Di que sí a menos estrés: Usar a Trello para planear una boda

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Para la mayoría de la gente, organizar cada detalle de una boda es a menudo el evento más complicado logísticamente y más involucrado que tendrán que organizar. Además, requiere una completa coordinación con su futuro cónyuge. Sin presiones! Aquí hay una mirada profunda a cómo algunas parejas usaron a Trello para manejar los meses de logística que los llevaron a sus grandes días:

Comenzó con una tabla de Trello. Bueno, más o menos. Para Eric Neuman, fundador de DecisionDesk, empezó con él llevando un anillo de compromiso a través de las selvas de Belice durante dos semanas, esperando el momento justo para proponerle matrimonio a Emily. Afortunadamente el anillo sobrevivió el viaje, y lo más importante, ¡Emily dijo que sí! Luego vino la tabla de Trello, presumiblemente después de que dejaran la jungla.

Como explica Eric, cuando usa a Trello para planear algo, es el tipo de persona que le gusta poner primero algo que ya ha logrado en una lista de «Hecho». Es parte de la filosofía de «hacer las cosas» que le ayuda a mantenerse organizado en todos los aspectos de la vida. Planear una boda no es ciertamente diferente, por lo que Eric comenzó esta pizarra con la tarjeta ya hecha «Comprométete»:

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Ahí lo tienen, una tarea ya cumplida. ¡Felicidades!

Estableciendo sus listas para una óptima felicidad marital

Para Khoa Lam, director de programas de Qualcomm, el proceso de planificación de un año de duración fue tan desalentador que decidió dividir sus listas de Trello en función de lo avanzado que estaba en el proceso de planificación.

De esa manera, cuando un pensamiento se materializó al azar durante 6 meses sobre algo que debía hacerse poco antes de la boda, lo tiró en su tabla de Trello para no olvidarlo cuando llegara el momento. Vean..: «Comenzar a romper los zapatos de la boda» en la lista de «2 semanas fuera». Tan crucial.

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Khoa y su prometida dividieron sus listas en «12+ meses», «10-12 meses», «8-10 meses», y así sucesivamente. Cada lista abarcaba tareas en un marco de tiempo de 2 meses hasta los últimos 3 meses, donde dividieron una lista para cada mes, así como «2 semanas fuera», «1 semana fuera», «día anterior» y «día de». Además de estas listas de tiempo, también tenían listas de «En Proceso» y «Hecho». Haga clic aquí para ver el tablero de muestra completo, y siéntase libre de copiar este tablero para su propio uso.

El enfoque básico es abordar las tareas dentro del marco de tiempo correspondiente, así que cuando estés de 6 a 8 meses, concéntrate sólo en los elementos de la lista. Esta es una forma efectiva de evitar sentirse abrumado por toda la innumerable preparación que hay que hacer. Mueva las cartas de la lista de «X meses fuera» a «En proceso» y luego a «Hecho». Cuando hayas terminado esa lista, pasa al siguiente marco de tiempo.

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Además, si hay un artículo que se retrasa en una lista de los meses anteriores, se quedará ahí, mirándote fijamente cada vez que abras tu tabla de Trello. Cuidado, los artículos de la lista abandonados.

Un matrimonio exitoso La tabla de Trello es todo acerca de la comunicación

Khoa y su prometido también se asignaron mutuamente a diferentes cartas, esencialmente asignándose mutuamente diferentes tareas. Por ejemplo, cualquier coordinación con los padrinos se convirtió en su dominio, mientras que ella estaba interesada en supervisar los arreglos florales y las invitaciones. Mirando su pizarra, Khoa admite que la función de asignación le permitió ver cuánto trabajo más asumía su prometida. Esperemos que recordara que cuando era el momento de elegir un buen restaurante en la luna de miel.

Para algunas parejas, además de su cónyuge hay otro miembro VIP de su junta de Trello: el planificador de bodas. Ya sea que el planificador sea contratado el día después de la propuesta o sólo para coordinar el día de la misma, agregar el planificador de bodas a su tablero de trello les da una completa visibilidad de los nombres de los proveedores, números de teléfono, facturas, horarios y números de seguimiento. Los comentarios en el reverso de las tarjetas permiten que se produzca un diálogo en el que todos pueden ver los detalles, y siempre se puede hacer referencia a lo que se discutió en una fecha posterior.

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Adjuntos y plazos

Además de las notas y la discusión, es sumamente importante guardar las facturas, los recibos y las fechas de vencimiento en un solo lugar. Los respaldos de las tarjetas pueden almacenar toda esta información, e incluso dar una notificación cuando algo está a 24 horas de su fecha de vencimiento. Se puede adjuntar directamente desde Google Docs, Dropbox, Box y OneDrive, o simplemente subir un archivo desde tu ordenador. También puedes tomar una foto directamente de una tarjeta, lo cual es una excelente manera de almacenar recibos de papel o muestras de color.

Haz un voto para llevar tus planes contigo, siempre

Para Bryan Monzon, Vicepresidente de Ingeniería en Fifty and Fifty, poner tareas en su tabla de Trello por adelantado les permitió a él y a su prometida, Sandy, más eficiencia cuando estaban en movimiento. «Cuando salíamos con un proveedor y nos daban información», explica, «sólo tomaba notas dentro de Trello, porque es el único lugar donde teníamos todo». Nunca más pierdas otra cotización, el número de teléfono del florista, o tu mente, de nuevo.

La aplicación también ayuda a las parejas a ser más eficientes con su tiempo. Como Bryan explicó, «Mi anillo de bodas, por ejemplo… no necesitaba hacer eso de inmediato. Pero estábamos haciendo recados y Sandy sacó la pizarra de Trello de su teléfono, y se dio cuenta de la tarjeta de la alianza. Estábamos cerca de la joyería y pensamos que lo haríamos en ese mismo momento. Tener la información rápidamente allí y visible nos permitió hacer las cosas mucho más fácil y rápido.»

Para Khoa, se trataba de salir adelante con un poco de ayuda de sus amigos… y su aplicación móvil Trello. Explica: «Teníamos un montón de amigos que nos daban muchos consejos y enlaces a diferentes proveedores para comprobar, así que simplemente sacaba la tarjeta correspondiente en mi teléfono y tomaba notas». Era una gran manera de anotar algo que podría necesitar recordar más tarde».

Su otro Otro La mitad

A diferencia de todo lo que implica literalmente la planificación de una boda, Trello es infinitamente flexible, y es libre . Hay un montón de herramientas y recursos comercializados hacia las personas que planean una boda, pero a menudo son estrechos en su capacidad para estructurarlos como quieras, Y cuestan dinero.

Tenemos una plantilla de la tabla de bodas basada en el flujo de trabajo de Khoa que puedes copiar aquí, pero también recuerda ajustarla como quieras. ¿No planeas tener flores en tu decoración? Simplemente borra esas tarjetas. ¿Tu menú de recepción debe estar listo antes de los 3 meses? Muévelo a una lista que se ajuste a tu línea de tiempo. O, simplemente empiece desde cero, y use el tablero de muestras para obtener ideas para cosas que aún no se le han ocurrido. El punto es que esta es tu boda, y Trello es la forma más flexible de planearla efectivamente.

¡No te detengas aquí tampoco! Hay otras formas creativas de usar a Trello para planear una boda. Echa un vistazo a nuestros tableros de muestra:

Trello para la disposición de los asientos:

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Trello para la disposición de los asientos – ¡Copiado!

Fiesta nupcial de la Junta de Trello:

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Trello para tu fiesta nupcial – ¡Copiado!

Trello para la línea de tiempo del día de la boda:

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Trello para la línea de tiempo del día de la boda – ¡Copiado! (Y asegúrate de añadir tu planificador de bodas, fiesta nupcial, padres, y todos los demás que necesitan estar al día en el gran día.)

Trello por enviar tarjetas de agradecimiento:

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Trello por enviar tarjetas de agradecimiento – ¡Copiado!

Un agradecimiento especial a Eric Neuman, Bryan Monzon y Khoa Lam por compartir su Trello para experiencias y consejos de planificación de bodas. ¡Oh, y felicitaciones!

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