¿Eres Gerente o Director? ¿O ambos? Puede depender del día de la semana o incluso de tu estado de ánimo, pero saber qué personaje estás incorporando puede ayudarte a organizar el tiempo para hacer todo lo que hay que hacer ese día.

¿Cual es el problema? Mira, poder identificar tu rol, aunque sea temporal, te permitirá saber cómo organizar el tiempo para lograr la máxima productividad ese día.

Una forma sencilla de pensar en su función es: Director X Manager. Los directores son colaboradores individuales con un rango específico de habilidades: diseñadores , desarrolladores, redactores publicitarios, etc. Los gerentes coordinan proyectos, administran equipos , desarrollan subordinados y se aseguran de que sus equipos avancen.

Cada una de estas diferentes asignaciones requiere un tipo diferente de agenda.

Optimizar el horario incorrecto para su día puede significar un día totalmente irritante lleno de reuniones interminables en las que realmente necesitaba ensuciarse las manos. O, por el contrario: pasa el día trabajando solo cuando necesitas estar en contacto con el resto de miembros de tu equipo.

Veamos cómo organizar el tiempo analizando la diferencia entre cada uno de estos tipos de viaje: Director X Manager.

El viaje del director

La agenda del Director está comprometida con largos periodos de tiempo sin interrupciones. Repitiendo:

• Largo: debes saber organizar el tiempo para saber cuánto tardas en entrar en la “zona de alta productividad ”. Las investigaciones muestran que a los directores les lleva unos 30 minutos entrar en ese flujo de trabajo agradable donde las cosas realmente comienzan a suceder .
• Períodos de tiempo: es posible que necesite más de uno por día. Es decir: interrumpir un período, descansar un poco y comenzar otro. Para algunas personas, el secreto es algo así como la Técnica Pomodoro , que enseña a organizar el tiempo en varios períodos cortos dedicados a determinadas tareas específicas.
• Sin interrupción: este es otro secreto. Sin holgura. Verdad: ¡ olvídate de Slack por un tiempo ! Sin notificaciones móviles . Nada más que el placer de disfrutar de una taza de café y tener una pantalla de computadora vacía frente a ti.

Cuando tienes muchas reuniones el mismo día, reuniones de seguimiento, reuniones de alineación de equipos o cualquier otro tipo de reunión, la verdad es que no podrás hacer lo que tienes que hacer. Incluso una sola reunión que interrumpe sus tareas diarias puede ser un desastre, ya que tardará otros 30 minutos en ponerse en marcha de nuevo.

El viaje del gerente

La agenda del Gerente está comprometida con las reuniones. Ya sea preparándose para reuniones, programar reuniones, posponer reuniones, tener reuniones o interrumpir reuniones … ¡maldita sea!

Ya sean reuniones personales con una persona o una reunión de alineación del equipo, el trabajo de un Gerente es, bueno …, administrar. Esto significa saber qué le está sucediendo a su equipo, a la empresa en su conjunto , y eliminar las barreras que obstaculizan a los miembros del equipo, para asegurarse de que avanza hacia los objetivos de la organización.

Echa un vistazo a tu agenda, significa muchas conversaciones cara a cara (ya sea en persona o virtuales) y muchas reuniones (ojalá cortas …) y bien administradas .

El viaje híbrido

En algunos momentos tu trabajo es el de Director y en otros, el de Gerente. Comprender cómo organizar el tiempo de acuerdo con el rol que estás desempeñando es fundamental para dejar claro a tu equipo qué esperar de ti ese día.

Como la mayoría de las cosas relacionadas con el trabajo en equipo, la comunicación es el secreto. De hecho, debe anunciar su horario a todos (especialmente si está trabajando de forma remota) para adaptarse a un día exitoso en el trabajo. Recuerde: ¡usted está a cargo de su propia productividad!

Destructores de calendario

Una vez que haya identificado su rol y ya sepa cómo organizar el tiempo para que todo salga bien, el siguiente paso es programar sus citas. Es en este momento cuando la mayoría de las personas se auto- sabotean porque no planearon con anticipación.

Si está en modo director:

• Bloquee su horario durante largos períodos de trabajo ininterrumpido.
• Hazle saber a tu equipo que no estarás en Slack por un tiempo.
• Elimina otras distracciones como las advertencias en tu teléfono.

Si estás en una empresa en la que las personas programan reuniones compartiendo calendarios, será muy importante que anotes cosas como «No reuniones, por favor», en determinados intervalos, directamente en la agenda.

En mi equipo establecimos que los martes y jueves son días de Director. Tratamos de no programar reuniones en estos días, especialmente con personas cuyos roles principales son directores. A veces, sin embargo, esta regla se rompe si hay una necesidad inmediata de cumplir.

A todos se les advierte que las cosas pueden cambiar rápidamente, pero también saben que si una reunión no es «urgente» puede esperar.

Si está en el modo Administrador:

• Visualice el mejor ritmo para sus reuniones. A algunos gerentes les gusta tener todas las reuniones individuales con informes directos el mismo día de la semana. Para otros, son demasiadas reuniones. Otros dejan las tardes abiertas para reuniones.
• Anuncie su horario a su equipo. Algunos gerentes permiten que los empleados aprovechen los espacios vacíos en una agenda compartida. Otros pueden simplemente mencionar en Slack «Chicos, voy a pasar unas horas aquí en mi oficina esta tarde, si alguien quiere hablar». etc. Independientemente del horario que decida, asegúrese de que las personas que quieran hablar con usted lo sepan.
• Manténganse al tanto. Es importante saber si otros miembros de su equipo están siguiendo una agenda diferente, especialmente los directores. Si «empujas» a Slack cuando están en modo Director, es posible que se sientan obligados a responder de inmediato a su jefe y perder su trabajo. Intente utilizar herramientas que no necesiten una respuesta inmediata, como Trello, para hacer preguntas que no sean urgentes.

Director X Manager: usa las herramientas

Todo el mundo parece tener fuertes sentimientos sobre las aplicaciones de calendario, pero no usar las herramientas correctamente puede ser una gran pérdida de tiempo tanto para los cineastas como para los directores. Aquí hay algunos consejos que encontré muy útiles para optimizar el uso de mi horario:

• Centraliza todo en una aplicación de calendario. La sincronización entre diferentes soluciones tiende a ser un problema, así que elija su agenda preferida (como Fantastical , Google Calendar, entre otras) y úsela religiosamente. Permita que su equipo programe reuniones en su calendario. Reprogramar reuniones de un lado a otro es la mayor pérdida de tiempo, entonces, ¿por qué no compartir su horario y permitir que los miembros del equipo programen horarios con usted cuando sea conveniente para ellos? Si estoy tratando de programar una reunión con varios miembros del equipo, solo miro sus calendarios en Google Calendar y encuentro un espacio vacío sin molestar a nadie.
• Como dije antes, comuníquese a través de su agenda. Si está en el Día del Director, marque claramente su calendario con «No hay reuniones» o «Abierto para reuniones», etc. De esa manera, si todos están programando reuniones, no querrán programar una cita en un momento en el que le gustaría concentrarse en el trabajo.
• Utilice la aplicación Calendly para reuniones externas. Como gerente, es probable que reciba varias solicitudes de reuniones en el extranjero. Para aquellos a quienes elijas acudir, una herramienta de programación como Calendly puede reducir drásticamente el complejo proceso de determinar un momento para hablar. Estas herramientas permiten a las personas elegir los mejores horarios para ellos y luego programarlos sin molestarlo. Es un sueño de automatización que ahorra mucho tiempo y optimiza la comodidad para ambas partes.

Todo esto puede parecer una exageración, pero usar un buen proceso de programación y diferenciar la agenda del Director de la agenda del Gerente cambiará su vida y aumentará su productividad. ¿Y quién no quiere tiempo extra?