Gestión del Tiempo, Desacreditado: Cómo ser más eficiente sin esfuerzo en todo

time management hacks

Cada persona recibe lo mismo las 24 horas del día.

Pero si todos trabajamos con la misma cantidad fija de tiempo, ¿por qué es que algunas personas parecen tener más que suficiente tiempo para perseguir sus objetivos profesionales y personales, mientras que otras corren por ahí sintiéndose abrumadas y agotadas por una lista de cosas por hacer cada vez mayor (e interminable)?

La respuesta es la gestión del tiempo.

La forma en que gestionas tu tiempo puede significar la diferencia entre sentir que estás ocupado cada minuto del día (pero sin hacer nada en realidad) y lograr todo lo que quieres en tu trabajo y en tu vida, y aún así sentir que tienes tiempo libre.

Pero ¿cómo puede asegurarse de que está administrando su tiempo de manera efectiva y de un modo que no sólo aumenta la productividad, sino que le permite dedicar tiempo y energía a las áreas de su trabajo y su vida que le traen significado, propósito y alegría? La idea de todo esto parece abrumadora, pero afortunadamente hay algunas estrategias que puede implementar en su rutina diaria para dar más estructura a su horario y lista de tareas.

Hablamos con la experta en productividad Tonya Dalton, fundadora de inkWELL Press Productivity Co., anfitriona del podcast Productivity Paradox , y autora del próximo libro The Joy of Missing Out, sobre todas las cosas relacionadas con la gestión del tiempo, incluyendo estrategias tangibles que puedes usar para sobresalir en el trabajo (¡y en la vida!), y exprimir al máximo cada 24 horas.

¿Qué es la gestión del tiempo?

El término «gestión del tiempo» es una palabra de moda en cuanto a la productividad. Pero antes de saltar a cómo usar los hackeos de la gestión del tiempo para alcanzar sus objetivos, es importante entender claramente cómo debe definirse la gestión del tiempo.

time management strategies

La gestión del tiempo no se trata sólo de hacer más cosas, sino de recuperar el control de tu tiempo para que puedas concentrarte en lo que más importa.

«[La gestión del tiempo] se trata de vivir el momento en lugar de apresurarse a ir de una tarea a otra, marcando mil cosas de su lista», dice Dalton. «Es detenerse y preguntarse, ´¿Es esta siquiera una tarea que necesito hacer? ¿Es esto realmente importante?´. [Es] realmente tallar ese espacio para ti mismo para que no estés abarrotando tu día y en su lugar permitir ese espacio para que realmente puedas disfrutar del trabajo.»

Así que, para definirlo, la gestión del tiempo es tener el control de tus tareas en el día a día para que sepas lo que tienes que hacer (y, lo que es igual de importante, lo que no tienes que hacer), cuándo hacerlo y cuánto tiempo llevará. Y cuando tienes esa sensación de control, tienes el tiempo para buscar lo que es significativo para ti, tanto dentro como fuera del trabajo.

¿Y para conseguir esa sensación de control? Todo lo que necesitas son las estrategias correctas.

Los hackeos en la gestión del tiempo son pequeñas acciones sostenibles para tomar el control de tu horario y asegurarte de que tu tiempo se dedica a los proyectos que te parecen más significativos, valiosos y gratificantes.

Echemos un vistazo a algunos trucos de gestión del tiempo que puedes usar para empezar a recuperar el control de tu tiempo (y, como resultado, de tu vida).

Hacer un inventario del tiempo

Levanta la mano si alguna vez te has dormido por la noche y has pensado: «No tengo ni idea de adónde se fue mi tiempo hoy».

«Hay tantas veces que dejamos que el día nos lleve a donde quiera que vaya… muchas veces, en el ajetreo de nuestro día a día, perdemos la noción de dónde estamos pasando el tiempo», dice Dalton.

Pero no puedes recuperar el control de tu tiempo si no sabes a dónde va, por eso es tan importante hacer un inventario de tu tiempo.

El hackeo del inventario de tiempo te dará una clara idea de cómo estás gastando tu tiempo y, más importante aún, cómo lo estás desperdiciando.

Entonces, ¿cómo funciona exactamente un inventario de tiempo?

Utilizando una herramienta de seguimiento del tiempo (como Toggl o Harvest), registra cómo pasas tu tiempo durante toda una semana. ¿La clave de este pirateo? Cuanto más detallado y específico, mejor.

Por ejemplo, digamos que estabas ocupado con tareas de trabajo de 11 a 12. En lugar de etiquetar esa hora como «trabajo», sé muy específico sobre qué hacías exactamente con esa hora. ¿Pasaste 15 minutos tratando de arreglar un error en tu sitio web? ¿30 minutos respondiendo correos electrónicos? ¿12 minutos desplazándose a través de sus cuentas de medios sociales? Como sea que hayas gastado tu tiempo, baja al minuto.

Una vez que hayas rastreado tu tiempo durante una semana, es el momento de trazar los datos (tanto Toggl como Harvest ofrecen funciones de informe que facilitan la visualización de tu horario) y echar un buen vistazo a dónde va tu tiempo, porque es probable que, sin importar lo ocupado que estés, haya oportunidades de recuperar algo de tiempo.

«Si te tomas el tiempo y realmente alejas el zoom y tomas una vista de pájaro de cómo se ve tu semana, puedes realmente comenzar a ver algunos de esos espacios que tal vez no estás utilizando al máximo de tu capacidad», dice Dalton.

La clave está en buscar cualquier «tiempo apestoso»; cosas que no te gusta hacer, cosas que te quitan demasiado tiempo, o cosas que monopolizan tu tiempo y te impiden realizar tu trabajo más significativo.

Ahora, ten en cuenta que el tiempo apesta será diferente para cada uno, y lo que es una clara pérdida de tiempo para alguien más podría ser en realidad un valioso uso de tu tiempo. Tomemos los medios sociales, por ejemplo. Si pasas horas al día navegando por tus redes sociales cuando prefieres pasar ese tiempo trabajando en tu novela, es un asco de tiempo, pero si utilizas los medios sociales para desarrollar ideas para campañas publicitarias y redes y hacer correr la voz sobre tu nueva faceta, es un tiempo bien empleado.

Una vez que hayas identificado estos agujeros negros, sácalos de tu calendario y recupera ese tiempo para otras cosas. Si las pérdidas de tiempo son innecesarias, elimínalas. Si estás atrapado gastando tiempo en tareas de tu negocio que no te gustan, externalízalas. Si la limpieza y las tareas te impiden lanzar el negocio de tus sueños, contrata ayuda en la casa o traslada esas acciones a horas en las que no estás en el espacio de cabeza para ser creativo.

La responsabilidad es clave. Cuando usas un sistema de inventario de tiempo, no podrás perder el tiempo sin que aparezca más tarde cuando revises cómo pasaste la semana.

Busca cosas para automatizar, tanto en línea como fuera de línea

Uno de los mejores hackeos de gestión del tiempo en su arsenal es, sin duda, la automatización. Y la automatización se extiende más allá de las tareas de trabajo que haces en tu ordenador. «Hablo de automatización no sólo en términos de software, sino también de las cosas que haces fuera de línea, las cosas que haces regularmente», dice Dalton.

La automatización es una excelente manera de minimizar la cantidad de tiempo que se dedica a tareas tediosas y que consumen mucho tiempo, y de recuperar ese tiempo para un trabajo más significativo y con un propósito.

robots

Busca oportunidades para automatizar las tareas de tu agenda, tanto en línea como fuera de línea. Por ejemplo, ¿luchar contra otros compradores de sábado en el supermercado te quita el fin de semana? Vea si su tienda de comestibles ofrece entrega a domicilio o utilice un servicio de entrega como Instacart y pida a alguien que haga las compras por usted. ¿Te encuentras respondiendo los mismos correos electrónicos de los clientes varias veces al día? En lugar de empezar de cero cada vez que uno de esos correos electrónicos llega a su bandeja de entrada, cree una plantilla.

La cuestión es que cuanto más tiempo exija, aunque sea repetitivo, las tareas que automatice, más tiempo liberará en su agenda y más tiempo tendrá que dedicar a las tareas que realmente importan.

Tómese el tiempo necesario para una rutina matutina que aumente la productividad

La forma en que empiezas el día es la forma en que continúas el día. Así que si empiezas el día sintiéndote apurado y abrumado, pasarás el resto del día sintiéndote apurado y abrumado. Pero lo contrario también es cierto. Si empiezas la mañana con un propósito con tu tiempo, lo llevarás contigo durante todo el día.

«Una rutina matutina… realmente te permite tener una gran victoria de inmediato», dice Dalton. «Antes de que tu día haya empezado de verdad, y quizás antes de que nadie más se levante de la cama, eres capaz de dar pasos agigantados hacia adelante».

En lugar de salir de la cama y saltar inmediatamente a los correos electrónicos o correr para llegar a la oficina, pon la alarma un poco más temprano y hazte un tiempo para ti mismo. Puedes pasar tu rutina matutina haciendo lo que quieras, siempre y cuando sea algo que te haga sentir tranquilo, con energía y listo para asumir el día.

Incluso con la agitada agenda de Dalton, hacer tiempo para sí misma cada mañana – antes de despertar a sus hijos, antes de lanzarse a las tareas del negocio – es algo no negociable. Y como resultado directo de su rutina matutina, no sólo pudo aumentar su productividad, sino que también logró un gran objetivo: escribir su primer libro.

«Tengo un podcast semanal. Tengo un negocio… tengo una familia. Hago mil cosas diferentes y aún así pude escribir un libro», dice Dalton. «Y la razón por la que pude escribir un libro en pocos meses es porque lo hice una parte muy intencional de mi rutina matutina».

Si no estás seguro de cómo desarrollar una rutina matutina para aumentar la productividad, tal vez quieras probar la rutina SAVERS de «La mañana del milagro» de Hal Elrod : El secreto no tan obvio que garantiza la transformación de tu vida (antes de las 8am) . SAVERS significa silencio, afirmaciones, visualizaciones, ejercicio, lectura y escritura (también conocido como diario). Estas seis prácticas le ayudarán a prepararse para un día exitoso y, como está comenzando su día con intención, será más fácil ser más intencional con su tiempo a medida que pase el día.

Aprende a decir ´No´ cuando cuenta

En la cultura actual, elogiamos a los que se mueven sin parar… Pero llenar cada minuto de tu agenda no te ayuda a hacer más. De hecho, estar ocupado puede ser una «enfermedad de prisa» que causa agotamiento y otros problemas de productividad.

«Pensamos que si no estamos ocupados, que de alguna manera estamos fallando», dice Dalton. «En la sociedad actual, glorificamos lo de ocupado. Glorificamos el ajetreo…[pero] estar ocupado no significa que seas productivo. No significa que seas feliz. Simplemente significa que estás girando en círculos todo el día, persiguiendo tu cola.»

Si quieres recuperar el control de tu tiempo, tienes que sentirte cómodo diciendo «no». Si encuentras que decir «no» es incómodo, puede que te ayude a reformularlo.

Por ejemplo, digamos que tienes la oportunidad de trabajar con un nuevo cliente, pero no tienes el ancho de banda para asumir el proyecto. En lugar de pensar en ello como decir «no» a un nuevo cliente, piensa en ello como decir «sí» a pasar tiempo con tus hijos o hacer tu mejor trabajo para los clientes con los que ya estás trabajando.

Trello Bio Images (4)-4 Es posible conseguir más horas en tu día. Aquí hay 5 hacks de gestión de tiempo para incorporar a tu horario para que puedas disfrutar de un merecido tiempo libre. Tuitea este @TRELLO

«Nos sentimos culpables diciendo que no cuando surgen oportunidades porque sentimos que la oportunidad sólo llama una vez… pero la cosa es que cada vez que decimos que sí a esas oportunidades, estamos diciendo que no al tiempo con nuestras familias. Estamos diciendo no a las metas que realmente nos harán felices. Estamos diciendo no a nuestros proyectos de pasión», dice Dalton. «Así que es muy importante no sólo decir no, sino decir ´sí´ a sus síes».

Decir que no puede ser incómodo al principio, pero cuanto mejor se diga que no a las cosas que no encajan bien, más tiempo tendrá para las cosas que se sienten como un sí.

Invertir el tiempo con las herramientas adecuadas

Hay muchas cosas que puedes hacer para recuperar el control de tu tiempo, pero también hay muchas herramientas (muchas de ellas gratuitas) que pueden hacerlo por ti.

¿Pasas demasiado tiempo viendo videos divertidos en YouTube? Intenta con Libertad, que bloquea el acceso a los sitios web que chupan el tiempo. ¿Pasas mucho tiempo publicando tu contenido en diferentes sitios de medios sociales? Pruebe una herramienta de administración de medios sociales para publicar en varias redes sociales a la vez. ¿Le cuesta hacer un seguimiento de los proyectos y las tareas pendientes (y, como resultado, pierde mucho tiempo)? Súbete a Trello, crea tus tableros y gestiona todos tus proyectos desde una plataforma fácil de usar, incluso en movimiento.

El punto es que usar las herramientas correctas es uno de los más poderosos hackeos de gestión de tiempo a tu disposición, así que invierte un poco de tiempo en configurar tu pila de productividad (gratuita).

Pase su tiempo sabiamente

Sólo hay un número limitado de horas en el día, y sin la estrategia correcta de gestión del tiempo, puedes terminar perdiéndolas. «Lo que termina sucediendo es que en un esfuerzo por tratar de hacer todo, terminamos sin hacer nada», dice Dalton.

Pero con estos piratas de la gestión del tiempo, puedes retomar el control de tu horario y dedicar tu tiempo a propósito, y aunque puede que no tengas tiempo para todo, tú tendrás tiempo para todo lo que importa. ¿Qué lograrás con estas horas adicionales en tu día?

Bue

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Lo más reciente en TodoTrello: