Le ha sucedido esto a usted? Pasas semanas trabajando en un gran proyecto. Casi ha terminado y, puedes asumir, estás sintiendo el mayor orgullo. Investigaste mucho y prestaste atención a cada detalle para asegurarte de que todo fuera perfecto. Su presentación final es en unos días y está dando los toques finales.

De repente, ves la campana roja de un vistazo con una nueva notificación. Haces clic. Es Rodrigo, un colega de su equipo que ni siquiera está involucrado en este proyecto. Cuando lees su comentario, sientes completamente la rudeza del tono del mensaje:

«Mira, realmente creo que la dirección que tomaste está un poco desalineada y consideraría comenzar desde cero tomando el camino X».

Aff! En este punto, su frustración no tiene límites. Se siente desanimado por la «recomendación despistada» y todavía tiene la audacia de sugerir que comience de nuevo desde cero.

Precaución: el efecto gaviota

En esta situación, Rodrigo estaba demostrando el noble arte de -traducir literalmente- ‘actuar como una gaviota’, pero que en portugués se puede entender mejor como ‘urubuzar’. Como los molestos pájaros que llevan ese nombre, Rodrigo se zambulló en su proyecto y picoteó en forma de comentarios desagradables en el momento más inapropiado posible.

Y, como una gaviota, tan pronto como hizo lo que quiso, se fue volando, listo para comentar el trabajo de otra persona, desapareciendo por algunas semanas más. Y te quedaste allí, paralizado con tanta osadía.

¿Cómo pudo esta escena terminar de manera diferente? Solicitar comentarios profesionales sobre su propio trabajo puede ser complicado, dependiendo de cómo suceda. Crear una estructura para pedirle a alguien que comente sobre su trabajo puede aliviar las frustraciones de la retroalimentación no deseada, inapropiada y tardía.

No son ellos, eres tu

Seamos realistas, probablemente Rodrigo no sea un buitre hambriento que rodea a su presa; debe ser un buen chico. Puede que ni siquiera se dé cuenta de lo dañina que es su actitud. Después de todo, se nos anima a dar su opinión en el trabajo.

Entonces, aquí está la pura verdad: puede verse afectado por el «efecto gaviota» al no pedir retroalimentación a sus colegas al principio del proceso. No debes dejar que el proyecto llegue a su fin para recibir ideas y opiniones de tu equipo.

Hay un dicho divertido que se aplica a este contexto: “No sabes lo que no sabes”, y es responsabilidad de un gran equipo ayudarte a ver aspectos del proyecto desde una perspectiva sin precedentes. El producto final siempre es mejor cuando es el resultado de una diversidad de pensamientos.

Y supongamos que ya ha pedido ejemplos de retroalimentación, pero solo Rodrigo apareció de la nada con los comentarios desplazados. De ahora en adelante, puede deshacerse de la culpa o la frustración, porque ha hecho su parte. Por favor, recuérdele el mensaje que le envió hace tres semanas pidiéndole exactamente ese tipo de opinión, y luego continúe sin sus comentarios, ya que ha pasado la hora. En una situación como esta, es importante no ponerse a la defensiva para recibir comentarios profesionales, que es algo que, sin duda, debería buscar.

El esquema de retroalimentación 30/60/90

La verdad es que el efecto gaviota puede ocurrir, y probablemente ocurrirá, en cualquier momento. Lo más importante que debe recordar es que la única persona que puede controlar es usted mismo. Establecer un proceso específico para buscar feedback en el trabajo tiene una gran ventaja a la hora de eliminar riesgos o heridas de última hora.

El uso de un proceso llamado programa 30/60/90 lo ayudará a solicitar el tipo correcto de comentarios en el momento adecuado. Este principio divide la retroalimentación en tres partes, cada una de las cuales representa un porcentaje del progreso en el proceso:

30% de retroalimentación

Pedirle al equipo un 30% de retroalimentación ocurre en la fase inicial de una iniciativa. Tienes una idea que empezaste a desarrollar, pero está lejos de terminar. Sin embargo, ha descrito lo suficiente como para sentir que está listo para recibir comentarios. Esto puede ocurrir en forma de boceto detallado, boceto rápido o instrucciones. En la retroalimentación del 30%, está pidiendo ideas, opiniones o consejos sobre el concepto general.

Este sería un buen momento para que Rodrigo diera esa retroalimentación acerca de ir en una dirección diferente. Está bien dar este ejemplo de retroalimentación profesional en la zona del 30%, porque el proyecto está comenzando y necesita tener una dirección y un alcance evaluados.

Ejemplos de qué buscar en un 30% de comentarios:

• Impresiones sobre el concepto a partir de una descripción general
• Reflexiones sobre los diferentes públicos a los que se llega
• Sugerencias de alcance y cómo expandirlo
• Decisiones finales sobre elementos de diseño
• Alineación con los objetivos organizacionales de alto nivel

Lo que generalmente no es parte de la retroalimentación del 30%:

• Texto detallado y terminado
• Estructura y formato de frase

60% de retroalimentación

Una vez que el proyecto ya está desarrollado y sabe en qué dirección va, ahora es posible trabajar en él hasta obtener un primer esquema completo. Cuando esté listo para una revisión, piense en la retroalimentación del 60% como una ronda de retroalimentación profesional tradicional. Todavía hay tiempo para que la gente sugiera una expansión en diferentes aspectos, pero el concepto general ya está definido. La expectativa es que la retroalimentación del 60% sea la ronda de retroalimentación más larga: se está evaluando toda la estructura de las oraciones y la gramática, así como sugerencias para agregar o eliminar secciones.

Durante esta fase, es fundamental involucrar a todas las partes interesadas, porque son sus sugerencias las que conducirán el proyecto desde el primer borrador hasta el producto casi terminado. Además, si no recibe esa retroalimentación ahora, corre el riesgo de ser víctima del temido efecto gaviota más adelante.

Ejemplos de qué buscar en un 60% de comentarios:

• Texto detallado, gramaticalmente correcto y finalizado
• Estructura y formato de frase
• Sugerencias sobre diferentes formas de desarrollar ideas.
• ¿Se implementó correctamente la retroalimentación de la ronda del 30%?
• Temas de color de arte gráfico o revisiones de código

Lo que generalmente no es parte de la retroalimentación del 60%:

• Impresiones sobre el concepto desde una perspectiva más amplia
• Decisiones finales sobre elementos clave del proyecto
• Alineación con los objetivos organizacionales de alto nivel

90% de retroalimentación

La etapa de retroalimentación final es del 90% porque el proyecto está casi terminado. Después de sintetizar e implementar todos los comentarios de la ronda del 60%, es hora de que todos vean el proyecto con los cambios realizados. Vea este paso como la ronda de comentarios «¿Hay algo más que me haya perdido?».

Ejemplos de qué buscar en un 90% de comentarios:

• Texto detallado, gramaticalmente correcto y finalizado
• Estructura y formato de frase
• ¿Se implementó correctamente la retroalimentación de la ronda del 60%?

Lo que generalmente no es parte de la retroalimentación del 90%:

• Sugerencias de diferentes formas de desarrollar ideas (a menos que sean pequeñas)
• Impresiones sobre el concepto desde una perspectiva más amplia
• Decisiones finales sobre elementos clave del proyecto
• Alineación con los objetivos organizacionales de alto nivel

Un recordatorio más: solicitar comentarios profesionales es algo que puede suceder en cualquier tipo de proyecto. Ya sea un borrador de documento, especificaciones para un nuevo producto, un resumen de diseño, cualquier proyecto que requiera comentarios de varias personas se puede adaptar a este esquema de comentarios de trabajo 30/60/90.

Consejos rápidos para aceptar comentarios con elegancia

A veces, estamos muy apegados a un proyecto y recibir comentarios puede hacer que tengamos una reacción apasionada. A continuación, se incluyen algunos consejos para obtener comentarios más elegantes sobre el trabajo:

• No te lo tomes como algo personal. No asocie la retroalimentación del proyecto con su valor individual y recuerde que no es una retroalimentación sobre usted como persona.
• No te pongas a la defensiva. No es productivo tratar de responder a cada elemento de la retroalimentación con algo como: «Lo que quise decir fue …». Esto puede dar la impresión de que cree que la persona no entendió su trabajo, lo que puede sonar agresivo. Además, si la persona no entendió, puede ser una señal de que el resultado final no es claro. Simplemente dé las gracias y analice los comentarios con calma.
• Permítase ignorar parte o toda la retroalimentación. Ignorar aproximadamente el 10% de los comentarios es perfectamente aceptable. Recuerde que a veces es solo una sugerencia que no necesita implementar.
• Recuerde siempre tener en cuenta el contexto de la persona al dar retroalimentación profesional. Por ejemplo, supongamos que a una persona a cargo de los aspectos internacionales de su negocio no le gusta una referencia coloquial que hizo. No pensaba necesariamente que su mensaje de texto fuera malo. Al mismo tiempo, su trabajo consistía en garantizar que el contenido fuera accesible para diferentes audiencias en todo el mundo.

Recibir comentarios en el trabajo puede ser tan difícil como dar, especialmente cuando las críticas son constructivas. Entonces, la próxima vez que esté delineando un nuevo proyecto, tómese un momento para escuchar a las gaviotas desde lejos. Tenerlos en cuenta y buscar comentarios de manera estructurada hará que el proceso sea más sencillo y nadie terminará la historia con caca de pájaro en la cabeza.