados reservar intervalos libres en sus horarios. Otros prefieren anunciar su disponibilidad en el sistema de mensajería de la empresa, como Slack, por ejemplo: «Estoy disponible esta mañana si alguien quiere hablar conmigo. Estoy disponible esta mañana si alguien quiere hablar conmigo», etc. No importa cómo organices tus reuniones en el trabajo, asegúrate de que todos los que quieran hablar contigo conozcan tu disponibilidad.
- Sé abierto. Es importante entender que sus empleados pueden trabajar a su manera, especialmente los creativos. Si se les sigue molestando en Slack cuando están en modo creativo, pueden sentir la necesidad de responder inmediatamente a su superior interrumpiendo su concentración. Intenta usar herramientas de comunicación asíncrona como Trello para solicitudes no urgentes.
¿Creativo o gerente? Herramientas para todos
Todos tenemos nuestras preferencias en cuanto a herramientas de planificación online, pero no basta con elegir la herramienta adecuada, también hay que saber usarla bien para que no se convierta en una gigantesca máquina de perder el tiempo para creativos y directivos. Aquí hay algunos consejos para aprender a organizarse en el trabajo con el uso correcto de la herramienta de planificación:
- Concéntrese en una única herramienta de planificación (Fantástico, Google Calendar…). La sincronización entre diferentes herramientas puede causar problemas, así que es mejor elegir la que mejor se adapte a ti y no cambiarla más.
- Permitir que sus empleados reserven franjas horarias en su horario compartiéndolo es la mejor manera de evitar la pérdida de tiempo enviando correos electrónicos para encontrar una franja horaria adecuada. Cuando quiero organizar una reunión con varias personas, todo lo que tengo que hacer es publicar el horario de cada persona e identificar un espacio de tiempo libre.
- Una buena organización en el trabajo requiere una buena comunicación: identifique claramente los días de la semana en que no quiere reuniones (modo «creativo»), y los días en que está libre: «Disponible para reuniones». Esta es la mejor manera de evitar que te pidan que asistas a las reuniones en los días en que quieres concentrarte en tu trabajo.
- Use el Calendario para manejar las reuniones con los forasteros. Como gerente, tendrás muchas reuniones con gente de fuera de la empresa. El uso de una herramienta de programación como Calendario puede reducir significativamente la dificultad de encontrar un espacio de tiempo disponible y compatible. Estas herramientas permiten a todos seleccionar los períodos adecuados, facilitando al mismo tiempo cualquier cambio. No hay mejor manera de facilitarle la vida al gerente y ayudarle a organizar mejor el trabajo.
Puede parecer exagerado, pero tener un buen proceso de planificación e identificar claramente su trabajo como «creativo» y como «gerente» cambiará su vida e impulsará su productividad.
