Cultura de la «eficiencia»: Cómo sacar el máximo provecho de las aplicaciones de productividad

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Con los teléfonos inteligentes, la tecnología es accesible a todos y ha generado una cierta forma de adicción, que incluye la búsqueda incesante de las mejores aplicaciones de productividad.

Cuando buscas en los resultados y usos de las aplicaciones de productividad, aparecen cientos de listas con títulos como «Las mejores aplicaciones de productividad para tu iPhone» o «18 aplicaciones para aumentar tu productividad». Sin embargo, hay poca información sobre si estas aplicaciones realmente aumentan la productividad, o sólo dan la impresión de que lo hacen.

¿Estos cientos de aplicaciones de productividad, que se jactan de facilitar la vida de los usuarios, realmente les ayudan a ser más productivos, o simplemente los mantienen ocupados?

El uso de aplicaciones de productividad siempre es alto – incluso si la productividad no lo es

Según el New York Times, el análisis del PIB en relación con el número de horas que los estadounidenses han trabajado a lo largo de los años muestra poco o ningún cambio. En otras palabras, «a pesar de los constantes avances en los programas informáticos, el equipo y las prácticas de gestión para aumentar la eficiencia de las empresas estadounidenses, el rendimiento económico actual simplemente sigue la curva de las horas de trabajo de las personas de manera proporcional, en lugar de aumentar como lo ha hecho a lo largo de la historia moderna».

Paradójicamente, el uso de aplicaciones específicas de productividad se ha disparado. Un estudio realizado en 2014 sobre el uso de los teléfonos móviles mostró un aumento del 121% en el uso de aplicaciones en la categoría «Utilidades y Productividad», justo después de las clasificadas como «Estilo de vida y compras».

Así pues, parece haber un aumento de las aplicaciones de productividad sin un aumento de la productividad propiamente dicha. ¿Por qué?

Usa la tecnología, no dejes que la tecnología te use a ti

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En lo que respecta al desarrollo de aplicaciones, hay una tendencia creciente a mejorar la experiencia del usuario teniendo en cuenta los elementos psicológicos. Esta práctica, denominada » Computación positiva «, se define como la investigación y el desarrollo de la tecnología teniendo en cuenta el bienestar psicológico y el potencial humano.

El Dr. Rafael Calvo, Profesor de la Universidad de Sydney y Director del Laboratorio de Computación Positiva, clasifica la tecnología en cuatro grupos:

  1. Tecnología que no tiene en cuenta el bienestar psicológico de los usuarios.
  1. Integración preventiva : Las barreras al bienestar se tratan como errores de aplicación. Por ejemplo, un sitio de red social que rediseñe su plataforma para evitar que se tropiece o conflictos en su aplicación, por ejemplo, introduciendo moderadores o formas fáciles para que los usuarios informen sobre el contenido ofensivo.
  1. Integración activa : Tecnología que apoya activamente el bienestar en una aplicación, pero cuya meta u objetivo no está directamente relacionado con el bienestar psicológico. Por ejemplo, la plataforma de alojamiento de blogs de WordPress tiene una configuración de «no molestar» que permite a los usuarios entrar en el modo de «escritura» a pantalla completa. Según el Dr. Calvo, esta característica fomenta la práctica psicológica del estado de flujo.
  1. Integración dedicada : una tecnología que está específicamente diseñada para el bienestar, como una aplicación de fitness o para desarrollar «mindfulness».

Cuando evalúe las aplicaciones de productividad, piense en lo que pueden hacer por usted. Concéntrese en aplicaciones que puedan resolver su debilidad, pero que también entren en la categoría de «integración activa». Para encontrar la aplicación correcta de la productividad, considere este consejo como un enfoque de «dos pájaros de un tiro».

Por ejemplo, supongamos que quieres mejorar la gestión del tiempo, así que descargas una aplicación de gestión del tiempo. Debe elegir uno que le ayude a determinar por qué dedica tanto tiempo a cada tarea y, al mismo tiempo, le ayude a explotar el estado de concentración del flujo, como se ha mencionado anteriormente.

La idea es ser más perspicaz al elegir una aplicación de productividad. Escoger las equivocadas no resolverá tus problemas y seleccionar demasiadas puede ser aún peor…

No cruzar la línea roja: saber cuándo volver

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Tómese un momento para contar el número de aplicaciones en su teléfono. Recuerda que más no significa necesariamente mejor. Multiplicar esas aplicaciones en el teléfono y en el portátil sólo puede sugerir una cosa: que todavía necesitas estar conectado.

Los servicios de mensajería, las alarmas y los canales sociales son aplicaciones permanentemente activadas en un solo dispositivo que probablemente tengas al alcance de la mano todo el tiempo (incluso cuando estás en el baño). Los estudios han demostrado que la persona promedio revisa su teléfono unas 150 veces al día. ¡Sí, lo has leído bien!

Como explica el autor de best-sellers del New York Times y profesional de la productividad, Charles Duhigg, en su último libro «Smarter, Better, Faster»: «Pasamos más tiempo contemplando las herramientas de productividad – aparatos y aplicaciones de productividad y sistemas de archivo complicados – en lugar de aprender lo que estas tecnologías tratan de enseñarnos».

Según los estudios sobre productividad y cambios ambientales, la interrupción de una tarea para verificar una notificación de solicitud puede significar que le llevará 25 minutos adicionales volver a donde estaba antes de la «comprobación rápida». Así que la pregunta es, ¿las aplicaciones de productividad le ayudan o le impiden? Consejo de profesional: Recupera esos 25 minutos usando la «técnica Pomodoro».

Están surgiendo nuevas ideas que nos recuerdan que «más» no es necesariamente sinónimo de «mejor». El » Proyecto Aburrido y Brillante» afirma que revisar constantemente el teléfono sofoca efectivamente su capacidad de ser creativo. Incluso ofrecen un desafío de siete días para separarse de las solicitudes y ver el mundo. Un día no revisas tu teléfono, un día no tomas una foto, y un día (¡gloups!) borras una aplicación que revisas frecuentemente en tu tiempo libre.

Así que aunque las aplicaciones de productividad pueden ser una buena manera de organizarse, ten cuidado de que no se conviertan en otra distracción.

¿Realmente necesitamos todas estas aplicaciones de productividad? application-de-productivite-3

En resumen, depende.

La mayoría de las veces, no necesitas más aplicaciones, sino hacer un mejor uso de las herramientas que ya tienes. Aquí hay algunas soluciones para problemas específicos de productividad que puede encontrar:

Responder a un correo electrónico

Problema : Digamos que tu problema es contestar los correos electrónicos: sigues posponiéndolo, y luego bombardeas a tu equipo con mensajes en medio de la noche. Esto puede ser un gran paso en falso si su equipo se siente obligado a responder inmediatamente.

Solución : Puedes programar en Gmail cuándo se enviarán los correos electrónicos. Así que si trabajas mejor por la noche, pero no quieres que tu equipo se sienta obligado a responder de inmediato, esta función es para ti. O, puedes añadir a tu firma de correo electrónico, la hora del día que pasas en los correos electrónicos, informando a tu contacto por qué no estás respondiendo a la velocidad del rayo.

Gestión del tiempo

Problema : Pasas demasiado tiempo en una tarea y luego se te acaba el tiempo para completar otras 10 tareas restantes.

Solución : Utiliza una aplicación de productividad que ayude a la gestión del tiempo, como Cosecha, para subdividir tu día. Cada vez que cambie a una nueva tarea, inicie el temporizador. Haz esto por unos días y comenzarás a entender por qué algunas tareas requieren demasiada atención.

Alcanzar la concentración óptima

Problema : Deberías haber terminado un borrador pero te distraes haciendo clic en los correos electrónicos, desplazándote por las noticias de Facebook o revisando las notificaciones del chat.

Solución : Las aplicaciones de chat tienen una función para establecer su estado en «No molestar». Un círculo rojo aparecerá junto a tu nombre, y si alguien sigue enviándote un mensaje, no recibirás la notificación hasta que abras la aplicación de nuevo. De esta manera, ningún molesto pop-up puede distraer su concentración.

Grupo

Problema : Todas estas herramientas están en lugares separados y diferentes personas de su equipo utilizan diferentes aplicaciones de productividad para hacer el mismo trabajo.

Solución : Instalar los Power-Ups de Trello en el escritorio para montar las herramientas más utilizadas en un tablero central de Trello. Tener una visión general visual de todo lo que tiene al integrar sus aplicaciones de productividad en ella ayuda a eliminar el tiempo perdido por el cambio de entorno, lo que suele ocurrir al pasar de una herramienta a otra para comprobar diversas notificaciones.

La clave de todas estas prácticas es entender sus debilidades antes de descargar una aplicación de productividad. Tal vez no tengas problemas para estar completamente concentrado, pero tienes problemas para priorizar las tareas.

No olvide hacer un inventario de todas sus aplicaciones de productividad y pregúntese: «¿Qué ha hecho [nombre de la aplicación] por mí últimamente? «Si la respuesta es «no mucho», entonces sabes lo que todavía tienes que hacer.

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