División del trabajo: ¿por qué algunos empleados pasan la patata caliente al vecino?
Es casi el fin de semana. Has pasado la mayor parte de tu tarde del viernes resolviendo los últimos problemas urgentes en curso.
Ha respondido a todas las peticiones, se ha ocupado de todos los proyectos en curso, y se está preparando para que la semana que viene sea igual de productiva. Estás muy orgulloso del trabajo que has hecho, cuando de repente un correo electrónico llega a tu bandeja de entrada.
Es uno de tus colegas que te responde. Está respondiendo a varias preguntas que le hiciste esta mañana, pero hay una trampa. No se cansó y estropeó su correo electrónico.
Las respuestas a tus preguntas son cortas, unas pocas palabras, cuando claramente necesitabas más información. No se molestó en enviar la documentación como un archivo adjunto como usted pidió. Incluso se atrevió a ignorar algunas preguntas.
¿Congelando el pastel? Terminó su correo electrónico con un generoso «Si necesita algo más, por favor no dude en pedirlo».
¿Estás rechinando los dientes y apretando los puños? No eres el único. Por desgracia, no es raro encontrarse con este tipo de actitud en el trabajo, que consiste en empujar la patata caliente cuando se trata de ciertas tareas. En realidad, estas personas realizan una tarea rápida y pobremente para pasarle la pelota y así salvarse a expensas de los demás.
No sólo es una forma frustrante de dividir las tareas para los que tienen que hacer el trabajo, sino que también pone una llave inglesa para todos. Entonces, ¿por qué ocurre este tipo de situación, y qué se puede hacer para mejorar la forma en que se manejan las tareas para maximizar la productividad? Aquí hay algunos consejos para ayudarte a dejar de recibir patatas calientes en el trabajo.
¿Qué pasa en el fondo?
Por supuesto, jurará que nunca se comportará así con sus propios empleados. Pero el comportamiento detrás de estas patatas calientes que afecta a la división del trabajo está más extendido de lo que se piensa.
«Hacemos esto todos los días en la gestión de nuestras tareas y proyectos», dice el profesor Timothy A. Pychyl, Doctor en el Departamento de Psicología de la Universidad de Carleton en Canadá, Ottawa. «Un día haces todo lo posible para evitar completar una tarea, y al día siguiente te concentras en esa tarea de frente porque quieres evitar una aún peor».
Esta alternancia de prioridades en nuestras tareas es frecuente en nuestra rutina diaria. Hay una gran diferencia, sin embargo, entre aplazar tus propias tareas y pasar la patata caliente a tu compañero de trabajo. En realidad, esto se deriva del concepto de pereza social, que significa que es menos probable que se hagan esfuerzos cuando se está en un grupo que cuando se está solo con el trabajo o las responsabilidades.
«Desde el punto de vista de su personalidad, los que se comportan así no son concienzudos, no se esfuerzan. Hacen un mal trabajo y quieren poder decir «hice mi parte» cuando no han hecho mucho.
Así que… ¿Qué les hace actuar así?
Aquellos que tienden a pasar la responsabilidad a otros de esta manera obtienen un beneficio a corto plazo. Piénsalo: se siente bien hacer una tarea, ¿no?
Se siente bien tachar una tarea de nuestra lista de tareas pendientes. Es por la forma en que funciona nuestro cerebro. Cuando completamos una tarea, nuestro cerebro libera dopamina, una sustancia química que genera una sensación de placer cuando llega a la parte del cerebro responsable de gestionar las «recompensas». La dopamina hace que repitamos una actividad que se siente bien.
Para los verdaderos trabajadores, este influjo de dopamina puede ser un poderoso motivador para que perseveren en sus tareas. Pero para los reyes de las patatas calientes, puede causar serios problemas – tendrán una falsa sensación de satisfacción.
¿Estás condenado a comer patatas calientes para siempre?
«Tiene que ver con problemas estructurales en el ambiente de trabajo», dice el Dr. Pychyl. «Estas personas van a sobrevivir y prosperar en trabajos donde puedan comportarse así sin demasiadas consecuencias.»
El truco para resolver este tipo de situación es sorprendentemente simple: Háblalo con ellos. Ponga las patatas claramente en la mesa, o ponga sus pies en el plato (de las patatas). Explíqueles por qué su comportamiento está perjudicando al equipo y a usted mismo.
Las investigaciones de la Escuela de Negocios de Londres han demostrado que la ambigüedad en la división del trabajo en el lugar de trabajo puede tener efectos negativos en la colaboración. Cuando los empleados no saben exactamente qué hacer, es poco probable que lo hagan.
Así que cuando hagas una petición a tu colega, sé especialmente obvio al especificar lo que necesitas. Diles exactamente lo que necesitas y cuando lo necesitas. Elimina cualquier posibilidad de malentendido o confusión.
Ya sé lo que vas a decir: si esta persona no es concienzuda y tiende a pasarle la patata caliente al colega, ¿por qué le importaría lo que le pregunte?
No soñemos: la conversación que tengas con él no lo convertirá en una persona radicalmente diferente. Pero al hacerlo, le dejas claro que su comportamiento ya no será tolerado, especificas las expectativas que tienes de tu colaboración.
El Dr. Pychyl añade: «Su comportamiento no sólo está dictado por su personalidad, sino también por la situación.
«Todos reaccionamos al contexto en el que nos encontramos. Y si el entorno de trabajo no define claramente un marco y responsabilidades, abre la puerta a la expresión de comportamientos negativos como la falta de responsabilidad en la organización y la división de tareas en el trabajo».
Es mejor tener claras sus expectativas al comunicarse con sus empleados desde el principio. Aclarando su misión y sus objetivos, puede crear una situación más exigente que puede llevarles a esforzarse más.
Una buena manera de lograr tal nivel de claridad – independientemente de la situación actual de su equipo en la gestión y la división del trabajo – es establecer una nueva estructura y procesos para todas las solicitudes que van más allá de la complejidad de una pregunta rápida:
- Definir un formulario para ser llenado con toda la información necesaria para iniciar un proyecto.
- Crea una plantilla de correo electrónico que tu equipo utilizará para especificar sus peticiones y respuestas para que no se olvide nada importante.
- Estipular un «camino de responsabilidad» por defecto para las situaciones en las que hay una falta de claridad sobre la responsabilidad de las tareas, en lugar de llamar sistemáticamente al gerente para que decida.
- Que los miembros del equipo anuncien los plazos ideales y la información necesaria para que los proyectos se desarrollen sin problemas.
Por ejemplo, un editor podría querer tener 3 días completos útiles para finalizar la redacción preliminar de un proyecto, pero aceptaría pequeñas preguntas gramaticales de última hora en el chat.
El establecimiento y la aplicación de estas mejores prácticas para gestionar mejor sus equipos de trabajo aumentará el sentido de la responsabilidad y actuará como una barrera de entrada contra el comportamiento individual negativo.
¡Todos pongan las manos en alto! ¡No más patatas calientes!
Como suele ocurrir en el trabajo, no puedes controlar el comportamiento de tus colegas, pero sí puedes controlar cómo reaccionas.
No, no se trata de responder como en el patio de recreo. Aunque responder en el calor del momento puede parecer gratificante a primera vista, los comportamientos pasivo-agresivos no te llevarán lejos («eres tú – no, eres tú»).
Pero eso no significa que debas seguir trabajando como si nada hubiera pasado, si el ambiente de trabajo es irrespetuoso y contraproducente. La próxima vez que alguien te envíe una patata caliente, hazlo inmediatamente y entiende claramente que el trabajo aún no ha sido finalizado. Necesitas más información antes de que puedas asumir la tarea o el proyecto y pasar al siguiente paso.
De esta manera, la persona no tendrá más remedio que tomar la patata caliente y añadir una rebanada de queso, especias y un buen plato de acompañamiento.
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