El espíritu de la start-up incluso en las grandes corporaciones: Cómo Toucan Toco utiliza Trello en su gestión de proyectos Agile con Ubisoft

gestion de projet Agile

Toucan Toco aplicó un método ágil único con Ubisoft usando la herramienta de gestión de proyectos Trello. Este eficiente proceso de parametrización de productos se ha convertido en una marca registrada de la empresa de visualización de datos.

Metodología Lean y Ágil según Tucán Toco

Para aquellos que no han leído el bestseller «The Lean Startup», el concepto se puede resumir de forma sencilla:

  • Desarrollar un producto que satisfaga la necesidad primaria del cliente.
  • Desafía el resultado con la retroalimentación del cliente.
  • Iterar con una versión mejor del producto que incluya estos comentarios.
  • Repita este proceso hasta que el usuario esté satisfecho con el producto.

En Toucan Toco, desplegamos aplicaciones de narración de datos sencillas y claras, personalizadas en toda la empresa. O más simplemente, ayudamos a las empresas a tomar decisiones más eficaces a diario. Cuando firmamos un contrato con el mayor editor de videojuegos del mundo, sabíamos que debíamos adoptar un enfoque innovador y audaz. Así que decidimos sumergirnos en Lean Start-up y aplicarlo con este cliente.

Queríamos asegurarnos de que estuvieran satisfechos cuando estableciéramos nuestro producto. Uno de sus objetivos era también comparar el rendimiento de su producto con el de otros videojuegos del mercado.

Nuestra misión es agregar y restaurar los datos de los productos de Ubisoft. Utilizamos y adaptamos nuestro software para crear una aplicación que transforma sus datos en gráficos fáciles de entender y utilizar. Configurar una aplicación de este tipo para que satisfaga las necesidades del cliente no es una tarea fácil y el camino puede estar plagado de obstáculos antes de esperar un producto que se adapte perfectamente a sus necesidades

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Para ello, hemos implementado un método ágil de gestión de proyectos, que hemos podido poner en marcha gracias al uso de Trello. Esta técnica se ha convertido en nuestra hoja de ruta y la aplicamos a todos nuestros clientes. Aquí están nuestros secretos sobre cómo llevar con éxito la agilidad y una pizca de espíritu emprendedor al mundo de las grandes empresas. Sólo una pista: ¡estos esfuerzos están dando sus frutos!

Tradiciones en el armario

La mayoría de las compañías de software de nuestra industria hacen una configuración tradicional, llamada desarrollo en cascada. Una vez que el cliente comparte sus instrucciones, la empresa de software entra en un túnel durante la fase de desarrollo y parametrización del producto. Esto se prolonga durante meses sin ver nunca al usuario final. Una vez entregado el proyecto, rara vez se adapta a las expectativas del cliente. La razón es simple: el cliente nunca ha sido parte del proceso de desarrollo.

El proyecto con Ubisoft ha sido muy revelador para nosotros. Nuestros equipos no usaban los mismos procesos y herramientas, y la colaboración se había complicado. El enfoque iterativo no funcionó y tomó demasiado tiempo.

El equipo de Ubisoft estaba frustrado por el proyecto. Tenían la sensación de que el proyecto no avanzaba y no veían ningún progreso en el producto. Por otro lado, nuestro equipo se movía rápido en el tema, pero en un ambiente privado. Ubisoft no tenía forma de verlo. Fue entonces cuando nos dimos cuenta de que no nos comunicábamos de manera ágil. Nos faltaba transparencia.

Hemos intentado todo: reuniones, llamadas, e-mails, etc., sin éxito. Ubisoft nos dio recomendaciones, pero no tenía forma de asegurarse de que fueran tenidas en cuenta hasta su lanzamiento en la fase de producción. No fue una situación agradable para nadie.

Fue entonces cuando nos dimos cuenta de que nuestra comunicación no era ágil, nos faltaba transparencia y perspectiva.

Transparencia y agilidad para avanzar con serenidad

Fue entonces cuando decidimos trabajar con métodos ágiles. Queríamos asegurar una mejor satisfacción del cliente al instalar el producto. Ubisoft intervino al final de cada sprint y compartió sus recomendaciones.

Este enfoque exploratorio les permitió invertir en su proyecto, acostumbrarse al producto y proyectarse sobre las posibilidades que ofrece. También aprendimos a tener en cuenta las recomendaciones a medida que avanzaba el proyecto, lo que nos permitió dar una respuesta mucho más rápida a las características que no les interesaban o, por el contrario, que no habían considerado pero que consideraban muy importantes.

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Trabajando conjuntamente con nuestros usuarios nos aseguramos de que estén satisfechos con el resultado final.

Trello trajo una perspectiva real a nuestro proceso

Hemos decidido usar esta herramienta para todas nuestras comunicaciones. Como resultado, todas nuestras discusiones con Ubisoft se llevarían a cabo en Trello para aumentar la transparencia del proyecto y establecer una clara historia de recomendaciones. La idea principal era anticiparse al más mínimo malentendido: decidimos evitar las llamadas, los correos electrónicos y las reuniones tanto como fuera posible. En las reuniones sólo se trataría de cambios estratégicos.

Ahora usamos las tablas de Trello para educar a nuestros clientes sobre nuestra metodología ágil. Los entrenamos en el proceso y en cómo funcionan los sprints. Les decimos lo que deben esperar de nosotros en cada etapa del proyecto y cómo seguir la evolución del producto.

La siguiente tabla muestra el progreso de nuestro proyecto, desde la idea hasta la validación. La columna más importante es la «Atraso», donde se almacenan todas las recomendaciones. Aquí es donde nuestros clientes comparten sus opiniones en cada etapa del proyecto.

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Tiempo de entrenamiento de la herramienta para Ubisoft: 15 minutos

Por ejemplo, Ubisoft comparte sus recomendaciones con nosotros cada dos semanas durante los sprints. Pudieron priorizar las tareas a su conveniencia. Les dimos el control sobre la dirección del proyecto y eso es exactamente lo que queríamos.

Esta metodología funcionó perfectamente con Ubisoft. Tener un espacio de colaboración tan simple y eficiente nos permitió ahorrar tiempo y visibilidad en nuestro trabajo.

Paso a paso de la configuración del producto en métodos ágiles en Trello

Aquí están las listas creadas en nuestra tabla de Trello:

  • Caja de hielo: Se trata de acciones de las que es responsable Ubisoft, como proporcionar conjuntos de datos o acceso a sistemas de información.
  • Atraso: Todas las solicitudes sobre el proyecto son almacenadas y priorizadas por el cliente. Ellos deciden lo que es importante y la dirección del proyecto.
  • En marcha / esperando despliegue : Esta lista, lo adivinaste, permite a Ubisoft seguir nuestro progreso en el proyecto. Los temas que se tratan en nuestro entorno, sólo serán visibles para nuestros clientes en el momento del despliegue. Esta lista los tranquiliza y les muestra que su solicitud está siendo procesada.
  • Revisión: Aquí es donde nuestros clientes comparten sus recomendaciones o confirman nuestras tareas. No hay necesidad de llamar o enviar un correo electrónico.

La gestión de proyectos nunca ha sido tan fácil

gestion de projet Agile ubisoft

«La aplicación de visualización de datos de Toucan Toco facilita la presentación de informes sobre el último juego de Ubisoft, Steep»

Esta tabla de Trello simplifica las interacciones. Usamos este método para todos nuestros clientes. Esta herramienta de colaboración nos ha permitido mejorar la comunicación y las relaciones con nuestros clientes ofreciendo una calidad superior.

En nuestro campo, nuestros competidores tardan un promedio de 8 meses en completar un proyecto. Con la implementación de Trello como herramienta de comunicación hemos reducido este tiempo de desarrollo a unos 3 meses.

El uso de Trello ha permitido a Ubisoft proporcionar recomendaciones pertinentes a medida que el proyecto avanzaba y supervisar todas las etapas del mismo, al tiempo que ha podido establecer prioridades entre las diversas funciones según sus necesidades. Gracias a una total transparencia, sabían exactamente en qué estábamos trabajando y pudieron adaptar el proyecto a su gusto. El resultado de esta colaboración: un producto final completamente satisfactorio.

Nuestro objetivo cuando implementamos un método ágil a través de Trello fue mantenerlo simple, transparente y colaborativo.

El resultado de esta aventura es que ahora estamos utilizando esta metodología con todos nuestros clientes (la mayoría de ellos son grandes empresas, muchas de ellas pertenecientes al CAC 40).

Con menos malentendidos trabajamos más rápido y los productos y servicios que entregamos son más justos y de mucha mejor calidad.

¿El estado mental de «Lean Start-up» en pocas palabras? Encuentra la mejor (y por definición más ágil) manera de comunicarte con tus clientes!

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