Gestión de proyectos: Método ágil y Scrum para dummies

Pequeño acertijo: ¿qué puede ayudarte a construir un coche, salvar tu matrimonio, programar software, escribir un libro o incluso renovar tu casa?
Respuesta: una pizarra y un bloque de post-its (¡real o virtual!).

Si trabajas en IT (o tienes que interactuar con equipos de ingenieros), probablemente ya has oído hablar del método Agile y Scrum .

Es un método de gestión de proyectos que los equipos técnicos suelen presentar en términos elogiosos, y parecen utilizar un lenguaje diferente, algo extraño. Palabras como «planear el póquer», «stand-ups», «sprint ágil» se usan todo el tiempo.

Esto puede intimidar a los no iniciados. Lo sé, porque yo mismo he tenido que pasar por ello. Durante mi primera semana de trabajo en una empresa de tecnología, nuestro equipo de desarrollo de software me introdujo en el método Agile y Scrum, y me enganché inmediatamente. Fue sorprendente ver cómo manejaban problemas complejos, dividiéndolos en tareas individuales, priorizando esas tareas y asignando cada una a la persona más competente.

Pero, ¿puede el método Agile y Scrum ser usado sólo por ingenieros? ¿Pueden otras personas, aparte de los magos de programación, aprovechar algo como Scrum y Agile? Si es así, ¿por dónde empiezo? Compórtate, prepárate para hacer un «sprint» de introducción a Scrum (al final del artículo, entenderás esta broma, te lo prometo).

¿Qué es el método Agile y Scrum ?

Las cosas pueden ser confusas para los recién llegados, dada la complejidad de la nomenclatura. Al principio, casi parece que «Scrum» y «Agile» son palabras intercambiables, pero son dos conceptos muy distintos.

Ágil representa un conjunto de «métodos y prácticas basados en los valores y principios del Manifiesto Ágil», que se basa, entre otras cosas, en la colaboración, la autonomía y los equipos multidisciplinarios.

Scrum es un marco que se utiliza para aplicar el método ágil de desarrollo y gestión de proyectos.

El método Agile y Scrum puede ser comparado con una receta y una dieta. Una dieta vegetariana es un conjunto de métodos y prácticas basadas en valores y principios. Una receta de lasaña de calabacín y berenjena es un marco que le permite seguir su dieta vegetariana.

Es la misma relación que existe entre el método Ágil (la dieta) y el Scrum (la receta). El método de gestión ágil de proyectos nació de los métodos de desarrollo utilizados por empresas japonesas innovadoras en los años 70 y 80 (como Toyota, Fuji y Honda).

A mediados de los años 90, un hombre, Jeff Sutherland, frustrado al ver que los proyectos se sometían repetidamente al mismo deslizamiento de presupuesto y no cumplían los plazos, decidió buscar una solución en otro lugar.

Su investigación lo llevó a estas empresas japonesas y su método de gestión de proyectos Ágil. Sutherland creó entonces el marco de Scrum basado en estos métodos. Tuvo un gran éxito con los equipos de desarrollo de productos de todo el mundo y el marco Scrum del método ágil se hizo rápidamente popular.

¿Quiénes son los usuarios de Scrum ?

Si pensabas que Scrum era un método ágil limitado a equipos de ingeniería y desarrolladores, estás perdonado. Pero sepan que esta estructura puede ser muy útil para la gestión de cualquier proyecto.

«El Scrum puede ser usado para cualquier proyecto complejo y funciona particularmente bien aplicado al desarrollo de un producto concreto», dice David Matthew, un Scrum Master certificado del Grupo de Tecnología de Incentivos, «Si eres parte del equipo de marketing y necesitas escribir una especificación para un proyecto, definitivamente puede beneficiar a todo el equipo».

El Scrum ha sido ampliamente utilizado, desde el FBI hasta las agencias de publicidad y la ingeniería civil. Desde el momento en que se necesita desarrollar un producto de cualquier tipo, ya sea software o una campaña de marketing, el método ágil y Scrum puede ayudarle a organizar mejor su equipo, producir más y ahorrar tiempo.

Scrum, y estos nuevos «oficios»

Para entender mejor el Scrum, algunos principios de cómo funciona el marco y las nuevas responsabilidades que surgen de su aplicación. La buena noticia es que no necesitas nada ni ninguna certificación para empezar.

«No necesitas mucho para empezar con Scrum», dice Matthew. «Un simple lugar para organizar tus pensamientos, o tu atraso. Este lugar puede ser tan fácilmente un software como Trello como cualquier pizarra. Necesitas varios gerentes, como el dueño del producto y el maestro del Scrum».

Veamos más de cerca cómo encajan las piezas del rompecabezas Scrum:

  • Scrum comienza con el » Propietario del producto «. Representa los intereses del cliente y como tal tiene la autoridad para definir la funcionalidad del producto final.
  • Es responsable del «Backlog», una lista de tareas y especificaciones del producto (las especificaciones). Un punto fundamental: el atraso DEBE ser priorizado. Esto es responsabilidad del propietario del producto.
    • Si usara Scrum para crear un auto, una de mis tareas prioritarias sería «Debe tener un motor», porque el auto no puede funcionar sin él. «Debe ser pintado de rojo» sería una tarea de menor prioridad; aunque es importante, no es necesario que el coche funcione.
  • Luego está el Sprint . En el método de gestión ágil de proyectos, Scrum utiliza los sprints como intervalos de tiempo durante los cuales el equipo completará una serie de tareas en el atraso. El intervalo de tiempo depende de las necesidades del equipo, pero dos semanas es una duración comúnmente utilizada.
  • Los equipos se reúnen todos los días para el » Daily Scrum «, una reunión diaria en la que todos comparten sus progresos con los demás. Estas reuniones también se llaman » Daily Stand-Ups «.
  • Cada sprint termina con una Retrospectiva , que reúne a todo el equipo para compartir comentarios y discutir posibles mejoras para el siguiente sprint.

Como pueden ver, no se requiere ningún equipo o entrenamiento específico para comenzar con el método Agile y Scrum. Finalmente, la parte más difícil es aprender la jerga y lograr respetar escrupulosamente los principios y valores de Scrum.

Iniciando un marco básico de Scrum

¿Está cansado de su actual metodología de gestión de proyectos? ¿Por qué no darle una oportunidad al método Scrum?

Como no necesitas ningún entrenamiento especial, es sólo cuestión de meter el pie en el estribo. Sutherland y su cofundador, Ken Schwaber, han hecho esta tarea mucho más fácil al crear la guía oficial disponible de forma gratuita en ScrumGuides.org.

Aprender lo básico de Scrum es pan comido. Convertirse en un maestro en esto es un juego completamente distinto. Nuestro Scrum Master David Matthew nos recuerda eso:

«El scrum es como el póker, aprendes las reglas en 10 minutos, pero lleva tiempo ser realmente bueno».

No dejes que eso te impida dar el paso. No necesitas ser un Scrum Master para ser más eficiente y productivo en la gestión de tus proyectos.

Aquí hay algunos pasos para empezar:

  • Descargue e imprima la versión oficial del PDF Guía de Scrum : Léala en el transporte o durante la pausa del almuerzo, con un resaltador, y destaque los conceptos y roles desconocidos para memorizarlos.
  • Distribuir los roles : se necesita un Product Owner (que representa al usuario final y sus intereses para especificar las necesidades del producto), un Scrum Master (que ayuda al equipo a avanzar siguiendo los principios de Scrum y la metodología Agile) y un equipo. Recuerda, todos deben dejar de lado su ego. Scrum opera con un modelo de «Líder en Servicio».
  • Crear el atraso del producto : el atraso contiene una lista de todos los proyectos específicos, ordenados por importancia. Tengan en cuenta que el atraso nunca se completa. A medida que el proyecto va tomando forma, aparecen constantemente nuevos requisitos que obligan a actualizar la lista. El propietario del producto es el principal responsable de este proceso.
  • Planifica tu sprint : de la lista de pendientes, elige las tareas que deben ser completadas durante el primer sprint. Los sprints están limitados en el tiempo. Defina una duración compatible con el proyecto y su equipo, pero no debe exceder de un mes. Al planificar el sprint, el equipo define las tareas y quién es responsable de ellas.
  • ¡A trabajar! Es hora de ponerse a trabajar. Todos progresan en sus tareas e informan de sus progresos en la reunión diaria de Scrum. Estas reuniones no duran más de 15 minutos y deben centrarse en tres preguntas: ¿Qué hiciste ayer? ¿Qué vas a hacer hoy? ¿Necesitas ayuda para abrir algo?
  • Retrospectiva del trabajo : al final del sprint, el equipo presenta las tareas realizadas y mira hacia atrás el trabajo realizado.
  • Retrospectiva del proceso : la reunión retrospectiva permitirá revisar el proceso de gestión del proyecto Scrum con el fin de detectar posibles palancas de optimización, para ganar en eficiencia durante el próximo sprint.
  • ¡Tomamos los mismos y empezamos de nuevo ! ¿Tu primer sprint fue bien? Elige nuevas tareas del atraso y empieza un nuevo sprint.

Gestión visual de tareas

El marco ágil de Scrum se basa, entre otras cosas, en el principio de «transparencia». Por lo tanto, cierta información debe ser accesible a todos, como la tarea en curso, su estado y el objetivo actual del equipo.

Por lo tanto, es importante que esta información sea visible en todo momento.

La matriz Scrum jugará este papel. Le permitirá organizar su atraso, las tareas de sprint actuales y su estado. Las pizarras Scrum pueden ser tan simples como una pizarra blanca y un poste, o pueden adoptar un formato más elaborado con un software especializado con gráficos más avanzados y funciones de gestión de tareas.

Para mi pintura Scrum, uso Trello. Mi tabla está dividida en 7 listas (como se explica en este artículo), que corresponden al flujo de trabajo de las tareas:

  • Recursos : En esta lista, coloco todas las tareas recurrentes. De esta manera, no hay necesidad de crear un nuevo mapa cada vez que se tiene que crear una nueva página de aterrizaje para el lanzamiento de un seminario web. Simplemente muevo el mapa de esta lista.
  • Atraso : este es mi actual directorio de tareas. Si mi jefe tiene una petición, la añado a esta lista.
  • Para hacer : cuando programo mi sprint, muevo las tareas del atraso a esta lista.
  • En progreso : cuando empiezo a trabajar en una tarea la muevo a esta lista.
  • Control de Calidad : cuando las tareas se completan, se mueven a la lista «QC». Al final de la semana, reviso cada artículo para asegurarme de que todo está limpio.
  • Hecho : Una vez pasado el control de calidad, ¡está listo para la entrega! A partir de entonces, no hay más modificaciones.
  • Bloqueado : Utilizo esta lista cuando la finalización de una tarea depende de un factor externo (por ejemplo, necesito hacer una compra y obtener la aprobación de mi jefe), especificando los motivos del bloqueo en un comentario.

Trello se adapta perfectamente a este tipo de implementación de Scrum del método ágil, porque puedo mostrar mi tabla en una pantalla visible para todos, compartir su acceso con todo el equipo y especificar el más mínimo detalle de cada tarea mediante listas de control, comentarios, plazos, anexos, etc.

Puedo asignar una tarea a un miembro de mi equipo e integrar la junta con nuestro canal de comunicación de marketing en Slack.

Cuando alguien mueve una tarea de «En progreso» a «CQ», sé que podrá concentrarse en la siguiente tarea.

Mi objetivo es que los mapas contengan toda la información necesaria para que las personas asignadas puedan completar las tareas sin mi intervención o asistencia. Cuando las tareas están claramente definidas antes de la asignación, el proyecto avanza mucho más rápido.

Copie esta tabla y úsela como plantilla para sus proyectos

La importancia de las iteraciones y mejoras

Uno de los principios en el corazón de la metodología Scrum de gestión de proyectos es la idea de iteración y mejora. Esto se aplica no sólo al producto en desarrollo, sino también a la eficiencia del propio equipo. Al final de un sprint, el producto debe estar listo para ser entregado al cliente. Esto no significa que el proyecto esté finalizado y terminado, ni mucho menos. Más bien, la idea es que el proyecto debe haber alcanzado una etapa de progreso lo suficientemente completa como para poder mostrar algo al cliente, lo que se llama el Producto Mínimo Viable (MVP).

Si fuera un coche, sería la oportunidad de conducirlo. Tal vez no tenga radio o aire acondicionado, pero podríamos conducirlo.

¿Por qué es tan importante?

Porque permite recoger antes los comentarios de la experiencia del usuario, lo que ayuda a orientar el desarrollo del producto en una segunda etapa para aumentar las posibilidades de una excelente adopción por parte del usuario.

Supongo que todos han trabajado duro en un proyecto antes de darse cuenta de que el patrocinador del proyecto tenía algo totalmente diferente en mente, ¿verdad?

Imagine que gasta miles de euros y varios desarrollos menos en un producto, antes de darse cuenta de que no resuelve realmente el problema del usuario.

No es bueno.

Volviendo a nuestra analogía con el coche, si entregas el coche al usuario poco a poco, en pequeñas iteraciones, no es tan problemático cuando va a decir «Por cierto, ¿sabes qué? Después de conducir un poco, prefiero un convertible». Si obtienes esa devolución una vez que el producto final es entregado, eso sería mucho más problemático.

El método de gestión ágil de proyectos y el marco Scrum se basan en un método iterativo de entrega de productos. En lugar de esperar a que el proyecto esté 100% finalizado para entregarlo al cliente, se entregan las partes «utilizables» del proyecto a lo largo del tiempo. De esta manera, se evita desperdiciar esfuerzos en caso de necesidad de cambio o de un problema de comunicación. Más allá de la importancia de las iteraciones y mejoras para el producto, Scrum también se centra en mejorar el proceso con cada nuevo ciclo.

Durante la reunión informativa, los miembros del equipo discuten para identificar posibles mejoras que podrían hacer al equipo más eficiente. Esto puede referirse a una limitación técnica, por ejemplo. O uno de los miembros del equipo está sobrecargado de tareas. El equipo decide cómo resolver estos problemas, teniendo en cuenta el objetivo de mejorar la eficiencia del siguiente sprint. Normalmente, el equipo debería ser más eficiente y producir más con cada nuevo ciclo.

Espera… ¿¡Mucho más bulto!?

Cuando me interesé en Scrum, algo me asustó un poco: la idea de que trabajaras más.

¿Qué quieres decir con más trabajo? ¡Ya tengo demasiadas reservas!

Pero la idea detrás de Agile y el método de desarrollo Scrum no es «trabajar más», es trabajar más inteligentemente para ser más eficiente y por lo tanto reducir la carga de trabajo.

Aquí hay una cita muy precisa de Sutherland en su libro Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo:

«Piensa en tu trabajo. ¿Cuánto tiempo se pierde esperando que alguien más termine su trabajo, para obtener información o porque estás tratando de hacer demasiadas cosas a la vez? Tal vez te gusta trabajar de la mañana a la noche. Yo, por mi parte, prefiero ir a surfear».

Scrum no mide el tiempo que pasas frente a tu computadora, sino las tareas que realizas. ¿A quién le importa cuánto tiempo tomó una tarea, si el resultado es el mismo?

Con Scrum, no te sobrecargaras de trabajo: trabajarás más eficientemente y administrarás mejor tu tiempo para que puedas pasar menos tiempo en la oficina y más tiempo con tus seres queridos.

¿Qué piensas de eso?

Lecturas adicionales s

El método de gestión de proyectos Agile y su marco Scrum no caben en un solo artículo. Le sugiero que continúe su descubrimiento de esta metodología con alguna lectura adicional:

  • Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo, Jeff Sutherland – Este libro fue mi primera inmersión en Scrum. Todos los conceptos se explican de forma divertida, con ejemplos que ayudan a entender mejor cada aspecto del marco Scrum. Una lectura excelente.
  • Our Agencys Epic 200% Productivity Secret, Adam Steele – Descubrí este blog después de ver a los desarrolladores de mi empresa trabajar con Scrum y preguntarme si los equipos de marketing lo estaban usando. ¿La respuesta? Sí, y no sólo un poco.
  • La Guía del Scrum , Jeff Sutherland y Ken Schwaber – la «guía para maniquíes», perfecta para empezar.
  • El Glosario de Scrum , de la Scrum Alliance – Definición de Gente y Elementos Scrum.
  • Certificaciones de Scrum , de la Scrum Alliance – Para una inmersión aún más profunda en el método Scrum, echa un vistazo a estas certificaciones…

Comparte esto:

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Lo más reciente en TodoTrello: