Destrúyelo ahora: Cómo delegar tareas complejas a su equipo

Delegation tips and techniques

Aprender a delegar es una habilidad esencial para muchas situaciones diferentes, tanto personal como profesionalmente.

La Harvard Business Review encontró que los trabajadores pasan el 41% de su tiempo, en promedio, centrándose en tareas discrecionales que podrían ser fácilmente delegadas a otros. ¿Pero el último caso de negocios para la delegación? Según ScaleTime, los CEOs que delegan generan un 33% más de ingresos que los que no lo hacen.

Considere este consejo de la delegación del autor y profesor de Stanford Jeffrey Pfeffer:

«Tu tarea más importante como líder es enseñar a la gente a pensar y a hacer las preguntas correctas para que el mundo no se vaya al infierno si te tomas un día libre».

Para las empresas, la delegación es esencial para crear procesos y sistemas repetibles. Pero aprender a delegar no es sólo algo en lo que deben pensar los líderes de las empresas, sino que es igual de necesario para los miembros individuales de un equipo.

Vale la pena mencionar que no importa cuán grande sea tu lugar de trabajo, nunca sabes cuándo se irá alguien. Y como Pfeffer menciona, si un miembro de tu equipo se va de vacaciones, no quieres que las tareas esenciales se desmoronen en su ausencia. Con esto en mente, es necesario documentar y compartir proactivamente el conocimiento para que otros miembros del equipo puedan intervenir y tomar el control cuando algo se necesite hacer.

Pero pensar en explicar las cosas que haces en piloto automático no es fácil.

Si quieres delegar eficazmente una tarea compleja, tienes que pensar como un profesor. Crear un repositorio para todo este conocimiento, facilitar la navegación y utilizar una combinación de palabras, imágenes y video para anticipar las preguntas que la gente tendrá sobre la ejecución de una determinada tarea.

Adelántese al juego con este marco para desglosar el trabajo complejo y delegar eficazmente las tareas a su equipo:

1. Crear una base de conocimientos para compartir la información del proceso

Lo primero es lo primero: si estás a punto de crear una serie de documentos que detallan los procesos de negocio regulares, querrás crear un sistema de organización desde el principio.

En una palabra, querrás crear algún tipo de intranet -una red privada dentro de tu organización.

El propósito de una intranet es proporcionar acceso a recursos importantes que pueden restringirse a usuarios específicos e incluso a páginas concretas. Con la configuración adecuada de la intranet, cuando un empleado o contratista deja la organización, es fácil revocar el acceso. Con un diseño típico que se asemeja a un sitio web básico, una intranet debe estar configurada en términos de categorías de nivel superior/subnivel para los diferentes recursos almacenados en ella.

Si vas a crear una intranet para almacenar la documentación de los procesos, una de las consideraciones más importantes es facilitar que los usuarios encuentren lo que buscan. Además de enlazar con los recursos a través de categorías de nivel superior/subnivel, la herramienta de intranet que elija también se beneficiará de la funcionalidad de búsqueda.

Google Sites es una opción popular para crear una intranet de la empresa porque es gratis y fácil de configurar. Sin embargo, si tu organización ya utiliza Trello para otras funciones, puede tener más sentido crear un nuevo tablero para que actúe como base de conocimientos del proceso, utilizando listas como categorías de primer nivel y tarjetas como entradas individuales.

Team knowledge base in Trello is great for training your team to delegate with confidence. Copia el tablero de muestra de la base de conocimientos del equipo para iniciar tu propia base de conocimientos de Trello.

Trello funciona bien como la herramienta de respaldo para su base de conocimientos porque es simple y directo, con el enfoque firmemente colocado en el contenido que ayuda a organizar. Dado que Trello fue diseñado pensando en los equipos, es fácil para cualquier persona con acceso a contribuir con nuevos contenidos al tablero de la base de conocimientos, fortaleciéndolo continuamente como un recurso útil de la empresa.

2. Proporcionar un recorrido para cada proceso a delegar

Según la naturaleza de la tarea, puede ser útil crear un par de medios de documentación diferentes para demostrar cómo realizar las distintas tareas (y añadir niveles de comprensión adicionales).

Crear un recorrido escrito para una tarea te ayuda, como delegado, a pensar en los detalles de cada paso de una manera que sería útil para alguien que nunca ha tenido que ejecutar la tarea antes. Estas instrucciones escritas son especialmente agradables de consultar cuando los compañeros de equipo están trabajando en tareas con muchos pasos, especialmente si implican tratar con interfaces de usuario complejas.

Además de las instrucciones escritas, las grabaciones de pantalla de vídeo de los recorridos pueden añadir dimensión a sus palabras. Para algunas tareas, es más impactante mostrarle a la gente cómo hacer las cosas en lugar de simplemente decirles. Tomarse el tiempo para proporcionar un recorrido en vídeo para una tarea es especialmente útil para demostrar cómo utilizar una herramienta de software específica.

Para la funcionalidad básica de grabación de pantalla, Quicktime es gratis y viene preinstalado en las computadoras Mac. Si buscas algo un poco más robusto, Screencast-o-Matic ofrece un plan gratuito limitado con útiles herramientas de edición y dibujo por un coste adicional.

Use a screen recorder app to create video tutorials

En ese sentido, tomarse el tiempo para anotar las capturas de pantalla puede añadir mucho valor a su tarea escrita. La anotación le da la oportunidad de añadir pistas direccionales útiles cuando se describe cómo navegar por la interfaz de una determinada herramienta (por ejemplo, «Para navegar a esta parte de la herramienta, haga clic aquí [anotado con la flecha]»). Esta funcionalidad de anotación también puede ser útil para ocultar información sensible, como los inicios de sesión de los clientes.

Tanto Evernote como CloudApp proporcionan una funcionalidad de captura de pantalla gratuita con capacidades de anotación directa.

Annotate screenshots to help train people to successfully delegate tasks.

3. Anticipar FAQs & Posibilidades de error del usuario

Además de las instrucciones básicas que usted anticipa que los miembros de su equipo necesitarán para realizar las tareas, usted querrá estar pensando proactivamente sobre dónde puede fallar el proceso.

Cuando se trata de explicar los conceptos y pasos, apunte a compartir en exceso. No quieres asumir que alguien tiene los mismos instintos que tú para llenar los espacios en blanco cuando algo inesperado sucede mientras se ejecuta una tarea.

Dar ejemplos de dónde pueden ir mal las cosas y qué hacer, al tiempo que se establece un marco básico para la toma de decisiones en torno a las cuestiones de solución de problemas. Exponga escenarios comunes en los que el proceso puede fallar como resultado de un error del usuario o de problemas conocidos con el concepto.

Si está creando documentación de procesos que prevé que serán referenciados con frecuencia, realice una prueba de usuario con los miembros del equipo que estén dispuestos a compartir la información para fortalecerla.

4. Crear una guía de incorporación en PDF de 1 página para poner al día a los nuevos compañeros de equipo

Decir las mismas cosas una y otra vez es ineficiente y agotador. Dar a los nuevos empleados la oportunidad de autodirigir la mayor parte de su embarque para que puedan concentrarse en las tareas críticas de la misión.

La creación de la documentación del proceso para las nuevas contrataciones y los nuevos miembros del equipo le ayudará a reducir la inversión de tiempo para la incorporación. Incluso puede crear un proceso para ayudar a los nuevos miembros del equipo a navegar por su actual repositorio de documentación de procesos.

Para los procesos de referencia frecuente que todos los miembros de su equipo deben conocer, cree un PDF de una página que sirva de hoja de ruta para el aprendizaje, con enlaces directos a la documentación pertinente. Esto podría incluir una lista de vídeos para ver, formularios para nuevos empleados para rellenar, herramientas para inscribirse y descargar, y explicaciones de la política de la empresa (como la facturación para los contratistas).

También puedes organizar este proceso copiando y personalizando la plantilla de Trello de New Hire Onboarding Board:

new hire onboarding trello board

5. 5. Alentar explícitamente las preguntas de los compañeros de equipo

Animar a los compañeros de equipo a hacer preguntas sobre cómo completar las tareas y ser amable cuando acepten esta oferta te ayudará absolutamente a aumentar la eficiencia, incluso si parece que estás invirtiendo mucho tiempo y energía para ayudarles por adelantado.

Aquí está el porqué:

No quieres que alguien intente ejecutar una tarea sin una dirección completa, con un resultado desfavorable, especialmente cuando la alternativa es animarles a hacer cualquier pregunta que puedan tener de antemano para llegar a la entrega que realmente quieres.

Un producto producido sin una comprensión total de lo que debería incluir podría tener que ser completamente rehecho, desperdiciando los recursos limitados de la empresa, que se utilizarían mejor en otro lugar.

Para reducir el tiempo que dedica a responder preguntas, designe horas de oficina fijas cada semana (o cada día, si es necesario) en las que los miembros del equipo puedan acudir a usted con cualquier pregunta que tengan sobre los proyectos en curso. Cuando se lanzan nuevos proyectos o se incorpora el uso de nuevas herramientas, las sesiones mensuales de capacitación también pueden ser útiles para crear procesos y responder a las preguntas en masa.

Su tiempo es precioso. Definitivamente es posible actuar como un recurso de equipo y al mismo tiempo establecer límites para que tengas suficiente tiempo para dedicarte a tus otras tareas importantes.

2019-06-21_BreakdownTasksToDelegate_v02TP_circle ¿El secreto para aumentar la productividad? Colaboración de equipo + delegación. Descubre cómo el desglose de tareas facilita la descarga de tareas y proyectos al miembro del equipo adecuado. Tuitea este @TRELLO

6. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos para establecer expectativas & Crear responsabilidad

Es fácil que un sistema se rompa cuando las expectativas no son claras y no hay responsabilidad en las fechas de vencimiento. Asegúrate de que cada vez que asignes una nueva tarea, se contabilice adecuadamente en la herramienta de gestión de proyectos a la que todo tu equipo tiene acceso.

Puede utilizar la función de comentarios para hacer referencia a los enlaces a la documentación útil y relevante del proceso desde su intranet. Una buena herramienta de gestión de proyectos ofrece una funcionalidad integrada de notificaciones/recordatorios para que no tenga que microgestionar las fechas de vencimiento.

Trello está diseñado para su uso dentro de los equipos y ofrece acceso a todas las funciones necesarias que se han discutido anteriormente. Utilícelo para crear conexiones entre su sistema de gestión de proyectos y la intranet de la empresa o el tablero de la base de conocimientos, de modo que sea fácil para los compañeros de equipo acceder a toda la información necesaria para ejecutar una tarea.

Vamos a desglosarlo ahora

No es fácil dividir las tareas en procesos repetibles. Otros miembros de tu equipo pueden abordar los problemas de forma completamente diferente a como lo harías tú, por lo que tienes que anticipar dónde se puede descomponer un proceso y cualquier pregunta que la gente pueda tener al ejecutar una tarea.

Pero si se toma el tiempo de crear una documentación de proceso completa y útil, se ahorrará explicar los mismos conceptos una y otra vez. ¡Hola, empleado a bordo en piloto automático!

Armados con este marco de delegación, queremos saber qué está haciendo con él. ¿Qué procesos ha delegado y automatizado en su negocio? ¡Publique sus pensamientos en @Trello y compartiremos nuestros favoritos!

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