Ejemplo práctico de la estructura de presentación de informes de una empresa: Tipografía

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O: cómo crear el organigrama funcional de una empresa de forma gratuita, sin un sitio o habilidades técnicas.

¿Recuerdas tu primer día de trabajo? Ese cóctel de emoción entre la excitación y el nerviosismo, cuando atravesaste la puerta con una pelota en el estómago. «¿Me va a gustar? ¿Estaré a la altura? ¿Apreciaré a mis colegas? ¿Les gustaré?»

Luego te reúnes con tu personal. Para mí, así fue un poco:

«Hola, soy Eric».

«Hola, soy Eric. Encantado de conocerte».

«Sí, soy nuevo. Me llamo Eric»

Tuve que repetirlo al menos 40 veces los primeros días.

Pero el problema era que cada vez que decía mi nombre, la persona con la que hablaba me daba un nuevo nombre para recordar. Víctor, Salim, Alexandre, Sofía, David, Haissa, Matteo, Alexandre, Rebecca. ¡Aaaahhhhh!

¿Y quiénes eran, de todos modos? Quería saber más, pero no había ningún lugar donde pudiera obtener esa información. Para empezar, no nos dimos el lujo de nombrar a un gerente para mantener el organigrama de la empresa. Así que lo hice yo mismo.

A continuación se presenta un ejemplo de un organigrama empresarial creado sin conocimientos técnicos, un sitio o un presupuesto. ¿La mejor parte? Los otros hicieron todo el trabajo.

¿Cómo se llama?

Cuando trabajé en Typeform, mi integración en la empresa fue particularmente positiva. El equipo de RRHH me presentó a todos los equipos. Había una pizarra personalizada de Trello con muchas listas y mapas para facilitarnos el ingreso a la empresa y mejorar nuestra experiencia: cómo almorzar, cómo funciona la nómina, dónde encontrar al gerente de IT, dónde están los baños…

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Una de las tarjetas contenía un ejemplo de organigrama funcional de la empresa, con las personas y equipos de Typeform. El problema era que se parecía más a un copo de nieve de la matriz bajo el microscopio, y presentaba tres problemas principales:

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  1. No hay foto. Los novatos necesitan fotos. En este diagrama de flujo de muestra, pude ver que Santi, Marc y Victor eran parte del equipo de E/S. ¿Pero cómo eran? (y qué es un equipo de E/S, por cierto? volveremos a eso más tarde). Debo haber conocido a estas personas cuando caminaba por la oficina cuando llegué, pero te distraes fácilmente, y pierdes el momento crítico cuando intentas programar tu cerebro para memorizar una cara y asociarla con un nombre – un momento después, cuando te das cuenta, es demasiado tarde.
  2. No son sólo caras, son personas. Gente que tiene un papel en la empresa, pero también una vida fuera de estos muros. Todos parecían interesantes, quería conocerlos mejor. Pero eso lleva tiempo, especialmente con mi memoria de pez dorado.
  3. Este ejemplo del organigrama funcional de la empresa no estaba actualizado: debido a su complejidad y a su diseño personalizado, no es fácil utilizar un fractal. Y estábamos constantemente reclutando batallones de nuevos empleados. En pocas semanas, pasé de ser «azul» en la compañía a ser un veterano. Difícil de mantener el ritmo.

Entonces, ¿cómo actualizas y mantienes el organigrama funcional de una empresa?

Herramientas fáciles de integrar

En Typeform, Trello ya se utilizaba para todo tipo de cosas – integración de nuevos empleados, gestión ágil de productos, planificación de entradas de blog, etc. – pero no era suficiente. Una tarde, estaba trabajando en la planificación de los próximos artículos con Sançar, el jefe del departamento de marketing, cuando recibí la chispa: una tabla de «Quién es quién» de Trello.

Trello tiene una estructura de organización de tareas de 3 niveles: primero se crea una tabla, luego se agregan listas, y dentro de cada lista se manejan los mapas. Por ejemplo, el organigrama funcional de una empresa corresponde perfectamente a esta estructura. Una mesa para la empresa, una lista para cada equipo, y un mapa por persona.

He creado mis mini especificaciones. Un organigrama funcional práctico debía cumplir los siguientes criterios:

  • Fácil de hacer, no se requieren conocimientos técnicos.
  • Fácil de usar, no requiere entrenamiento.
  • Simple, con una interfaz limpia, textos y fotos.
  • Estructurado, pero flexible.
  • Conveniente para mantenerse al día incluso en períodos de alto crecimiento.

Está bien, Trello estaba validando todos los criterios. Así que la tabla de «Quién es quién» pasó con éxito la primera fase de validación de la idea.

Siguiente pregunta: ¿cuál es la mejor manera de crear este famoso organigrama funcional de la empresa con un gráfico de Trello?

No tuve que buscar muy lejos para encontrar la herramienta perfecta que necesitaba para recopilar la información: Typeform. El formulario tiene una interfaz sencilla e intuitiva que facilita la participación de los encuestados haciendo sólo una pregunta a la vez. ¿Y lo mejor de todo esto? Con Zapier, puedes enviar a Trello la información recogida gracias a Typeform sin ninguna dificultad.

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Con esta caja de herramientas, estaba listo para crear un primer ejemplo de un organigrama funcional de una empresa. Aquí están los tres pasos que seguí.

1. Crear una matriz Trello

Primero, creé un cuadro de Trello. Luego añadí una lista para cada equipo: Diseño, Desarrollo, BI, Operaciones, Marketing, etc. Luego añadí una columna llamada «Los nuevos». Volveremos a eso en un minuto.

Luego involucré a la persona responsable del proceso de integración de nuevos empleados en la junta, para que fuera notificada cada vez que se creara una nueva tarjeta.

2. Crear una forma tipográfica

El siguiente paso es la creación de un sencillo formulario para recoger la información de todos. Por supuesto, pedimos información esencial como el nombre, información de contacto y posición. Pero también había algunas preguntas «bonus» para conocerse mejor: «biografía», ocupación, intereses, enlaces a su página web personal… Por último, había un campo para poner su foto en línea.

Una vez completado el formulario, en la página de agradecimiento, añadí un enlace al cuadro de Trello. De esta manera, tan pronto como alguien completa la encuesta, tiene acceso inmediato al organigrama funcional de la empresa.

Compruébelo usted mismo: Typeform – Who$0027s Who

3. Crear un Zap

Una vez creada la tabla de Trello y la encuesta Typeform, era hora de asociarlas gracias a Zapier. Nada podría ser más fácil. Primero, configura el evento de disparo : un Typeform completo. Cada vez que este evento ocurre, desencadena una acción : un nuevo mapa en Trello.

¿Recuerdas la lista de «Los Novatos» de Trello? Ahí es donde aterrizan los mapas de Typeform. El equipo de RRHH puede acompañar fácilmente la adición de nuevos mapas. Todo lo que tienen que hacer es mover los mapas a las listas apropiadas, las que coinciden con su equipo. También pueden ver fácilmente a los que aún no han añadido su información, como un recordatorio.

El último punto es el formato de los datos. Puede configurar la sintaxis de Markdown directamente en el zap (el flujo automatizado), para que la información llegue formateada según sus necesidades en la tabla de Trello.

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Así, todas las cartas de Trello siguen el mismo modelo de organización y respetan la misma estructura: el texto, los enlaces, las fotos aparecen correctamente y de la misma manera en todas las cartas.

Y así es como nació el cuadro Trello Who Is Who.

¿Cuánto tiempo llevó todo esto? En menos de una hora, elaboré un primer ejemplo de organigrama funcional de una empresa y realicé algunas pruebas. Funcionó. Lo envié al equipo de Recursos Humanos para que lo introduzcan. Les gustó. Así que discutimos qué información incluir y cómo íbamos a llenar el organigrama de la empresa. Seguimos dos pistas.

Primero, complete el organigrama con los empleados actuales: enviamos un correo electrónico con un enlace a Typeform. Gracias a su simple y limpia interfaz, una pregunta tras otra, y unos cuantos recordatorios, rápidamente recogimos los perfiles de todos.

Luego, para que los recién llegados también pudieran completar su información, añadimos un mapa al organigrama funcional de la empresa directamente en la tabla de integración que mencioné anteriormente. Ahora, cada vez que un nuevo empleado se une a nosotros, entra automáticamente en la tabla de Trello «Quién es quién».

Incluso con la llegada de unas 25 personas nuevas cada trimestre, todos están incluidos en la foto desde el primer día. ¿Tiempo de mantenimiento? Menos de un minuto al mes.

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En su transformación de un organigrama fractal a uno funcional y limpio, este último también se ha beneficiado de nuevas características: en la parte superior de cada lista, un mapa tiene como objetivo describir el equipo, su función y sus principales indicadores de rendimiento. De un vistazo, ahora puedes saber en qué está trabajando cada equipo.

Finalmente me enteré de lo que el equipo de E/S estaba haciendo. Y nadie pregunta nunca más, «¿Cómo se llama el director de informática?»

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