Tenía muchos archivos en el escritorio de mi computadora, lo que hacía que mis archivos recientes fueran fáciles de encontrar. Eso, pensé.

Mientras luchaba contra los plazos ajustados, me di cuenta de que encontrar un archivo vital, entre el desorden de mi escritorio, era prácticamente imposible. Después de todo, ¿no era la idea de organizar carpetas y archivos, el propósito de tener un escritorio?

En una palabra: no. Mi enfoque para organizar archivos y carpetas me dificultaba trabajar.

Por supuesto, solo tomó unos minutos, y con el tiempo, ya había memorizado dónde estaba cada archivo. Pero un día, me quedé sin espacio en el escritorio y necesitaba un nuevo enfoque. ¿Pero cual?

El caso Desktop Zero

Al igual que Zero Inbox , Desktop Zero aporta una sorprendente sensación de orden. Recuperar el orden de mi escritorio me hace sentir más organizado y en control de las cosas.

Aprender a organizar carpetas de archivos me ayuda a encontrar lo que necesito, cuando lo necesito, de manera oportuna.

Resulta que se trata de algo más que buscar archivos. Los estudios demuestran que las personas con áreas de trabajo menos abarrotadas son más felices y productivas .

Desktop Zero también me ayudó con el trabajo futuro, cuando se suponía que debía dar presentaciones frecuentes a los clientes. Con el logo de la empresa en mi escritorio, logré mantener al público objetivo enfocado en lo que estaba presentando (además de haber escondido mi trabajo detrás de escena, por supuesto).

No es que funcione para todos. A algunas personas les gusta mantener los archivos siempre en el mismo lugar: siempre visibles. El espíritu de Desktop Zero es más importante que esta sensación de logro, ver todo su trabajo en la pantalla de la computadora.

Como funciona

Durante varias semanas, luché por encontrar formas de organizar archivos y carpetas. Entonces, me di cuenta: “¿qué diablos?”, Y comencé de cero. Y aunque la técnica diseñada específicamente me ha dado algo de trabajo, para mi sorpresa, ha funcionado. Ver cómo:

1- Crea una carpeta en tu escritorio llamada «Archivos de escritorio».

2- Mueva todo desde su escritorio a la carpeta «Archivo de escritorio».

3. En los próximos cinco días , necesitará uno o dos de estos archivos. Luego, llévelos de regreso al área de trabajo.
4. Después de cinco días, organice todo lo que queda en la carpeta «Archivos de escritorio» donde lo encuentre mejor.

Repita cada vez que su escritorio comience a verse muy desordenado.

Estrategias sobre cómo organizar archivos y carpetas

Entonces, ¿qué hacer con los archivos que están en la carpeta «Archivos de escritorio»? Si no son lo suficientemente importantes para su uso semanal, archívelos. ¿Pero donde?

Ordenar por cliente

Si trabaja para una empresa con clientes (externos o internos), entonces una estrategia para organizar su trabajo es obvia: cree una carpeta por cliente.

Dentro de ellos, crea carpetas por proyecto. Y, aquí está el secreto, dentro de cada carpeta de proyecto, sugiero crear una carpeta de versión.

Sucede algo mágico. Los proyectos se actualizan, se producen cambios y se perfilan nuevas ideas. Por esta razón, es una buena idea mantener versiones antiguas para saber siempre cómo avanzar en un proyecto específico.

• Cliente -> Proyecto -> Versión -> (Archivos).

Ordenar por tipo

Si su cuenta de usuario venía con carpetas para películas, fotos, documentos y similares, le sugiero que las aproveche. ¿Necesitas un gráfico? ¿Necesitas un video? Sabrás dónde buscar.

• Imágenes -> Espacio y astronomía -> (archivos).
• Documentos -> Banco -> (archivos).
• Películas -> Noticias -> (archivos).

Ordenar por fecha

Si no tiene tiempo para otro enfoque, presente sus documentos según la fecha.

Para hacer esto, use el enfoque Desktop Zero, pero cree una nueva carpeta «Archivo de escritorio» con una fecha, como «Archivo 2016-01-01» y «Archivo 2016-01-07», etc.

Claramente menos útil, pero es más rápido que tomarse el tiempo para pensar en cada archivo en el lugar que le corresponde, en el vasto universo de sistemas de archivos que ha creado.

Organizar por tema

Muchos de nosotros tenemos múltiples roles en un solo trabajo: escritor, codificador, presentador, diseñador, gerente y mentor, por nombrar algunos.

Como puedes imaginar, es interesante crear una carpeta para cada uno, subdividida en proyectos con fechas. Por ejemplo:

• Tutoriales -> Desktop Zero, enero de 2016 -> (archivos).
• Vídeos -> Incorporación de aplicaciones, febrero de 2016 -> (archivos).
• Correo electrónico -> Newsletter, marzo de 2016 -> (archivos).

Organizar por objetivo

¿Cuáles son tus metas? ¿Qué significa este volumen de archivos guardados?

Recuerde que la organización de sus archivos también se trata de sus principales objetivos, en primer lugar. Por lo tanto, vale la pena organizar sus carpetas y archivos de acuerdo con sus objetivos:

• Ventas internas -> Conversiones -> Folleto, mayo de 2016.
• Soporte de TI -> Análisis -> Panel de control, junio de 2016.
• Comunicación mejorada -> Suite de nivel C -> Presentación trimestral, julio de 2016.
• Sanity -> Vacaciones -> Tahoe, agosto de 2016.

Utilice software para ayudar

Deje que las máquinas se encarguen de la mayor parte del trabajo. Para eso son: cuando se configuran correctamente, por supuesto.

Color avellana

El Hazel, la Noodlesoft , es una excelente herramienta para mantener su ordenado escritorio.

Por ejemplo, cualquier archivo «agregado hoy» se mueve a una carpeta llamada DT2. Utilice esta carpeta para ordenar archivos por tipo y fecha. Organice periódicamente los archivos DT2 como se describe anteriormente.

Etiquetas

Las carpetas y etiquetas inteligentes son características subestimadas de MacOS. Funcionan como una característica de «búsqueda guardada» y puede establecer filtros para los nombres de archivo deseados. Incluso puede configurarlos para buscar tipos de archivos y aplicaciones.

Tomando prestada la idea de un tablero de Trello, ¿qué tal crear etiquetas para «Activo», «Pendiente» y «Archivado» para la mayoría de los archivos de proyecto?

Por ejemplo, una búsqueda rápida en todo el sistema de archivos «activos» muestra todo lo que posee con esa etiqueta.

Hacia adelante

Hace años, reconocí por primera vez la necesidad de eliminar, o al menos administrar, mis problemas de escritorio. No fue tan doloroso como temía, y no sufrí por la nueva organización para encontrar mis archivos.

Es posible que este enfoque para organizar archivos y carpetas no funcione para todos, pero sugiero que explore sus propias soluciones.

Es posible que se sorprenda de un aumento en la productividad o de la dosis extra de cordura recuperada que ni siquiera sabía que había perdido.