Equipos en el Trello 101: Cómo organizar a la gente, las tareas y los objetivos

Teamwork in Trello

Los humanos han viajado, trabajado y vivido juntos durante milenios. Desde los días de las cavernas hasta el presente, nuestra supervivencia depende de que nos unamos como un equipo.

Es cierto que a menudo hacemos nuestro mejor trabajo con otros (excepto quizás ese proyecto de grupo de la universidad).

Así que cuando se trata de trabajar con tu equipo, tener un espacio organizado y compartido es clave. También necesitas más que una nueva herramienta para organizar tu trabajo: Tiene que incluir todo el trabajo que hacen, juntos.

Los equipos en Trello es ese espacio y herramienta exactos que tú y tu equipo de trabajo necesitan para manejar proyectos, lograr metas, y mover todas esas tarjetas a «Hecho» antes de la hora feliz semanal de la compañía.

Así que vamos a sumergirnos y ver cómo se hace más s&*% con un equipo en Trello.

Llevar el poder a la gente

Un equipo en Trello aporta organización y control a sus proyectos. Todos los tableros de equipo que crees vivirán dentro de tu equipo. Esto hace que añadir compañeros de equipo a los nuevos tableros sea fácil y sin problemas.

View team boards in one place

Pro Tip: Pase el cursor sobre una carta en cualquier tablero y pulse la barra espaciadora para sumarse. Presiona ´A´ para añadir un compañero de equipo.

No sólo puedes reunir a tu equipo, sino que también puedes aportar todo tu trabajo desde otras aplicaciones (como Google Apps, Slack y más) gracias a los Power-Ups. Nos sumergiremos en Power-Ups en un momento.

El trabajo ocurre en todas partes, así que deja que Trello sea el pegamento que lo mantenga todo unido.

El sentido de los equipos contra la clase de negocios

Antes de entrar, hablemos de las diferencias entre un equipo de Trello y el de Business Class.

Trello Business Class combina la organización y la colaboración de equipos con potentes características e integraciones para nivelar la productividad.

Con la Clase Ejecutiva, tienes acceso a más beneficios de Trello con las siguientes características:

  • Potencias ilimitadas (que incluye automatización, campos personalizados y más)
  • Tableros de equipo ilimitados (sin la clase de negocios, está limitado a 10 tableros)
  • Herramientas adicionales de seguridad y administración (mantenga los datos de su equipo a salvo)
  • Poderosa automatización incorporada con Butler (¡más sobre Butler abajo!)

La clase de negocios se trata de llevar un mayor nivel de productividad, seguridad y control a tu equipo.

Ahora, exploremos algunas características y recursos.

Encuentra el flujo de equipo

Mirar fijamente una tabla de Trello en blanco puede ser desalentador. Recomiendo cambiar el fondo de la tabla primero. Es como hacer la cama, ¿verdad? No importa lo que hagas (o no) después, al menos lo hiciste .

Ya que es tan importante que el flujo de trabajo sea correcto, hemos creado tableros y flujos de trabajo para su equipo (inspirados en los nuestros). Hablemos del juego de herramientas «Playbooks» y «Trello for Teams».

Nuestros libros de jugadas son fáciles de usar (¡y copiables!) planes para ayudar a los diferentes equipos a trabajar mejor en Trello. Desde el marketing hasta el soporte al cliente y la planificación de la boda, encontrarás el flujo de trabajo perfecto para tu equipo, sin importar su tamaño.

Yendo un paso más allá, nuestro kit de herramientas «Trello for Teams» está diseñado para ayudar a todos los equipos, sin importar en qué trabajen, a trabajar mejor, juntos. En el kit de herramientas, puede usar y copiar tableros para ayudar a su equipo con todos los aspectos del trabajo en equipo:

Gestión de proyectos : Los grandes sueños se convierten en grandes resultados con un plan de proyecto asesino. Utiliza esta estructura básica para construir el flujo de trabajo ideal de tu equipo, para proyectos grandes o pequeños.

Reuniones de equipo : ¡Acaba con el ciclo de «vuelta al círculo»! Siempre aprovecha al máximo las valiosas actas de las reuniones con un orden del día más claro, cubiertas adjuntas & más.

ℹ️ Organización de Información : Lo mejor que le ha pasado a su equipo desde la máquina de café expreso: Un tablero para almacenar todos los recursos esenciales del equipo, horarios, resúmenes de proyectos, actualizaciones y más.

Metas del equipo : Mantener a los ejecutivos y superiores contentos con este claro y rastreable proceso de fijación de metas.

Plan A Remarkable Office Party : Menos pings, más ping-pong! Celebren sus victorias de trabajo en equipo con este organizador de eventos sin fisuras (¡y divertido!).

Puedes copiar fácilmente cada tablero para usarlo como propio, presionando el botón de menú Copiar Tablero.

Una aplicación de anillo para gobernarlos a todos

Créeme, sé exactamente lo cursi que es esta línea. También uso una réplica del Anillo Único como mi anillo de bodas, así que no esperaría referencias más sofisticadas que esa.

One ring

Un factor importante de la productividad es reducir al mínimo el cambio de contexto.

Saltar de una aplicación a otra te hace más lento, tanto física como mentalmente. Si puedes trabajar desde un lugar, puedes preservar tu enfoque donde más importa.

Ahí es donde entran en escena los Power-Ups. Los Power-Ups te permiten integrar más de 100 aplicaciones y servicios diferentes en tus tablas de Trello. Algunos potenciadores te permiten añadir nuevas características a Trello (como crear una vista de calendario de tu tablero o añadir nuevos campos a las cartas).

Repasemos algunos que cambian el juego para la colaboración en equipo.

Documentos & Archivos : Todos hacemos uso de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Trello se integra con aplicaciones como Confluence, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Evernote, y más. Al habilitar uno de estos Power-Ups en tus tableros, puedes incorporar fácilmente tus documentos (dondequiera que estén) directamente en tu lugar de trabajo. Oh, en cuanto a los archivos locales (como una hoja de cálculo), también puedes adjuntar archivos a las tarjetas en Trello.

Chat & Comunicación : Tu herramienta de chat es un componente fundamental de tu trabajo (especialmente si eres un empleado remoto como yo). Muchas cosas suceden en el chat, incluyendo partes importantes que deben ser elevadas fuera del chat y en una reunión. Usa el Slack o el Hangout Chat Power-Up para sincronizar Trello con el chat, dándote el poder de compartir la discusión entre cada aplicación.

Potenciadores de productividad populares : Además de conectar sus otros servicios, algunos potenciadores añaden nuevas características o proporcionan nuevas herramientas en sus tableros. Veamos algunos favoritos: Butler, Campos personalizados y Calendario.

Butler : Todos tenemos tareas repetitivas que nos encontramos haciendo todos los días. Esta ineficiencia realmente se suma cuando varios miembros del equipo están gastando cada día en tareas como esta.

Butler le permite trabajar de manera más inteligente y rápida al darle automatización del flujo de trabajo. Con Butler, puedes crear:

    • Reglas – Establece reglas que se activan automáticamente para ejecutar tareas predefinidas cuando se realizan ciertas acciones en las tablas
    • Botones de tarjeta – Botones de tarjeta personalizados para realizar tareas y acciones cuando se hace clic.
    • Botón del tablero s – Botones del tablero para ejecutar tareas en todo un tablero.
    • Comandos programados – Organiza, limpia y actualiza los tableros en fechas y horas fijas para que no tengas que pensar en ello. (Disponible con Business Class, Enterprise, y Gold)
    • Comandos de fecha – Establece comandos para activar automáticamente acciones basadas en fechas próximas o pasadas. (Disponible con Business Class, Enterprise y Gold)

¿La mejor parte? Butler usa programación en lenguaje natural, lo que significa que no se requieren habilidades especiales de codificación. Adelante, deja que los robots hagan el trabajo pesado.

¿Quieres algo visual? Echa un vistazo a este útil vídeo sobre Butler.

Campos personalizados : No hay dos flujos de trabajo exactamente iguales. Con Custom Fields, puedes crear nuevos campos (los tipos incluyen texto, números, casillas de verificación, fechas y listas desplegables) en las tarjetas Trello para representar lo que necesites para tu trabajo.

Custom fields in Trello

Como bonus, Butler también puede interactuar con sus campos personalizados, lo que significa que la automatización que le ahorra tiempo puede flexibilizar para que coincida con sus tarjetas personalizadas

Calendario : Algunas cosas se ven mejor en un calendario (como la planificación de un evento o la organización de un calendario editorial). El Calendar Power-Up toma las fechas de vencimiento de tus tarjetas y las transforma en una vista completamente nueva.

Calendar Power-Up

Estos son sólo un puñado de los muchos Power-Ups que hay. Ve al directorio y busca tu aplicación favorita.

A Match Made In Heaven – Trello ❤️ Slack

Es un matrimonio perfecto de comunicación y colaboración. La integración de Slack con Trello construye aún más la sinergia entre estas dos aplicaciones. Esta integración te permite:

  • Sálvate del cambio de contexto añadiendo nuevas cartas directamente a tus tableros desde dentro de Slack
  • Obtén más detalles cuando pegues un enlace de Trello en Slack
  • Preserva tus conversaciones empujándolas fácilmente hacia Trello

Pro Tip : Aprovecha al máximo la integración con Slack: 15 consejos para dominar a Trello en Slack.

Sólo tienes que buscarlo en Google

¿Con qué frecuencia recibes nuevas tareas y trabajo que fluyen en tu bandeja de entrada? ¿Cuántas veces has perdido un correo electrónico en una cadena más larga que la línea en un orinal de Coachella porta?

Nos ha pasado a todos. Los correos electrónicos son estupendos para la comunicación, pero nunca parecen ser la mejor solución para llevar la cuenta de todas las cosas que hay que hacer (y todos sabemos lo larga que es esa lista).

Introduce la integración de Gmail y Trello. Sólo tienes que instalar la integración y vincular tu cuenta Trello. A partir de ahí, con un rápido clic en el logotipo de Trello en Gmail, puedes crear nuevas tarjetas en Trello en base a un correo electrónico que recibas:

Send emails to Trello through Gmail

No te preocupes por los que no son usuarios de Gmail, también puedes enviar un correo electrónico directamente a tus foros para crear tarjetas.

Hay una mejor manera de trabajar

El trabajo no tiene que ocurrir en los silos.

Un mensaje distante perdido hace tiempo en una cadena de correo electrónico no tiene que pasar por la memoria. Una decisión rápida, enterrada en un hilo de chat, no tiene por qué ser un misterio para los demás.

Trello aporta visibilidad y perspectiva a su trabajo. Cuando los equipos se permiten trabajar juntos en la misma página, grandes cosas (y sueños) están destinados a suceder!

Bueno

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