El teletrabajo no es sólo trabajar desde casa…
Dejemos una cosa clara: la tecnología ha evolucionado. Hoy en día, es más fácil para los empleados de una empresa trabajar fuera de la oficina. Entonces, ¿por qué algunos elogian el teletrabajo mientras que otros lo critican?
El teletrabajo es a menudo estigmatizado. De hecho, hay cierta confusión sobre el significado del concepto de «trabajar a distancia» (y, no, no significa ver Netflix todo el día). Por ejemplo, cuando se trata del teletrabajo, mucha gente no distingue entre un empleado que va físicamente a la oficina de su empresa el 80% del tiempo pero que puede trabajar desde su casa un día a la semana y un equipo que trabaja de forma totalmente remota.
De hecho, hay una gran diferencia entre dejar que un empleado trabaje a distancia de vez en cuando y verse a sí mismo como un «equipo remoto».
Echemos un vistazo a los diferentes factores que contribuyen a que el teletrabajo sea realmente efectivo.
Teletrabajo casual
Cada vez es más común que las empresas mantengan un espacio de trabajo físico, pero también permiten a los empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Según la consultora de RRHH Kronos, alrededor del 17% de los franceses trabajan en casa ocasionalmente (al menos un día a la semana). El 64% de los encuestados trabaja desde su casa (esta cifra puede variar dependiendo de cómo se considere el teletrabajo), mientras que el 36% trabaja en oficinas proporcionadas por empresas, espacios de trabajo conjunto o redes locales.
La gente a menudo elige trabajar desde casa para facilitar el manejo de un imperativo, como una cita con el médico a mediodía, una reunión de la Asociación de Padres y Maestros a última hora de la tarde o una promesa que hiciste de mantener el hámster de tu compañero de cuarto (todavía te estás mordiendo los dedos).
A veces trabajar desde casa facilita la gestión de los viajes largos en los días en que está programada una llamada de negocios por la mañana. Puede ser más sencillo quedarse en casa y trabajar desde casa. Otros quieren trabajar desde casa simplemente para disfrutar de la tranquilidad, para concentrarse y evitar las distracciones diarias de la oficina. Cualquiera que sea la razón, la capacidad de trabajar ocasionalmente desde casa permite a los empleados ser más flexibles.
Sin embargo, es posible que su hogar no esté optimizado para trabajar en casa: puede que no tenga un espacio de trabajo dedicado, que carezca de eficiencia, que no tenga una conexión fiable a Internet, o incluso que planee que otra persona se ocupe de los niños. Para las personas que ocasionalmente trabajan desde casa, esta situación es más una excepción en su rutina que un hábito, y en realidad puede llevar a una falta de productividad.
Hay una gran diferencia entre permitir que un empleado trabaje a distancia de vez en cuando y verse a sí mismo como un «equipo a distancia».
Por lo tanto, trabajar desde casa puede afectar a la productividad pero también al resto de la oficina. Si la empresa no organiza adecuadamente la implantación del teletrabajo, la persona que trabaja desde casa corre el riesgo de no ser informada de las decisiones tomadas sobre la marcha, es decir, las decisiones tomadas oralmente sin ser escritas. También significa a menudo que si se organiza una reunión, no se instalará ninguna tecnología que permita a la persona que trabaja a distancia participar fácilmente por vídeo.
Un colaborador se aleja y el equipo está «a distancia»
Aquí hay otro escenario igualmente común: todos los miembros del equipo trabajan juntos en la misma oficina, y un día un empleado clave que ha estado en la empresa durante unos años, de repente tiene que mudarse por razones personales. No queriendo perder a un empleado de alto rendimiento, la empresa decide permitir que esa persona trabaje desde su casa.
Pensando que ahora es un equipo «remoto», la compañía no cambia sus operaciones diarias. En el mejor de los casos, instalará una pantalla de vídeo en la sala de conferencias utilizada para las reuniones para permitir que el empleado remoto participe.
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Esta organización es ocasional, por lo que es seguro que los primeros cinco minutos de esta reunión se dedicarán a los ajustes de la videoconferencia, posiblemente creando un mini-pánico si no funciona la conexión. Cuando el trabajador a distancia desee contribuir a esta reunión, primero intentará comprender las diversas opiniones y reacciones de las personas sentadas alrededor de la mesa.
Así pues, pasará la mitad de la reunión tratando de encontrar el momento adecuado para intervenir, sin interrumpir a los demás participantes, que siempre tendrán la ventaja sobre él de estar cara a cara con los rostros de los demás participantes. A veces, debido a una mala conexión wifi, puede haber incluso una discrepancia entre el sonido y la imagen, y por lo tanto entre la intervención de una persona y la reacción de la persona a distancia.
Si una empresa tiene una gran minoría de sus empleados trabajando a distancia y no existe una política que regule esta forma de trabajo, la contribución de los empleados que trabajan a distancia disminuirá automáticamente, independientemente de su número de años de experiencia.
Para la comunicación diaria dentro de la empresa, cuando una persona remota necesita estar involucrada, se envía una cadena de correos electrónicos a todos los empleados. Pero desafortunadamente, muy a menudo, muchos de los e-mails enviados son simplemente anunciando decisiones tomadas en la oficina.
Si una empresa tiene una gran minoría de sus empleados trabajando a distancia y no existe una política que regule esta forma de trabajo, la contribución de los empleados que trabajan a distancia disminuirá automáticamente, independientemente de su número de años de experiencia.
Sin embargo, es posible crear un contexto en el que trabajar desde casa puede ser positivo tanto para la empresa como para el empleado.
Un equipo completamente rediseñado para trabajar a distancia
Muchas empresas han adoptado una amplia y robusta infraestructura remota. Estas empresas pueden tener un alto porcentaje de empleados que trabajan a distancia o incluso pueden funcionar de forma totalmente remota sin una oficina central.
Las políticas de estas empresas son muy diferentes de aquellas en las que el teletrabajo sólo se permite ocasionalmente. Cuando la mayoría de los empleados trabajan desde casa, hay una multitud de estrategias y buenas prácticas que deben adoptarse a nivel de la empresa para que el teletrabajo funcione.
En otras palabras, el funcionamiento de los equipos que trabajan totalmente a distancia está diseñado estratégicamente para ser adaptable y flexible y se basa en prácticas que mejoran su fluidez y transparencia. La consigna no debería ser: «¡Enciende tu portátil en casa y ponte a trabajar!». ».
Al igual que una oficina en la que la empresa hará todo lo posible para que el entorno sea más agradable para sus empleados, una empresa que trabaja principalmente o completamente a distancia también debe hacer ciertas adaptaciones específicas:
- La comunicación tiene lugar digitalmente en canales de discusión abiertos donde todos pueden cuestionar el proceso de toma de decisiones de forma asincrónica.
- Cuando algunos participantes de la reunión son remotos, todos los participantes se conectan a través de sus dispositivos individuales sin excepción.
- Las personas que no están presentes en la oficina no deben ser excluidas del proceso de toma de decisiones y simplemente «informadas» enviando una nota por correo electrónico más tarde.
- Los empleados que trabajan a distancia hacen chequeos regulares con su gerente para estar seguros de sus expectativas y plazos a cumplir.
- A los empleados que trabajan a distancia se les pide que trabajen en una habitación silenciosa con una puerta, y no se les permite durante su período de trabajo estar directamente a cargo de un niño o una persona discapacitada, o realizar tareas exteriores al mismo tiempo.
Al igual que una oficina en la que la empresa hará todo lo posible para que el entorno sea más agradable para sus empleados, una empresa que trabaja principalmente o completamente a distancia también debe hacer ciertas adaptaciones específicas.
Para unir la escritura a la palabra
Probablemente esté familiarizado con este escenario: una empresa decide permitir a cada uno de sus empleados trabajar desde casa un día a la semana. La empresa observa entonces que, ese día, la productividad de estos empleados disminuye, o cuando los empleados son difíciles de contactar, la calidad de las llamadas de videoconferencia no permite buenos intercambios, etc. La empresa decide permitir que cada empleado trabaje desde su casa un día a la semana. Y cuando se plantea el tema del teletrabajo, siempre se da la misma respuesta, la empresa dice que «intentó implementarlo pero no funcionó». «
¿Pero han intentado realmente implementar una fuerte cultura de teletrabajo? Adoptar políticas de trabajo a domicilio significa poner en marcha auditorías, aclarar las expectativas de la empresa y establecer plazos para que el empleado y el gerente se cumplan, independientemente de sus respectivos lugares de trabajo.
También significa el uso de un canal de comunicación digital, como una aplicación de discusión, que asegura que todas las decisiones se registren, sean transparentes y asincrónicas. Las decisiones no pueden tomarse únicamente como resultado de una conversación en las oficinas. También es necesario incluir en estas políticas el pago de una asignación al empleado para mejorar la conexión a Internet de su casa.
De ahora en adelante, cuando alguien haga comentarios despectivos sobre el trabajo a distancia, ponga esos comentarios en perspectiva. Por supuesto, cualquier opinión es buena para escuchar, pero es importante recordar que no todas las experiencias de teletrabajo son iguales. Algunas empresas han dominado el teletrabajo, mientras que otras no han podido adaptar su estructura para apoyar a sus equipos a distancia.
