Cuándo usar qué herramientas para el éxito del trabajo a distancia

remote work tools

La tecnología ha cambiado (leer: ¡ha mejorado mucho!). Como resultado de la racionalización de la tecnología, el trabajo a distancia no sólo es ahora factible, sino a menudo preferible y en algunos casos, necesario. Los empleados remotos a menudo están de acuerdo en que un factor determinante del éxito proviene de aprovechar las herramientas adecuadas, y no, el microondas no cuenta.

Con el aumento del uso de la telefonía móvil, los trabajos a distancia y los proyectos de alta tecnología, las herramientas y aplicaciones han crecido en conjunto para apoyar esta forma de trabajo. La puesta en marcha de las herramientas adecuadas para los miembros de los equipos remotos tiene mucho que ver con el contexto de la comunicación. Con cientos de opciones de software entre las que elegir, navegar por todas ellas mientras se instala en su nueva oficina en casa puede ser abrumador.

Tanto para los equipos remotos bien experimentados como para los trabajadores remotos novatos, la clave es que tengas cada una de las siguientes herramientas en tu caja de herramientas:

  • Software de videoconferencia fiable
  • Una aplicación de chat
  • Una aplicación de video
  • Herramientas de colaboración y documentación en la nube
  • Software de gestión de proyectos

Las herramientas que usted y su equipo necesitan para trabajar a distancia

Los trabajadores remotos que son nuevos en el juego se dan cuenta rápidamente de que adaptarse a trabajar fuera de un entorno de oficina tradicional no es tan sencillo como dejarse caer en el sofá con el portátil. Necesitas procesos claros, comunicación constante y una pila digital fuerte para hacer tu mejor trabajo.

Aquí están las herramientas que usted y su equipo necesitan para el éxito del trabajo a distancia:

Google Docs para obtener comentarios

Cuándo : Has escrito un brillante plan de proyecto y estás listo para los comentarios del equipo.

Por qué : Dentro de Google Docs, los equipos pueden comunicarse en tiempo real con tantas personas como sea necesario. Google Docs ofrece plantillas elegantes, edición inteligente y funciones de colaboración para que la creación, la edición y la finalización de los documentos sean sencillas. Incluso ofrecen acceso móvil para que los usuarios puedan editar sobre la marcha (¡incluso cuando no hay conexión!).

Confluencia para organizar su espacio de trabajo digital

Cuando : Tu equipo remoto necesita una fuente de verdad y un espacio de trabajo digital organizado.

Por qué : Confluence es una ventanilla única para la gestión del conocimiento y la organización de documentos. Desde notas de reuniones accionables hasta planes de proyectos inspiradores, los equipos remotos pueden impulsar la participación dentro de un espacio de trabajo flexible. Confluence también sirve como un gran espacio para compartir anuncios, actualizaciones y fortalecer la cultura de la empresa, una parte clave del éxito de un equipo remoto.

Holgura para la comunicación rápida

Cuándo : Tienes una actualización rápida, una pregunta puntual, o tal vez un impulso de compartir ese adorable meme de hipopótamo bebé que apareció en tu alimentación de Instagram.

Por qué : El chat de Slack es una experiencia efímera. Con la opción de crear varios canales, tu equipo remoto puede mantener conversaciones separadas por nombre de proyecto, departamento o tema relacionado con el trabajo. Tus compañeros de equipo pueden responder siempre que tengan la oportunidad de comprobarlo, y es menos perturbador que una videollamada y más fácil de aparecer que un correo electrónico.

Con muchos equipos remotos distribuidos en diferentes zonas horarias, es importante respetar el horario de trabajo de cada miembro del equipo. La extensión de la zona horaria del equipo de Slack (para planes PRO) es una herramienta valiosa para los equipos remotos, creando visuales fáciles y actualizaciones de quién está probablemente en un profundo sueño REM y quién está dentro de las horas de trabajo principales. Nadie quiere una notificación de trabajo a las 3 de la mañana, de eso están hechas las verdaderas pesadillas.

wake up from nightmare

Zoom para una discusión más profunda

Cuándo : Necesitas resolver un proceso, un problema o una lluvia de ideas a través de un video chat o compartir la pantalla en tiempo real.

Por qué : Las conversaciones cara a cara (incluso en video) son una mejor manera de entender el tono, las explicaciones y las reacciones de alguien a ideas más complejas. Muchos equipos remotos echan de menos las conexiones en persona que crean las oficinas, pero Zoom proporciona un espacio para que los miembros del equipo se pongan al día con sus planes de fin de semana, colaboren en proyectos en profundidad y se sientan más conectados incluso desde cientos o miles de kilómetros de distancia.

Buzón para compartir de forma segura

Cuándo : Necesitas enviar archivos y presentaciones a tus compañeros de trabajo de forma segura.

Por qué : Di adiós a compartir memorias USB. Dropbox facilita el envío seguro de archivos a cualquier persona, y colaborar fácilmente en los archivos que compartes. Dropbox es el único lugar al que tu equipo puede ir para organizar todos sus archivos, contenido y accesos directos a la web, de modo que puedas pasar menos tiempo buscando la última versión de ese documento de proyecto y más tiempo enfocado en la ejecución real del proyecto.

¿Cómo vas a configurar tu pila de herramientas remotas? tiny_twitter_bird.pngTuitea esta lista para guardarla para más tarde o compartirla con tu equipo.

InVision para la colaboración visual

Cuándo : Necesitas retroalimentación en una especificación de diseño, captura de pantalla, o flujo de nuevo producto.

Por qué : InVision hace que los detalles de las uñas sean fáciles. Su naturaleza colaborativa ayuda a los equipos de diseño remoto a trabajar juntos para crear verdaderas obras maestras. Se pueden escribir comentarios sobre el prototipo mismo, permitiendo una retroalimentación fluida en tiempo real. Algunas características divertidas incluyen múltiples vistas del mismo proyecto, retroalimentación y comentarios en tiempo real, pizarra digital para la lluvia de ideas, sincronización, presentación y compartir la pantalla.

Trello para conectar las aplicaciones entre sí

Cuándo : Diferentes equipos están trabajando en el mismo proyecto en diferentes aplicaciones, y anhelan una herramienta de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de todo ello.

Por qué : Mantener los proyectos complejos actualizados requiere muchas piezas móviles. Trello interviene para consolidar, organizar, integrar y colaborar todas las personas y partes de sus proyectos más importantes. A los equipos remotos les encanta usar Trello porque pueden mantener la comunicación en un solo lugar, eliminando lo complejo, y seamos honestos: las molestas cadenas de correo electrónico están fuera de la ecuación.

Las integraciones mágicas llamadas Power-Ups proporcionan a los usuarios potentes capacidades como vistas de calendario, campos personalizados y aplicaciones de conexión (como las de esta lista) como Slack, Google Drive, Dropbox, Invision y Zapier.

Zapatero para la automatización de procesos

Cuando : Te encuentras haciendo un montón de ´mantenimiento digital´ de tareas serviles.

Por qué : Los trabajadores remotos, especialmente, necesitan ser extra vigilantes con su gestión del tiempo, y todos podemos estar de acuerdo en que la actualización manual de las tareas recurrentes no es un buen uso del tiempo. Zapier conecta tus aplicaciones favoritas y automatiza los flujos de trabajo, dejándote más tiempo para concentrarte en el trabajo profundo. Zapier elimina el error humano y el simple olvido.

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Espacio de cabeza para cuando necesite alejarse

Cuando : Te sientes abrumado.

Por qué : Si su espacio de trabajo está justo en su sala de estar, puede ser difícil desconectarse completamente después de un largo día de plazos y reuniones. Headspace es una aplicación de meditación y vida saludable que tiene como objetivo reducir el estrés, mejorar la atención y salvar a los trabajadores remotos del agotamiento. Es importante alejarse, especialmente si trabajas desde casa.

Trello Infographic about Remote Work Tools

Añade estas aplicaciones a tu caja de herramientas de trabajo remoto

Cuando se navega por el mundo laboral remoto, es importante recordar que el hecho de que tu equipo no esté en el mismo lugar no significa que no puedas estar en la misma página. Utiliza estas herramientas para ayudarte a gestionar tu persona, tu equipo y tus proyectos, y reza para que puedas despedirte de las herramientas torpes y de ese polvoriento cubículo de la oficina para siempre.

 

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