Domestica tu bandeja de entrada: ¡3 lecciones de un maestro de la gestión de correo electrónico!
No es exagerado decir que me apasiona el correo electrónico. (Mi camiseta lo prueba – El futuro es (f)email). La obsesión probablemente comenzó en 2011 cuando era un asistente virtual y miraba horrorizado los buzones de mis clientes. O tal vez fue en 2004, cuando terminé la universidad y envié muchos correos electrónicos en respuesta a ofertas de trabajo y tuve que encontrar una manera de organizarme.
De todos modos, he evolucionado gradualmente desde la simple organización de mi buzón personal a la complejidad de las estrategias de marketing por correo y la consultoría profesional. Hoy en día, trabajo con mis clientes en todos los aspectos de la gestión del correo corporativo: estrategia de segmentación, redacción, recomendaciones, retención de clientes. Estar en ambos lados ha fortalecido mi determinación de participar en un mundo mejor, correo por correo.
Pero tengo que ser honesto con usted. Mis dos lados de «introspectivo- déjame en paz» y «no quiero perderme nada» se equilibran suavemente. Esa lucha se refleja en mi bandeja de entrada la mayor parte del tiempo. Me he suscrito a todos los boletines imaginables y su flujo constante se filtra en mi mente, incluso en mi proceso de escritura.
Mi bandeja de entrada me saltaba a la cara a diario, pero sabía que podía resolver mi problema en unos simples pasos.
Me llevó un tiempo averiguar exactamente lo que necesitaba hacer para que dejara de gobernar mi vida. Ya no siento la necesidad de complacer a los demás por correo electrónico, e incluso hay días en los que espero recibir un nuevo correo electrónico como si fuera una tarjeta de cumpleaños de un amigo perdido hace mucho tiempo (incluso cuando el correo electrónico en cuestión termina siendo un argumento de venta).
He notado que mucha gente odia sus buzones. Una vez, miré por encima del hombro de una amiga y vi que tenía 10.631 correos electrónicos sin leer. ¡Casi se me cae el vaso! Tuve que recomponerme para no entrar en su bandeja de entrada de inmediato e implementar un plan de gestión de correo electrónico para ella.
Así que, para mi amigo y todas las personas en la misma situación o que simplemente quieren manejar mejor sus correos electrónicos en los negocios o en lo personal, aquí está un plan para manejar sus correos electrónicos en 3 lecciones fáciles de entender. ¡Me encantaría escucharlo!
Pero antes de sumergirte en el corazón de este consejo, debes saber que :
Nada es permanente. Repite después de mí este mantra: Nada es permanente. Todo lo que ha configurado, intentado a través de este proceso de gestión de correo siempre puede ser eliminado, cambiado o cancelado. Pero no puedes arreglar algo que no funciona haciendo lo mismo una y otra vez.
Así que estas técnicas pueden parecer nuevas y aterradoras. («¿Qué pasa si no lo hago bien?») («¿Y si no puedo averiguarlo?» «¿Cómo sabré si funciona?»), y eso es normal.
Así que recuerda, no puedes arreglar nada sin hacer algo al respecto, y estamos todos juntos en esto.
¿Listo? De acuerdo. ¡Aquí vamos!
Lección 1: TDF
Como en todo, hay que empezar por el principio. ¿Quieres construir una casa? Necesitas una base antes de levantar las paredes. ¿Quieres una bandeja de entrada más eficiente? De nuevo, todo comienza con los cimientos. Este es el trípode del TDF:
- Transferencias
- Archivos
- Filtros
Echemos un vistazo más de cerca.
Transferencias: una bandeja de entrada para gobernarlas todas
En esta etapa de su vida profesional (y/o personal), puede que tenga varios buzones. Cuando cambié mi dominio a valgeisler.com, tenía otras cuatro direcciones de correo electrónico además de mi nueva dirección de correo electrónico. ¡Sí!
Sabía que no quería comprobar cuatro direcciones de correo electrónico cada vez. Así que tuve que decidirme:
- ¿Quería mantener mis correos electrónicos personales y de negocios separados?
- ¿Quería revisar mi bandeja de entrada en unos minutos?
Respondí «sí» a ambas preguntas. Si desea mantener separados sus correos electrónicos personales y de negocios, debe tener varias direcciones de correo electrónico en cada una de estas categorías y aún así tendrá que reenviarlos. Este era mi caso y podría ser el tuyo también.
Así que el primer paso es consolidar todos tus correos electrónicos en una sola bandeja de entrada. Esto significa que si tiene varias direcciones de correo electrónico de negocios, simplificará su vida agrupándolas. Puedes hacer lo mismo si tienes varias direcciones de correo electrónico personales. Una ficha para todos ellos. Una bandeja de entrada. Y eso es todo, cuando se trata de los ajustes de reenvío.
Dado que Gmail tiene más de mil millones de clientes, es probable que tú, como yo, utilices Gmail. En ese caso, así es exactamente como puedes configurar el reenvío:
En la cuenta de correo electrónico que desea transferir, haga clic en el icono del engranaje y acceda a sus ajustes. Una vez que estés allí, haz clic en «Transferir y POP / IMAP». Luego agrega la dirección de correo electrónico a la que quieres enviar estos correos. Una vez confirmada, tienes la opción de guardar una copia en la bandeja de entrada o borrarla por completo.
¿Utiliza alguno de los otros servicios de correo electrónico populares como iOS, Outlook o Yahoo? Aquí están las instrucciones para iOS (desplácese hacia abajo para acceder al reenvío automático), las instrucciones para realizar un reenvío en Outlook y finalmente, las instrucciones para Yahoo.
Ahora que has consolidado tus bandejas de entrada, es hora de activar el modo de gestión avanzada con filtros y carpetas.
Los filtros y las carpetas son tus amigos
Hay dos maneras de tratar con una bandeja de entrada.
Solución # 1: Dejar que todos los correos vayan a la carpeta principal de la bandeja de entrada y verla crecer todo el día.
Solución # 2 : Organiza todos tus correos entrantes en carpetas con etiquetas que puedas mirar cuando estés listo y así tendrás muy pocos correos que aterricen en tu buzón principal.
¿Adivina qué solución elegí? (Pista: no es el número 1.)
El filtrado de correos electrónicos en carpetas es un juego serio que evoluciona constantemente, así que no me sorprendería que le dedicaras mucho tiempo. De nuevo, estoy compartiendo ejemplos de Gmail, pero estos son fácilmente reproducibles con otros mensajes recibidos.
Los filtros son útiles para organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes en carpetas. Son los guardianes de su tiempo y atención y son realmente poderosos. Puedes configurar un filtro manualmente (es posible que hayas notado la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas» cuando ingresaste tu configuración) o puedes construir tus filtros a medida que los correos electrónicos llegan a tu bandeja de entrada.
Por ejemplo, uso Slack para la mayoría de mis comunicaciones con los clientes, pero siempre están los correos electrónicos ocasionales que llegan. En lugar de dejar que estos correos electrónicos me den vueltas la cabeza cuando miro mi bandeja de entrada, he establecido filtros basados en las direcciones de correo electrónico de mis clientes para que vayan directamente a sus carpetas asignadas, listas para ser leídas tan pronto como tenga tiempo para dedicarles.
Puedes crear un filtro basado en una dirección de correo electrónico, un objeto o muchas otras variables:
Las carpetas se usan para organizar los filtros para que puedas hacerlos más precisos. Por ejemplo, guardo un archivo Swipe para deconstruir los correos electrónicos de integración. Así que creé una carpeta relacionada que llamo Correo Electrónico de Integración y luego carpetas individuales para cada empresa que relleno sobre la marcha.
El sistema de filtrado y clasificación es individual y puede llevar tiempo determinar qué es lo mejor para ti. Pero déjame decirte una cosa: una vez que empieces a usar los filtros y las carpetas, nunca volverás. Ambos son poderosos y te darán la paz mental con la que has estado soñando. ¡Ya es hora de disfrutar de tu bandeja de entrada de nuevo!
Lección 2: Ordenar! Eliminar todo lo que va más allá
Volvamos a lo que te trajo aquí.
¿Sabías que el usuario medio de correo electrónico recibe 88 mensajes al día, pero sólo envía 34? Y eso es sólo el promedio mundial, así que sus cifras personales podrían ser mucho más altas o mucho más bajas. Sé que algunos días siento que recibo docenas de correos electrónicos pero sólo envío uno o dos. ¡No es de extrañar que todos nos sintamos abrumados por el peso de nuestros buzones!
Recuerda lo que te dije al principio de este artículo: Soy un introvertido que sufre de FOMO («miedo a perderse»). Bueno, para ser honesto con usted, es un fenómeno contra el que todavía estoy luchando. Pero el plan de gestión de correo que voy a describir a continuación me ha ayudado mucho y sé que te ayudará a ti también.
Aquí está su plan de acción:
Paso 1: Crea un filtro de «Boletines» y mueve todas tus suscripciones a esta nueva carpeta.
Paso 2: Decide cuánto de tu día, semana o mes quieres pasar leyéndolos (en vez de escribirlos).
Este paso fue de crucial importancia para mí: una vez que has movido todas tus suscripciones existentes a una carpeta, empiezas a ver exactamente a cuántas listas de correo electrónico te has suscrito. Y aunque nadie lo vea… puede ser embarazoso.
La primera vez que hice esto, tenía más de 80 listas de correo a las que me suscribí! Si cada una de estas listas sólo me enviara un correo electrónico por semana y el tiempo medio de lectura de estos correos fuera de cuatro minutos, eso representaría 320 minutos de lectura cada semana.
Son más de 5 horas. . Lo has leído bien.
¿Tienes idea de cuánto puedes escribir en cinco horas? ¿Cuánto trabajo puedes hacer? O mejor aún, ¿cuánto tiempo pierdes? ¿Para usted o su familia?
Me doy cuenta de que soy un especialista en marketing por correo electrónico que te advierte sobre perder el tiempo leyendo en lugar de produciendo. Y sé que esto es probablemente perjudicial para mi negocio ya que lo que voy a contarte podría tener un impacto negativo en mí…
Pero tienes que darte de baja de algunos de estos boletines . Reducir. Elige de 3 a 5 blogs o sitios que realmente te enseñen algo cada día y cancela la suscripción del resto. Siempre puedes cambiarlos más tarde. ¡Lo digo en serio! Encuentra este enlace para cancelar la suscripción en la parte inferior del correo electrónico y haz clic en él. Hazlo sin remordimientos.
Todo el mundo tiene algo grande que ofrecer a este mundo. Y probablemente te uniste a estas listas de correo porque ofrecían algo que tú querías. Algo que podrías aprender, usar e implementar. ¡Y eso es genial! Pero sólo tú puedes proteger tu tiempo y energía, y el exceso de correo electrónico en tu bandeja de entrada puede privarte de él más rápido de lo que puedes crearlo.
Así que es hora de dejarlo ir.
Paso 3: Este es el último paso. Cada vez que un boletín de noticias al que te hayas suscrito aparezca en tu bandeja de entrada en las próximas semanas, vuelve al paso 2 y decide si quieres seguir suscrito o deshacerte de él. Si está en tu pila de «Para guardar», crea un filtro para ese correo electrónico. Así es como se ve en mi bandeja de entrada (GMail):
¡Y eso es todo! Considere esta lección como una autorización oficial para dejarlo ir.
Ganas puntos extra si vuelves a dedicar estas horas libres a algo positivo – para ti, tu empresa o tu familia.
Levanta la mano si usas tu bandeja de entrada como lista de tareas.
No te preocupes, nadie está mirando. Levanta la mano en alto. Estuve a tu lado hasta hace poco. Solía usar «Mark as unread»: abría los correos electrónicos y luego decidía que no estaba listo para actuar, y normalmente me daba escalofríos con sólo mirar mi bandeja de entrada. Verás, mi buzón de entrada gobernó mi vida porque lo traté como se suponía que debía ser.
Es una lección sobre cómo recuperar el control que necesitas. Ahora podría ser el momento en que esperas que hable de Trello con bastante énfasis. Pero no voy a hacerlo. Eso es porque este no es el sistema que es la solución a su problema de la bandeja de entrada . Ninguna cantidad de organización, configuración o escritura en un equipo de soporte al cliente va a resolverlo.
La solución a tu problema de la bandeja de entrada es MANU.
Manipulación
Único
¡Y es el único «sistema» que necesitas!
Así es como funciona.
- Determina el tiempo que quieres dedicar a tus correos electrónicos en tu agenda.
- Haz lo que sea necesario hacer primero.
- Espera a que llegue el momento.
- De acuerdo, es hora de revisar tu correo electrónico.
- Abre el primer correo electrónico que veas.
- Léelo.
- Haz una de tres cosas:
- Responde
- Bórralo
- Ponlo en tu administrador de tareas (ok, ahora te sugiero que lo transfieras a tu tabla de Trello)
- Archiva este correo electrónico (si no lo has borrado ya).
- Lee el siguiente.
- Volver al punto 7
- Hazlo de nuevo.
Sólo manipula cada correo electrónico una vez. No haga clic en «Marcar como no leído» para volver a él más tarde. No pospongas la respuesta. MANU.
Bueno, eso es muy difícil de hacer . Te lo digo porque cada fibra de tu ser querrá recurrir a sus viejos hábitos. Obviamente, parece más fácil dejar su respuesta para más tarde. Pero déjame decirte que una vez que se lee este correo electrónico, tu cerebro pasa su tiempo buscando una respuesta, decidiendo qué hacer o tratando activamente de ignorarlo.
En caso de que aún no esté claro: es una pérdida de capacidad y talento para tu cerebro. Necesitas este cerebro para hacer otras cosas como ayudar a desarrollar tu próxima oferta, trabajar a fondo con tus clientes o dedicarte al 100% a tu familia.
Así que dale un respiro a tu cerebro, y usa MANU para manejar tu correo electrónico. Sí, llevará mucho tiempo, pero de todos modos, tienes un momento dedicado a eso en tu agenda. Sí, será diferente, pero ¿realmente estás leyendo este artículo para aprender a seguir haciendo lo que siempre has hecho?
Pruebe el MANU durante unas semanas y vea cómo funciona. ¿Tienes miedo? ¿Estás sobreexcitado? ¿Aliviado? ¡YO TAMBIÉN!
Fácil como un pastel
El manejo saludable y disciplinado del correo electrónico requiere un poco de celo y algunos trucos. Y recuerda:
- TDF: las transferencias, los filtros y las carpetas son tus amigos
- Ordenar: deshacerse de lo que no se necesita realmente
- Mira tus correos una vez y sigue adelante
He tenido este sistema en mi propio buzón durante tres años y ya no tengo miedo de abrir esta pestaña. Por supuesto, estoy obsesionado con el correo electrónico, así que no soy muy objetivo. Pero quién sabe… tal vez manejando tus correos electrónicos profesionales y personales de manera diferente lo compensarás en tu bandeja de entrada.
