Evitar una catástrofe: Comprometerse con un equipo Base de conocimientos Junta de Trello
«Sistema de gestión de la base de conocimientos».
Mientras que esa frase parece una alegre mezcla de jerga de palabras de negocios, cada equipo tiene una (sí, incluso si es sólo un viejo hilo de correo electrónico). En palabras simples, una base de conocimiento es una fuente de información que se recoge sobre un tema en particular.
A medida que los equipos crecen desde la infancia, se vuelven más inteligentes sobre lo que los hace funcionar como una máquina bien engrasada, como los nuevos procesos, la investigación pertinente y las reglas para operar dentro de su equipo. Todo este conocimiento útil tiene que ir a alguna parte y es crucial para los equipos organizar esa información en un recurso accesible.
Los trabajadores pasan el 20% de su semana laboral buscando información interna o rastreando a colegas que puedan ayudar con tareas específicas (¡¿en qué carpeta del disco de Google estaba eso de nuevo?!). La falta de claridad en torno a las responsabilidades de los compañeros y la organización de los recursos causa una gran frustración para cualquier equipo, especialmente los equipos grandes. Si no hay una estructura de cómo se almacena la información, los datos importantes se quedan en un silo entre los miembros del equipo.
Así que, a medida que tu equipo crece, llegas a una encrucijada y te das cuenta de que necesitas hacer un cambio para que la jornada laboral no se consuma rastreando documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
La junta de Recursos del Equipo Trello está aquí para calmar el caos organizacional.
Incluso si tu equipo no tiene un «sistema» formal, esta tabla de Trello es una forma súper sencilla de llevar a tu equipo por el buen camino. Puedes usarlo como un recurso para cualquier cosa que involucre a tu equipo
Finalmente, hay una fuente de verdad para los miembros del equipo, nuevos o viejos.
Pedirle a los compañeros de equipo que creen una base de conocimientos puede parecer una tarea desalentadora, como el pastoreo de gatos.
No me malinterpreten, me gusta un buen regalo para el gato tanto como a cualquiera, pero la imagen mental se supone que ilustra lo desalentador que parece hacer que todo el mundo se involucre en el cambio de su proceso de recopilación de información.
Aunque esta pizarra no resolverá todos los problemas de su equipo (como quién se sigue comiendo las sobras de la nevera), proporcionará tres formas fáciles de organizar mejor la base de conocimientos, los proyectos y los objetivos de su equipo en un solo lugar para garantizar un mejor flujo de trabajo y unos compañeros de equipo más felices. ¿Puedo tener un «yeehaw!»?
Mantén tus prioridades y recursos en foco
Las prioridades cambian, los proyectos se desplazan, la gente vuelve, como quieras llamarlo – un punto importante del dolor del equipo es que los miembros a menudo sienten que no hay una dirección clara o una prioridad para sus proyectos.
Los miembros de los equipos que pueden priorizar eficazmente informaron de que estaban un 48% más comprometidos y un 89% más propensos a permanecer en su organización.
Estas tres listas en su tablero de Recursos del Equipo Trello pueden ayudar a su equipo a mantenerse organizado e informado de una manera fácil:
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Horarios del equipo esta semana: Esta lista ayuda a desglosar las tareas pendientes de un equipo en una lista de control semanal. Además, si algún miembro del equipo está fuera de la ciudad, todo el equipo está al tanto y puede prepararse para ello.
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Proyectos en curso: Esta lista es útil para proyectos que involucran a varios miembros del equipo o que abarcan varias semanas. Podrás ver el panorama general y podrás enlazar con otros archivos relevantes o Tableros de Trello.
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Siguiente: Las metas no sólo deben mantenerse en un ciclo de planificación de 12 meses (aunque eso también es útil, y aquí hay una tabla de equipo para eso). Es importante que su equipo priorice las próximas iniciativas cada semana para reducir la incertidumbre en la fijación de objetivos.
Como equipo, no sólo necesitan priorizar sus proyectos cada semana, sino que es importante tener en cuenta el panorama general para asegurarse de que todos están trabajando hacia los mismos objetivos. Desglosadad vuestros proyectos en incrementos semanales para que podáis seguir realmente el progreso por cada miembro del equipo.
Lleva la cuenta de esas preguntas frecuentes en un solo lugar
Anticiparse a las preguntas comunes y a las tareas frecuentes que la gente puede tener alrededor del equipo. Algunas de estas preguntas podrían incluir ayuda informática, políticas de vacaciones, misión del equipo, etc. Las posibilidades son infinitas y dependerán de ti y de tu equipo.
Recursos: Piensa en esto como el conjunto de todos los nuevos elementos de información pertinentes reunidos por el equipo. Comunica al equipo que esta debe ser su primera parada para obtener información y siempre añadirla si falta algo.
FAQ: ¿Usted o su equipo se encuentran repitiendo la misma pregunta una y otra vez? Crea esta lista para ayudar a llevar la cuenta de esas respuestas importantes.
Deslumbra a tu tabla de recursos con la personalidad de tu equipo
Cada equipo de trabajo es diferente, pero los estudios muestran que las empresas más rentables son las que tienen los empleados más comprometidos. ¿Qué mejor manera de mejorar el compromiso hablando de sus pasiones fuera del trabajo? Nunca sabrás lo que tendrás en común con otra persona. Te acercará más y ayudará a fomentar más confianza entre los miembros del equipo.
Que cada miembro del equipo cree una tarjeta que muestre su papel dentro del equipo. En el reverso de la tarjeta, siéntase libre de incluir toda la información pertinente del trabajo, como los canales de comunicación preferidos, pero también sus pasiones, hobbies, y los timos laterales.
No sólo tus compañeros de equipo son especiales, tu equipo tiene un conjunto único de objetivos que deben ser cumplidos. Asegúrate de mantener a todos en el camino correcto con metas y proyectos claros y alcanzables.
Crea una tarjeta que dicte tu estrategia de los 12 meses y pide la opinión de los compañeros de equipo. Mantener estos objetivos anuales bajo control ayuda a su equipo a no perder la concentración, lo que se relaciona con mantener esas prioridades en orden!
Empieza a recopilar información del equipo hoy (Realmente… ¡Hoy!)
Has leído las estadísticas, te has reído de los GIF del gato, y ahora estás listo para empezar tu propia base de conocimientos del equipo oficial. Una vez que el equipo vea lo fácil que es mantener toda la información importante en un solo lugar, ¡llevar un registro de todo será pan comido!
