¿Existe una organización óptima del espacio de trabajo para el rendimiento del equipo?

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Desde hace mucho tiempo ha habido un acalorado debate sobre el tipo ideal de diseño del espacio de trabajo para aumentar el rendimiento de los empleados: ¿cubículos (oficinas divididas)? ¿Oficinas abiertas? ¿Sin importar dónde vivas?

La opinión general es favorable a la confidencialidad de una oficina cerrada. Pero otros defienden la emoción que puede ofrecer el diseño de oficinas abiertas. Como he trabajado en estos diferentes tipos de organización del espacio de trabajo, intentaré arrojar algo de luz sobre esta interminable controversia.

En realidad no hay mucha diferencia entre una oficina cerrada y una oficina de espacio abierto en términos de productividad.

Utilizando la aplicación de productividad y seguimiento del tiempo de DeskTime, analicé a las personas que trabajan en tres espacios de trabajo diferentes: una oficina de espacio abierto, una oficina cerrada y un cubículo. Resulta que trabajar en una oficina cerrada sólo conduce a un aumento del 4% de la productividad en comparación con una oficina de espacio abierto (89,3% vs 85,8%).

Y lo mejor es que la disposición más eficiente del trío (91,1%) fue la mascota del trabajador moderno, el temido cubículo.

Entonces, ¿por qué las empresas gastan cientos de miles de dólares en levantar o derribar muros si en realidad tienen poco impacto en la productividad de los trabajadores? Y si queremos ser lo mejor que podamos ser y ser súper eficientes, ¿debería nuestro espacio de trabajo estar organizado en cubículos, al estilo Matrix?

Les cabines de Matrix

Antes de elegir una solución, veamos más de cerca nuestras opciones.

Oficinas en el espacio abierto

Las oficinas de espacio abierto han existido desde 1906 y parecen haberse colado en todas partes. En los Estados Unidos, casi el 75% de las oficinas son de espacio abierto, al igual que las de empresas de alta tecnología como Microsoft, Etsy, etc.

La idea es que una organización del espacio de trabajo en el espacio abierto crea un ambiente más colaborativo, social y dinámico. Es más económico, porque puedes aglomerar más gente por metro cuadrado. Y no hay necesidad de muebles y paredes adicionales, ya que las estaciones de trabajo pueden ser colocadas una contra la otra.

Sin embargo, la organización de este tipo de oficina no está exenta de desafíos:

  • El ruido excesivo que los empleados enfrentan a diario.
  • Falta de privacidad, especialmente cuando tienes que hacer una llamada telefónica.
  • Sin mencionar que es un gran campo de juego para los gérmenes y las enfermedades, ya que la gente tiene el doble de probabilidades de enfermarse en una oficina abierta.

Oficinas y cabinas cerradas

Por otro lado, tenemos la oficina cerrada donde los empleados tienen su propio espacio de trabajo o todo un espacio cerrado reservado para un equipo.

Stratégie cabine de New Girl

Este tipo de organización del espacio de trabajo es perfecto para las actividades que requieren concentración. También se puede decorar para reflejar la personalidad de los empleados, haciéndolos sentir más cómodos. El diseño de la oficina cerrada revela y aclara los niveles jerárquicos: cuanto más grande es la oficina, más alto se llega. Esto también puede motivar a los empleados a ser aún más eficaces.

Por supuesto, esta disposición también tiene algunos inconvenientes. Por ejemplo:

  • La oficina cerrada es más difícil de controlar.
  • Y no es la mejor opción si quieres colaborar y pensar con el resto del equipo.
  • Es caro de mantener y a menudo requiere más aire acondicionado, calefacción e iluminación artificial.

El cubo está en algún punto intermedio. Como sólo está parcialmente cerrado, ofrece cierto grado de privacidad, sin permitir que un molesto colega cierre la puerta. Y la empresa siempre necesitará más espacio que si sólo usara oficinas en un plano abierto. Además, un estudio de 2013 encontró que los trabajadores de los cubículos tenían las tasas más altas de insatisfacción con su espacio de trabajo.

Hay ventajas y desventajas en los tres tipos de organización del espacio de trabajo. Pero los niveles de productividad entre ellos sólo varían en un 6%. Entonces, ¿es realmente justo decir que una organización del espacio de trabajo conduce a más eficiencia y productividad que las otras?

La solución: mirar más allá del diseño de la oficina

En realidad, la felicidad y la productividad de los empleados no se limitan sólo a la organización de las oficinas.

Por supuesto, algunos elementos son recomendables e incluso pueden atribuirse a nuestro legado evolutivo. Por ejemplo, nos gusta sentarnos con la espalda contra la pared para minimizar las posibles amenazas y evitar que alguien nos atrape. O apreciamos la vista del exterior y la luz directa del sol que entra en la oficina porque, como antiguos cazadores-recolectores, somos más felices cuando estamos fuera.

Pero en lugar de pensar sólo en la organización del espacio, es más importante ser creativo en el diseño y la atmósfera del lugar de trabajo.

Aquí está cómo hacer que su negocio sea más productivo sin gastar miles de dólares en cambiar el diseño:

  1. Exhibir obras de arte. Al añadir personalidad a los lugares, el arte inspira y motiva. O mejor aún, dejar la decoración en manos de los empleados. Las investigaciones han demostrado que los empleados que controlan la organización de su espacio de trabajo son hasta un 32% más productivos.

  2. Ve por el verde. Las plantas tienen el mismo efecto sobre el ser humano que la luz natural: reducen el estrés y filtran el aire.

  3. Si es difícil satisfacer a todo el mundo, crear una oficina con espacios abiertos y cerrados . Proporcionar habitaciones individuales cerradas donde la gente pueda concentrarse en el modo de trabajo profundo, así como espacios abiertos para la discusión y la generación de ideas. Ganarás en ambos casos.

  4. Dale a cada miembro de tu equipo auriculares de calidad para que puedan escuchar su música favorita o incluso bandas sonoras de videojuegos como Halo o Legend of Zelda. Las bandas sonoras de los juegos de ordenador están diseñadas para motivar a los jugadores, pero se las arreglan para permanecer en un segundo plano y no ser una distracción. Tendrán el mismo efecto en sus empleados.

  5. Incluso el bloqueo de aplicaciones de medios sociales y las notificaciones telefónicas pueden aumentar la productividad del lugar de trabajo en un 14%, mejorar el estado de ánimo y evitar distracciones innecesarias.

No es sólo la organización del espacio de trabajo en sí misma lo que cuenta. También hay mucho que hacer con nuestro sentimiento de espacio, con su identidad. Cualquiera que sea la organización del espacio de trabajo, el éxito de una empresa está directamente relacionado con la satisfacción de sus empleados y la forma en que percibimos nuestro lugar de trabajo.

Y en lugar de preguntarnos cuál es la mejor organización del espacio para una productividad óptima, deberíamos recordar que lo que importa es cómo usamos ese espacio.

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