Cuándo aflojar y cuándo contenerse: Consejos para una mejor comunicación de equipo
Imagina esto: Es lunes, acabas de tomar tu café y te sientes bien. Hay mucho que hacer esta semana, pero tuviste un fin de semana increíble y te sientes preparado. Entonces pasa esto:
Es el líder de tu equipo. No tienes ni idea de lo que quiere y empiezas a imaginar todas las cosas que podrías haber hecho mal esta mañana. ¿Cometiste accidentalmente un error atroz que está acabando con la compañía? ¿La sonrisa es alegre o sarcástica? ¿Está tratando de suavizar su tono con ese maldito emoji? Es imposible de discernir a través del chat. Entonces pasas una cantidad desmesurada de tiempo reflexionando sobre sus verdaderas intenciones.
Pero, ¿qué significa?!?
La realidad es que toda esta paranoia es infundada. Si estuvieras hablando con el líder de tu equipo o en un video chat, sabrías que tiene un tono amigable. Si pudieras mirar a través de la pantalla, podrías ver que ella está haciendo malabares con 50 tareas y no tuvo tiempo de darte todas las razones por las que quiere chatear.
A medida que más equipos se digitalizan y recurren al trabajo a distancia, es importante recordar que los tipos de comunicación matizados que se obtienen en un entorno de oficina no necesariamente se traducen en línea. Establecer algunas reglas básicas para la comunicación de un equipo ayuda mucho a asegurar que su equipo sea productivo y feliz.
No odies al jugador, odia el juego
Si ya trabajas en un equipo remoto, es probable que tu equipo tenga su lista de herramientas favoritas. Ya sea que se trate de correo electrónico, Slack, Trello o Google Hangouts, una pregunta importante que debes hacerte es cómo y cuándo usar estas herramientas para transmitir la información correcta. En el equipo de marketing de Trello, usamos una simple pregunta que nos ahorra mucho tiempo y energía mental:
¿Es la información sensible al tiempo? Si es así, ve a Slack. Si no, ve a Trello.
Por ejemplo, si tienes una actualización de un proyecto que no es sensible al tiempo, hacer ping a la gente en Slack puede distraerlos y alejarlos del brillante estado de concentración zen que han estado tratando de alcanzar todo el día.
Esta es mi pesadilla. Estas son todas nuestras pesadillas.
Otra cuestión crucial es si es importante transmitir la información en formato de texto o cara a cara. Si tienes alguna retroalimentación constructiva que dar, considera hacerlo cara a cara (vía Appear.in o Google Hangout) para que tus intenciones se vean reflejadas.
Las herramientas pueden enmascarar la intención y la humanidad de las personas involucradas. Tengan en cuenta que al final del chat o del tablero de trello hay un ser humano con sentimientos y reacciones.
No seas una Nancy negativa
A veces las personas solicitan retroalimentación para un proyecto o idea y reciben un aluvión de sugerencias útiles (y no tan útiles). Esto puede dejar a esa persona sintiéndose abrumada y poco inspirada.
Cuando se pregunta a la gente lo que piensa, es más probable que señalen los defectos o den su opinión sin pensar realmente en el impacto que esto podría tener en su propio estado de ánimo y sentimientos.
En vez de eso, piensa en transmitir las fortalezas de la idea de alguien antes de mencionar las formas de mejorarla. Tenga en cuenta que la persona que pide la retroalimentación se está haciendo vulnerable al pedirle su opinión, y usted debe entregar su retroalimentación de manera que transmita sus mejores intenciones.
Esto puede parecer exagerado, pero una vez que te acostumbras a decir algo agradable primero, se convierte en algo natural y hace a todo el equipo mucho más feliz.
Context Is King
Cuando te comunicas digitalmente, nunca sabes lo que la otra persona está haciendo en ese momento. Puede que estén en su mesa como tú, o que se apresuren frenéticamente a una reunión de ventas, sólo respondiendo «Sí» a tu pregunta desde su teléfono móvil y no elaborando porque no tienen tiempo.
Sin entender el contexto de la otra persona, podrías pensar que a esa persona no le importa el tema que has planteado, cuando en realidad sólo está intentando coger un taxi en SF (¡buena suerte!) o sufriendo de una duración extremadamente baja de la batería del smartphone (léase: ¡rojo resplandeciente!).
Con la información sobre el contexto de esa persona, de repente, las respuestas cortas tienen sentido: no es que a tu compañero de trabajo no le importe, simplemente está indispuesto en este momento.
Prefaccionar la comunicación con su contexto personal puede realmente ayudar a prevenir la mala comunicación cuando las cosas están fuera de lo normal. Otro ejemplo es dejar que los miembros del equipo sepan cuando estás con la cabeza gacha en un proyecto y no puedes responder a las preguntas de inmediato. En cualquier caso, sobrecomunicarse es siempre mejor que hacer suposiciones.
No puedes reemplazar al viejo cara a cara
Cuando la comunicación empiece a complicarse, a confundirse o a acalorarse, salta al videochat. De la misma manera que buscarías a un compañero de trabajo en una oficina para discutir un tema importante, el video chat hace que sea mucho más fácil imitar esta interacción.
Las herramientas de comunicación digital carecen de las señales verbales y emocionales que vienen de hablar con alguien cara a cara. Esto significa que una persona puede percibir una conversación como un argumento cuando la otra persona lo percibe como una discusión.
Todo esto se puede evitar fácilmente lanzando un enlace de Appear.in en el chat y hablando de algo de inmediato, antes de que se convierta en un problema. Por lo general, sólo tomará unos pocos minutos y ahorrará mucho tiempo después.
Al igual que sentimientos como el resentimiento pueden acumularse a lo largo del tiempo debido a que no se abordan los problemas subyacentes, la comunicación digital que se ha convertido en un delito puede facilitar la misma cosa.
La forma más fácil de cortar esto de raíz es reconociendo la humanidad de los miembros del equipo a través de ver su cara. Es un cambio en el juego.
Everybody Be Cool
El tono, el matiz y la intención se pierden cuando no se adjuntan a un mensaje. Así, un mensaje tan simple como «Oye, ¿has terminado de trabajar en X?» puede ser interpretado como cualquier cosa, desde malicioso a amable o sarcástico, todo mientras se lee en diferentes voces (¡Inténtalo! ¡Te sorprenderás!).
Una regla que hemos puesto en marcha es siempre asumir que la persona con la que estás hablando tiene las mejores intenciones. No tienen motivos ocultos, no están siendo sarcásticos, y simplemente están respondiendo a tu pregunta. Asumiendo siempre que tus compañeros de trabajo tienen las mejores intenciones, evitarás muchos problemas de comunicación y conflictos potenciales en ambos sentidos. Es como la Regla de Oro: «Trata a los demás como quieres que te traten». Siempre actúas con las mejores intenciones, así que ¿por qué no lo harían tus compañeros de trabajo?
Ya sea que esté dirigiendo un equipo a distancia o simplemente ayudando a su equipo a establecer las reglas básicas de los proyectos, hablar sobre cómo planea comunicarse y fomentar un ambiente de honestidad le asegurará que está aprovechando todos los aspectos positivos del trabajo a distancia, en lugar de dejar que los aspectos negativos se conviertan en una limitación.
¿Cuáles son algunas de las formas en que manejas la comunicación digital en tu equipo? Cuéntanoslo en Twitter, Facebook, o en los comentarios de abajo.
